- •1.Опишите классификацию документов.
- •2 Дайте характеристику и приведите примеры типовых, трафаретных и индивидуальных документов.
- •3. Что такое оригинал , копия и отпуск?
- •4. Что такое документирование, делопроизводство,документооборот.
- •5. Какие операции выполняет менеджер в процессе работы с док-ми. Значение рациональной организации этого процесса
- •6.Что такое унификация док.И трафаретизация текстов. Их значение в делопроизводстве.
- •7. Что такое бланк учреждения. Какие есть разновидности бланков?
- •8. Что означает реквизит, формуляр документа? От чего зависит число реквизитов документа?
- •10Привидите примеры утвердившихся штампов в деловой речи для изложения мотивов и выражения отказа.
- •13. Где и как в документе проставляется реквизит адресат!Пример!
- •14. Где и как предоставляется автор и дата?Пример
- •15.Где и как предоставляется гриф утверждения? Пример
- •16. Где и как предоставляется гриф согласования? Пример.
- •17. Где помещается резолюция? Пример
- •18. Опишите операции получения и первичной обработки входящей документации
- •20. Укажите цель и опишите операцию предварительного(пр) рассмотрения документов
- •21. Рассмотрение документов руководством организации и её структурными подразделениями . Рекомендации и рез-ты
- •22 Опишите работу с исходящими документами(ид).
- •23 Опишите прохождение внутренних док-тов(вд).
- •24. Как можно провести анализ использования рабочего времени? Решения
- •25. Методы планирования рабочего времени
- •26. Какие черты характерны для руководителей, кот. Рационально используют время?
- •28. Организация рабочего места менеджера, понятие условие работы.
- •30.Какие рекомендации и требования следует учитывать при планировании рабочего места менеджера
- •31.Укажите преимущества и недостатки телефонных переговоров. Какие выражения следует избегать в деловых телефонных разговорах.
- •32.Какие правила ведения телефонного разговора, когда звоните вы:
- •33 Какие правила ведения телефонного разговора, когда звонят Вам:
- •34 Реквизиты, стиль и содержание телефонограммы
- •35 Перечислите основные функции секретаря
- •36 Какие задачи поставлены перед секретарем руководителя
- •37 Сформулируйте требования к секретарю руководителя
- •38 Опишите работу секретаря с документами, которые поступают к руководителю
- •39 Каковы обязанности секретаря во время приёма посетителей.
- •40 Опишите участие секретаря в подготовке и проведении совещаний.
25. Методы планирования рабочего времени
1)Метод резервирования части времени в течение каждого часа. Рекомендуется в каждый час оставлять 10-15 минут для решения других вопросов (телефонных звонков, чтения и визирования документов).
2) Метод планирования клином - применяется, если распорядок дня менеджера не допускает более детального длительного планирования, т.е. менеджер планирует по началу всего 1-2 часа своего времени, а по мере приобретения опыта переходит к более длительному планированию.
3) Метод выявления ключевых сфер. Менеджер должен выявить какие задачи он считает для себя наиболее важными. Далее необходимо определить, что он хочет добиться в каждой из выделенных ключевых сфер в течение недели, месяца, года и в связи с этим планировать конкретные мероприятия.
26. Какие черты характерны для руководителей, кот. Рационально используют время?
1) руководители заботливо относятся к своему времени и прежде чем принять решение о выделении времени на нее, оценивают ее с т.з. важности. 2) сознательно и целенаправленно используют время для решения не одной, а нескольких задач сразу. 3) руководители совершенствуют умения делегировать свои полномочия; 4) планируют свое время, приводят в порядок расписание работ.
27Какие факторы отрицательно влияют на управление временем:1) медлительность(причина-вредная привычка откладывать дела на потом. Обычно появляется тогда, когда менеджер сталкивается с неприятным и сложным для него делом); 2) систематические опоздания менеджера из-за задержек в пути; 3) отсутствие четких записей о времени совещаний,бесед,т.д.; 4) недостаточная личная собранность и пунктуальность в работе; 5) наличие не отвечающих эргономическим требованиям мебели; 6) раздражающая окраска стен; 6) затемненность или недостаточная освещенность раб. Места; 7) раздражающая окраска стен; 8) отсутствие персонального компа и др. орг. Техники; 9) низкая квалификация секретаря, референта, помощника.
28. Организация рабочего места менеджера, понятие условие работы.
Системы мероприятий по оснащению рабочего места всем необходимым называется его организацией. Основу организации рабочего места составляет его планирование, т. е. оптимальное размещение в пределах рабочего места средств и предметов труда, необходимых для выполнения работы. Непродуманное планирование увеличивает затраты времени для выполнения конкретного задания. Условия работы – совокупность элементов производственной среды, которая влияет на здоровье и трудосп-сть человека.
29.Требования к организации рабочих мест.
Информационные охватывают комплекс мероприятий из информационного обеспечения рабочего места: 1) Определение объемов и структуры информации, которая поступает и обрабатывается на данном рабочем месте, создается и передается на другие раб. места. 2) Проектирование информационных потоков, в систему, которой входит данное рабочее место.
3) Информация должна быть достаточной для выполнения служебных обязанностей.
Экономические предусматривают организацию рабочего места с минимальными затратами на его содержание, но достаточными для его функционирования. Эргономические связаны с созданием для человека оптимальных условий труда, делающие его высокопроизводительным и обеспечивающие необходимые ему удобства, сохраняя силы, здоровье и трудоспособность. Это мебель, оборудование, помещение, механизмы и другие орудия труда. Вообще, эргономика – это наука о функциональных возможностях человека в трудовых процессах. Гигиенические предусматривают обеспечение таких норм: освещение раб. места, влажности, шума, температурного режима и др., влияющих на здоровье т трудсп-ть человека. Эстетические требования к внешнему оформлению рабочего среды-это вид помещения и средств работы, цветовая гамма, наличие цветов в интерьере. Технические предусматривают соблюдение норм необходимого пространства для выполнения определенной работы. Это площадь, на которой устанавливают мебель и оснащение, место самого работника и т. д. Организационные предусматривают создание определенного комплекса организационно-технических условий, которые определяют оптимальное размещение средств и предметов труда, для высокопроизводительной и безопасной работы.