- •1.Опишите классификацию документов.
- •2 Дайте характеристику и приведите примеры типовых, трафаретных и индивидуальных документов.
- •3. Что такое оригинал , копия и отпуск?
- •4. Что такое документирование, делопроизводство,документооборот.
- •5. Какие операции выполняет менеджер в процессе работы с док-ми. Значение рациональной организации этого процесса
- •6.Что такое унификация док.И трафаретизация текстов. Их значение в делопроизводстве.
- •7. Что такое бланк учреждения. Какие есть разновидности бланков?
- •8. Что означает реквизит, формуляр документа? От чего зависит число реквизитов документа?
- •10Привидите примеры утвердившихся штампов в деловой речи для изложения мотивов и выражения отказа.
- •13. Где и как в документе проставляется реквизит адресат!Пример!
- •14. Где и как предоставляется автор и дата?Пример
- •15.Где и как предоставляется гриф утверждения? Пример
- •16. Где и как предоставляется гриф согласования? Пример.
- •17. Где помещается резолюция? Пример
- •18. Опишите операции получения и первичной обработки входящей документации
- •20. Укажите цель и опишите операцию предварительного(пр) рассмотрения документов
- •21. Рассмотрение документов руководством организации и её структурными подразделениями . Рекомендации и рез-ты
- •22 Опишите работу с исходящими документами(ид).
- •23 Опишите прохождение внутренних док-тов(вд).
- •24. Как можно провести анализ использования рабочего времени? Решения
- •25. Методы планирования рабочего времени
- •26. Какие черты характерны для руководителей, кот. Рационально используют время?
- •28. Организация рабочего места менеджера, понятие условие работы.
- •30.Какие рекомендации и требования следует учитывать при планировании рабочего места менеджера
- •31.Укажите преимущества и недостатки телефонных переговоров. Какие выражения следует избегать в деловых телефонных разговорах.
- •32.Какие правила ведения телефонного разговора, когда звоните вы:
- •33 Какие правила ведения телефонного разговора, когда звонят Вам:
- •34 Реквизиты, стиль и содержание телефонограммы
- •35 Перечислите основные функции секретаря
- •36 Какие задачи поставлены перед секретарем руководителя
- •37 Сформулируйте требования к секретарю руководителя
- •38 Опишите работу секретаря с документами, которые поступают к руководителю
- •39 Каковы обязанности секретаря во время приёма посетителей.
- •40 Опишите участие секретаря в подготовке и проведении совещаний.
30.Какие рекомендации и требования следует учитывать при планировании рабочего места менеджера
1) Письменный стол следует располагать перпендикулярно к окну; 2)Входная дверь должна располагаться в поле зрения руководителя;3) желательно, чтобы окно было слева; 4) письменный стол и кресла должны быть отдалены от источника тепла; 4) Мебель за спиной руководителя, как правило, не размещают, за исключением, экрана или демонстрационной доски.5) Если в кабинете два раб. стола, проход должен быть не менее100-120см.6) Открытый шкаф, ящики не должны препятствовать открытию другим или доступа к другим ящикам, шкафам и т.д.7) Раб. кресло, письменный стол и стол-приставку следует размещать так, чтобы на вставая можно было достать как можно больше предметов.
Планирование и эстетическое оформление кабинета осущ-тся в соответствии с требованиями единства оборудования, цветового оформления соответствующего реквизита. Оформление должно отвечать вкусу владельца кабинета. В кабинете могут быть портреты, картины, альбомы, призы, макеты новейших технических устройств, которые вырабатывает предприятие, цветы, декоративные растения и др. Обязательно в кабинете должны быть шкафы, полки и боксы. Должна быть достаточная освещенность(облегчающая зрительное восприятие и уменьшающая утомляемость) с отсутствием бликов, а оттенок света, не искажающий естественные цвета предметов.
31.Укажите преимущества и недостатки телефонных переговоров. Какие выражения следует избегать в деловых телефонных разговорах.
Быстрый обмен информацией с удаленным собеседником при наличии устойчивой связи. Преимущества:1.Можно получить немедленный ответ. 2.Личный контакт 3.Социальная функция. Недостатки:1.Большие затраты времени при перегруженной и ненадежной линии.2.отсутствие визуальной обратной связи.3. отсутствие записи.
Чтобы не сложилось негативное представление о вашей фирме избегайте таких выражений в деловых телефонных разговорах:1) “я не знаю”, лучше сказать “хороший вопрос, я уточню для вас”;2) “вы должны”, лучше сказать “для вас имеет смысл”, “лучше всего было бы”;3) “подождите секундочку, я сейчас вернусь”, надо сказать “можете ли вы подождать или позвонить попозже”;4) не рекомендуется начинать разговор со слов “нет, мы не можем этого сделать”, рекомендуется предложить альтернативный вариант.
32.Какие правила ведения телефонного разговора, когда звоните вы:
1.Перед тем, как позвонить, полезно набрать на бумаге основные пункты предстоящего разговора, чтобы в волнении или спешки не упустить важные моменты.
2.Оптимальное время для тел. звонка выбирается по 3 признакам, взятым вместе: а) когда, по вашему предположению, абоненту будет удобно для вас; б) когда к нему проще дозвониться; в) когда вам будет удобнее позвонить.
3.До разговора определите цель разговора, подумайте, так ли он необходим, имейте под рукой бумаг, карандаш, календарь.
4.Во время разговора, сняв трубку, представиться, имя, отдел предприятия.
5.Выясните, с тем ли человеком вы говорите, который нужен.
6.Спросите, есть ли у собеседника время на разговор или лучше перезвонить позже.
Говорите прямо в трубку, спокойным тоном, чаще улыбайтесь, избегайте монотонности, не говорите слишком быстро или слишком медленно, не переоценивайте способность собеседника понять специальную терминологию, избегайте жаргонов. Если собеседник Вас не понимает, не раздражайтесь и не повторяйте сказанное теми же словами. В конце разговора уточните, кто и что дальше будет делать. После разговора спросите у себя все ли сказано, что нужно, не следует ли передать кому-то сообщение, запишите итог, о чем договорились, что Вы обещали сделать, сделайте необходимые пометки в еженедельнике.