- •1.Опишите классификацию документов.
- •2 Дайте характеристику и приведите примеры типовых, трафаретных и индивидуальных документов.
- •3. Что такое оригинал , копия и отпуск?
- •4. Что такое документирование, делопроизводство,документооборот.
- •5. Какие операции выполняет менеджер в процессе работы с док-ми. Значение рациональной организации этого процесса
- •6.Что такое унификация док.И трафаретизация текстов. Их значение в делопроизводстве.
- •7. Что такое бланк учреждения. Какие есть разновидности бланков?
- •8. Что означает реквизит, формуляр документа? От чего зависит число реквизитов документа?
- •10Привидите примеры утвердившихся штампов в деловой речи для изложения мотивов и выражения отказа.
- •13. Где и как в документе проставляется реквизит адресат!Пример!
- •14. Где и как предоставляется автор и дата?Пример
- •15.Где и как предоставляется гриф утверждения? Пример
- •16. Где и как предоставляется гриф согласования? Пример.
- •17. Где помещается резолюция? Пример
- •18. Опишите операции получения и первичной обработки входящей документации
- •20. Укажите цель и опишите операцию предварительного(пр) рассмотрения документов
- •21. Рассмотрение документов руководством организации и её структурными подразделениями . Рекомендации и рез-ты
- •22 Опишите работу с исходящими документами(ид).
- •23 Опишите прохождение внутренних док-тов(вд).
- •24. Как можно провести анализ использования рабочего времени? Решения
- •25. Методы планирования рабочего времени
- •26. Какие черты характерны для руководителей, кот. Рационально используют время?
- •28. Организация рабочего места менеджера, понятие условие работы.
- •30.Какие рекомендации и требования следует учитывать при планировании рабочего места менеджера
- •31.Укажите преимущества и недостатки телефонных переговоров. Какие выражения следует избегать в деловых телефонных разговорах.
- •32.Какие правила ведения телефонного разговора, когда звоните вы:
- •33 Какие правила ведения телефонного разговора, когда звонят Вам:
- •34 Реквизиты, стиль и содержание телефонограммы
- •35 Перечислите основные функции секретаря
- •36 Какие задачи поставлены перед секретарем руководителя
- •37 Сформулируйте требования к секретарю руководителя
- •38 Опишите работу секретаря с документами, которые поступают к руководителю
- •39 Каковы обязанности секретаря во время приёма посетителей.
- •40 Опишите участие секретаря в подготовке и проведении совещаний.
23 Опишите прохождение внутренних док-тов(вд).
На этапе подготовки ВД и оформления прохождение ВД-тов организовывается в соответствии с порядком исходящих, а на этапе исполнения – входящих док-тов. После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юр. Службой проекты док-тов подписываются руководителем организации и регистрируются в канцелярии, оригинал передается на размножение, а копии док-тов заверяются и направляются в соответствующие структурные подразделения учреждения (при необходимых случаях – за его границы). Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных извлечений из протокола. Должностные записки на имя руководителя учреждения, справки и другие ВД-ты рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующее дело.
24. Как можно провести анализ использования рабочего времени? Решения
Неудовлетворенность нехваткой денег должна заставить менеджера периодически проводить анализ его использования. Одним из простейших методы является самофотография рабочего дня, которая предполагает записывание всех видов деятельности с указанием начала и окончания каждой работы. Здесь важно разделять работу и помехи и сколько времени затрачено на каждую работу и каждую помеху, затем все виды работ и помех систематизируются и классифицируются следующим образом: Работы: 1) работы большой важности, которые входят в служебные обязанности и их нельзя поручить другим, а также работы, отсрочка выполнения которых может принести ущерб организации; 2) неотложные работы, не являющиеся однако важными; 3) работы имеющие или пока имеющие второстепенное значение, которые также следует выполнить.4) работы, которые следовало бы поручить другим.5) ненужные работы. Помехи:1) Важные, не терпящие отлагательства дела, относящиеся к функциям менеджера;2) Важное дело, однако может и подождать, поэтому помеха неоправданна;3) Совершенно второстепенное дело, которое не является компетенцией менеджера. 4) Мелочи
После такой систематизации менеджеру необходимо решить: 1) От каких работ можно вообще отказаться; 2) Какие работы следует поручить другим лицам, подчиненным; 3) Для каких работ необходимы дополнительные кадры и каким образом их подготовить; 4) Какие более рациональные методы организации труда следует применить в целях ускорения выполнения работ; 5) Какие работы можно перенести в другое время дня недели, где будет меньше помех; 6) Какие помехи в будущем должны уметь перехватывать другие должностные лица, секретарь, референт, подчиненный.; 7) Какие помехи следует направить в русло планомерных служебных мероприятий (например, еженедельные совещания с сотрудниками, обход территории и т.д.)
Менеджеры важно определить часы помех и напряженную работы. Целесообразно планировать в наименее подверженные помехам временные зоны, а рутинную, простую работу (чтение газет) можно планировать на фазах больших помех. Проблема организации труда руководителя не может быть решена без умелого планирования рабочего времени. Наблюдения показываются, что каждому руководителю в течение рабочего дня приходится в среднем 30-40 раз переключаться с одного дела на другое. Растет физическое и нервное напряжение. Как отмечают специалисты, 3-минутный вынужденный перерыв в умственной работе, вызывает необходимость терять ещё от 15 до 20 минут на переключение внимания.