- •1.Опишите классификацию документов.
- •2 Дайте характеристику и приведите примеры типовых, трафаретных и индивидуальных документов.
- •3. Что такое оригинал , копия и отпуск?
- •4. Что такое документирование, делопроизводство,документооборот.
- •5. Какие операции выполняет менеджер в процессе работы с док-ми. Значение рациональной организации этого процесса
- •6.Что такое унификация док.И трафаретизация текстов. Их значение в делопроизводстве.
- •7. Что такое бланк учреждения. Какие есть разновидности бланков?
- •8. Что означает реквизит, формуляр документа? От чего зависит число реквизитов документа?
- •10Привидите примеры утвердившихся штампов в деловой речи для изложения мотивов и выражения отказа.
- •13. Где и как в документе проставляется реквизит адресат!Пример!
- •14. Где и как предоставляется автор и дата?Пример
- •15.Где и как предоставляется гриф утверждения? Пример
- •16. Где и как предоставляется гриф согласования? Пример.
- •17. Где помещается резолюция? Пример
- •18. Опишите операции получения и первичной обработки входящей документации
- •20. Укажите цель и опишите операцию предварительного(пр) рассмотрения документов
- •21. Рассмотрение документов руководством организации и её структурными подразделениями . Рекомендации и рез-ты
- •22 Опишите работу с исходящими документами(ид).
- •23 Опишите прохождение внутренних док-тов(вд).
- •24. Как можно провести анализ использования рабочего времени? Решения
- •25. Методы планирования рабочего времени
- •26. Какие черты характерны для руководителей, кот. Рационально используют время?
- •28. Организация рабочего места менеджера, понятие условие работы.
- •30.Какие рекомендации и требования следует учитывать при планировании рабочего места менеджера
- •31.Укажите преимущества и недостатки телефонных переговоров. Какие выражения следует избегать в деловых телефонных разговорах.
- •32.Какие правила ведения телефонного разговора, когда звоните вы:
- •33 Какие правила ведения телефонного разговора, когда звонят Вам:
- •34 Реквизиты, стиль и содержание телефонограммы
- •35 Перечислите основные функции секретаря
- •36 Какие задачи поставлены перед секретарем руководителя
- •37 Сформулируйте требования к секретарю руководителя
- •38 Опишите работу секретаря с документами, которые поступают к руководителю
- •39 Каковы обязанности секретаря во время приёма посетителей.
- •40 Опишите участие секретаря в подготовке и проведении совещаний.
1.Опишите классификацию документов.
1) по способу фиксации информации (письменные, графические, кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы).
2) по содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчётные, сбытовые (планово-сбытовые))
3) по способу изготовления ( типовые, трафаретные, индивидуальные).
4) по сложности ( простые;сложные)
5) по месту изготовления ( внутренние;внешние)
6) по срокам исполнения (срочные; несрочные)
7) по степени гласности ( обычные; секретные; для служебного пользования)
8) по юридической силе (подлинные-действительные, недействительные; подложные-искажают действительность)
9) по стадии создания (оригиналы(подлинники);копии ( отпуск, выписка, дубликат))
10) по срокам хранения ( постоянного срока хранения – архивы;продолжительного срока хранения – свыше 10 лет; временного срока хранения – до 10 лет)
2 Дайте характеристику и приведите примеры типовых, трафаретных и индивидуальных документов.
Типовые - разрабатываются вышестоящими органами для подведомственной организации с однородными функциями. Такие документы имеют обязательный характер (типовые правила, инструкции). Трафаретные - изготавливают печатным способом, частично текс документа печатают на машине, а для переменно информации оставляют свободные места. Такие документы перспективны, т.к. существенно экономят затраты времени на их разработку, повышают общую культуру и грамотность работающих с ними(бланки,резюме). Индивидуальные - разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Это докладные и объяснительные записки, автобиографии.
3. Что такое оригинал , копия и отпуск?
Оригинал (подлинник) - первичный документ, соответствующим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение оригинала. Имеет в верхнем правом углу пометку "копия" и заверена в определенно порядке. Отпуска - полная копия исходящего документа, которая остается у отправителя. Изготавливается одновременно с оригиналом под копировальную бумагу на обычном листе бумаги и заверяется подписью и печатью;
4. Что такое документирование, делопроизводство,документооборот.
Делопроизводство - деятельность, охватывающая вопросы документирования и организацию работ с документами в процессе осуществления управленческих действий. Документирование - процесс создания документов, т.е. их подготовка, составление, изготовление. Процесс организации работы с документами - это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве; Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания и до завершения исполнения или отправки.
5. Какие операции выполняет менеджер в процессе работы с док-ми. Значение рациональной организации этого процесса
В процессе работы с документами руководитель выполняется операции , которые можно объединить в следующие группы: 1). Составление и оформление организационно-распределительной документации (ОРД); 2). Распространение документов, которые поступили;
3). Рассмотрение внутренних документов и, которые отправляют;4). Ведение собственного архива;
5). Контроль за состоянием документационного обеспечения управления.
Рациональная организация работы с документами дает возможность: 1). Высвободить руководителя от выполнения рутинных операций;2). Сократить затраты труда и средств на обработку документов;
3). Повысить ответственность работников аппарата управления за выполнение своих обязанностей;
4.) Улучшить информационное обеспечение и качество управленческих решений, повысить их оперативность.