- •1.Опишите классификацию документов.
- •2 Дайте характеристику и приведите примеры типовых, трафаретных и индивидуальных документов.
- •3. Что такое оригинал , копия и отпуск?
- •4. Что такое документирование, делопроизводство,документооборот.
- •5. Какие операции выполняет менеджер в процессе работы с док-ми. Значение рациональной организации этого процесса
- •6.Что такое унификация док.И трафаретизация текстов. Их значение в делопроизводстве.
- •7. Что такое бланк учреждения. Какие есть разновидности бланков?
- •8. Что означает реквизит, формуляр документа? От чего зависит число реквизитов документа?
- •10Привидите примеры утвердившихся штампов в деловой речи для изложения мотивов и выражения отказа.
- •13. Где и как в документе проставляется реквизит адресат!Пример!
- •14. Где и как предоставляется автор и дата?Пример
- •15.Где и как предоставляется гриф утверждения? Пример
- •16. Где и как предоставляется гриф согласования? Пример.
- •17. Где помещается резолюция? Пример
- •18. Опишите операции получения и первичной обработки входящей документации
- •20. Укажите цель и опишите операцию предварительного(пр) рассмотрения документов
- •21. Рассмотрение документов руководством организации и её структурными подразделениями . Рекомендации и рез-ты
- •22 Опишите работу с исходящими документами(ид).
- •23 Опишите прохождение внутренних док-тов(вд).
- •24. Как можно провести анализ использования рабочего времени? Решения
- •25. Методы планирования рабочего времени
- •26. Какие черты характерны для руководителей, кот. Рационально используют время?
- •28. Организация рабочего места менеджера, понятие условие работы.
- •30.Какие рекомендации и требования следует учитывать при планировании рабочего места менеджера
- •31.Укажите преимущества и недостатки телефонных переговоров. Какие выражения следует избегать в деловых телефонных разговорах.
- •32.Какие правила ведения телефонного разговора, когда звоните вы:
- •33 Какие правила ведения телефонного разговора, когда звонят Вам:
- •34 Реквизиты, стиль и содержание телефонограммы
- •35 Перечислите основные функции секретаря
- •36 Какие задачи поставлены перед секретарем руководителя
- •37 Сформулируйте требования к секретарю руководителя
- •38 Опишите работу секретаря с документами, которые поступают к руководителю
- •39 Каковы обязанности секретаря во время приёма посетителей.
- •40 Опишите участие секретаря в подготовке и проведении совещаний.
38 Опишите работу секретаря с документами, которые поступают к руководителю
При поступлении документов секретарь должен:выбрать документы, по которым решения могут быть приняты без руководителя на ниже стоящем уровне; подобрать материалы, которые могут помочь руководителю при рассмотрении документов, которые поступают, правильно оценить ситуацию принять необходимое решение; подобрать и передать руководителю документы, которые требуют неотложного принятия решения или выполнения. При передаче документов на подпись и утверждение задачей секретаря является проследить, чтобы документы были правильно оформлены и переданы в установленное время.
39 Каковы обязанности секретаря во время приёма посетителей.
Общее требование к С-ю во время приема – чтобы часть лиц, которые пришли к руководителю(Р-ю), направлять к другим работникам. Организовывая прием сотрудников необходимо учитывать такие рекомендации:1)Р-ь должен информировать С-я о лицах, которых он может принять в любое время без предшествующей договоренности. Остальных сотрудников он принимает в установленное время, о котором С-ь должен всех информировать. По желанию Р-я секретарь может осуществить предшествующую запись работников – это сократит время на ожидание приема, с этой целью С-ь может по телефону пригласить сотрудника в определенный момент. 2) Если сотрудник настаивает на встрече с Р-м в неотведенное для приема время, С-ь должен доложить об этом Р-ю, сообщив фамилию сотрудника и суть вопроса. 3) Организовывая прием работников других учреждений, С-ь обязан выяснить, согласованна ли заранее встреча определенного лица с Р-ем: если да – С-ь информирует о его прибытии Р-я, если нет – С-ь выяснив суть вопроса, название организации, оценивает полученную инфо и направляет это лицо в соответствующее подразделение. Если это не возможно С-ь докладывает Р-ю и действует в соответствии его указаниям. Ни при каких обстоятельствах С-ь не должен направлять прибывших без предшествующего сообщения. Если Р-ь отсутствует в ранее предназначенное время для приема по причине, известной С-ю, последний обязанный от лица Р-я извиниться объяснить причину его отсутствия и согласовать время встречи.
40 Опишите участие секретаря в подготовке и проведении совещаний.
Секретарь должен выполнять:1)составить в соответствии с поступившей инфо от руководителя, список участников совещания и сообщить им о месте, времени, повестку дня, докладчиков и регламент совещания. 2) осуществлять контроль за подготовкой и обеспечением приглашенных необходимыми материалами. 3) зарегистрировать тех, кто прибыл на совещание, и руководить этой работой, доложить руководителю перед началом совещания ко прибыл. 4) подобрать для руководителя материалы, необходимые для проведения совещания. 5) подготовить иллюстрированный материал. 6) вести протокол совещания. 7) выполнять по ходу совещания оперативные указания руководителя. 8) оформить протокол или стенограмму. 8) установить контроль за выполнением принятых решений и информировать об этом руководителя.