13. Где и как в документе проставляется реквизит адресат!Пример!

Адресат располагается с правой стороны в верхней части страницы. Каждый элемент: название учреждения, подразделение, должность, ФИО должностного лица пишутся с новой строчки с бол.буквы на одинаковом расстоянии от границы левого поля док-та. Если док-т адресован учреждению, то почтовый адрес указывается после названия учреждения и ФИО должностного лица. Когда частному лицу – то после его ФИО.

Способы адресования: 1)при адресовании орг-ции без указания должностного лица, адрес пишут в именительном падеже: (полуторный интервал, отступ 30 мм.)

Донецкий металлургический завод

Отдел снабжения и сбыта

ул. Ткаченко, 141, г. Донецк, 440062

Прокуратура г.Одессы

2)док-т конкретному лицу адресуют в случае, когда решение вопроса зависит от него. Должность и ФИО в дательном падеже:

Донецкий металлургический завод

Отдел снабжения и сбыта

Старшему экономисту Маслову А.А.

ул. Ткаченко, 141, г. Донецк, 440062

3) Если док-т физическому лицу, то ФИО и адрес в Именительном падеже:

Маслов Александр Петрович

ул. Садовая, 71, кв.4, г. Донецк, 440062

14. Где и как предоставляется автор и дата?Пример

Дата пишется на бланке в левой верхней части док-та в специально отведенном месте. Если док-т (объяснительная записка, докладная) пишется на обычном листе бумаги, то дата ставится под текстом от границы левого поля. Два способа написания дат: словесно-цифровой(25 января 2009г.) и цифровой (25.01.2009).

15.Где и как предоставляется гриф утверждения? Пример

Он состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и двоеточия, а также должности лица, которое утверждает док-т, его подписи, расшифровки подписи и даты. (104мм отступ, гриф подтрерждения после вынесения решения по нему, при создании соответствующего документа по нему – приказ, постановление)

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода «Прибор»

(подпись) В.П.Петренко

11.03.2009 №36

16. Где и как предоставляется гриф согласования? Пример.

Различают: внутренние (с различными подразделениями и должностными лицами внутри организации) и внешние ( с подчиненными и неподчиненными органами). Формой внутреннего согласования являются визированием проекта документа. Виза состоит из личной подписи визирующего и даты.(30мм отступ, Внешнее согласование помещается ниже реквизита подпись. В согласовании пишется слово СОГЛАСОВАНИЕ без кавычек и двоеточия. Если согласование осуществляется начальным органом или по средством письма, тогдамежду ними и-вал 1,5)

Начальник кадров

(подпись) В.П.Петренко

11.03.2009

17. Где помещается резолюция? Пример

РЕЗОЛЮЦИЯ пишется в правой верхней части док-а,. а если она занята, то на любом свободном месте, но не на тексте и не на полях.Она должна быть дотирована и подписана. (1,5мм отступ)

Соколову В.С.

Черненко П.К.

Изготовить необходимую документацию

До 12.06. 2007 г.

(подпись)

18. Опишите операции получения и первичной обработки входящей документации

1. Получение входящей корреспонденции - корреспонденция поступает по почте, доставляется посыльными или курьерами, принимается в организации работником канцелярии или секретарем, другие работники корреспонденцию не принимают. Также передается корреспонденция и документы, полученные работниками учреждения за ее пределами, т.е. в командировках, на совещаниях, в конференциях;

2. Первичная обработка - состоит в проверке правильности поступления и сортировке по адресам и видам поступлений. конверты с корреспонденцией которые имеют пометку лично не раскрываются. Вскрывая упаковку проверяют повреждения а также наличие документов внутри конверта. Если нарушена упаковка составляют акт. Конверт после вскрытия сохраняют в таких случаях: - если дата почтового штампа необходима как доказательство отправления и получения документа; - если на документе вообще отсутствует дата; - если дата документа и дата его регистрации существенным образом отличается от даты получения документа; - если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;

Документы, которые состоят из 2 или больше листы скрепляются, приложения прикрепляют в порядке их нумерации. на всех документах (регистрированных и не регистрированных) делается пометка в виде регистрационного штампа в правом углу нижнего поля. Проставление штампа и даты в нем проводится в день получения документа. Индекс документа проставляется в момент регистрации.

19. с какой целью и как осуществляется регистрация документов Регистрация-это запись необходимых сведений о документах с последующим предоставления на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Документы, поступающие их других учреждений, внутренние, а также исходящие, подлежат обязательной регистрации. Главное назначение регистрации - это учет, контроль и быстрое нахождение документов. Для регистрации характерна однократность записи в учреждении. Регистрация в учреждениях осуществляется централизованно, за исключение учреждений с особой спецификой деятельности. Не вся корреспонденция подлежит регистрации. Не регистрируются: газеты, журналы, пригласительные билеты, поздравительные телеграммы, в каждом учреждении должен быть свой перечень нерегистрируемой документации. При регистрации на документах проставляет регистрационный индекс, который состоит из его порядкового номера и который по усмотрению организации можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел информации о корреспонденте, исполнителях и т.д. (напр, 17-05/44, где 17 - номер структурного подразделения в организации, 05 - номер дела по номенклатуре дел, куда будет помещен для хранения, 44 –индивидуальный порядковый номер данного документа).