6.Что такое унификация док.И трафаретизация текстов. Их значение в делопроизводстве.

Унификация – установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления, создания трафаретных текстов. Работа по унификации заключается в стандартизации документов, сокращении числа видов, разновидностей документов, упорядочение элементов оформления. Трафаретизация текстов – работа, которая сводится к тому, чтобы больше постоянной информации входило в типовой бланк при обработке и составлении документов, что дает широко применять средства механизации и автоматизации, включая электронно-вычислительная техника. Использование типовых бланков значительно упрощает весь процесс подготовки и обработки документов.

Унификация и их стандартизация осуществляется с целью рационализации документов, приспособления к обработке средствами вычислительной техники.

7. Что такое бланк учреждения. Какие есть разновидности бланков?

БЛАНК - лист бумаги с напечатанным названием учреждения, фирмы или с частично напечатанным текстом, предназначенный для составления документа по определенной форме; незаполненный макет документа, куда записи вносятся от руки в отведенные места. Это стандартный лист бумаги с определенным расположением реквизитов, содержащих постоянную инфо и место для переменных.

БЛАНК-ВАУЧЕР - бланк с данными о выполненной, завершенной коммерческой операции, обычно прикрепляется к счету поставщика. БЛАНК ЗАЯВКИ НА ПОЛУЧЕНИЕ АКЦИИ - форма бланка документа, выпускаемого одновременно с проспектом эмиссии акций вновь создаваемой компании; заполняется инвестором, приобретающим акции компании. БЛАНК, ЧЕКОВЫЙ - форма, выписываемая магазином в подтверждение наличия отобранного покупателем товара, а после оплаты - факта продажи.

БЛАНКИ ПЛАТЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ - бланки дорожных чеков, именных чеков и денежных аккредитивов. БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ- разновидность бланков (документов), подлежащих специальному учету, который осуществляется в регистрационных книгах на основе регистрационных номеров. БЛАНКИ ЦЕННЫХ БУМАГ - установленные законодательством формы бумаг.

8. Что означает реквизит, формуляр документа? От чего зависит число реквизитов документа?

Реквизит – обязательный элемент определённого вида документа, каждый документ должен содержать такие основные реквизиты: название вида деятельности, автор, содержание, дата, подпись. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной стандартом последовательности называется формуляром. Число реквизитов и порядок их размещения устанавливается в соответствии с ГОСТот Украины ДСТУ 4163-2003 г. (мах – 32 реквизита).

9. какие принципы должны соблюдаться при подготовке текста док-та. Требования к содержанию При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:

1). Объективность содержания и нейтральность тона. 2) Полнота информации и краткость изложения.

3.) Типизация речевых средств и стандартных терминов.

Содержание излагать без устаревших слов и оборотов, без лишних слов и повторений, нельзя засорять деловую речь канцелярскими выражениями, словами паразитами -так сказать, просьба не отказать, рекомендуется использовать трафаретные словосочетания, избегать произвольных сокращений. Употребление иностранных слов допускается в крайнем случае, когда невозможно их заменить - в этом случае следует дать объяснение их значению в скобках. Краткость изложения достигается путем замены сложных слов простыми, а также замена причастных и деепричастных оборотов. Заявления, докладные записки пишут от 1-ого лица ед.ч.(считаю целесообразным, прошу поправить, считаю необходимым). В распорядительных док-тах, которые выдаются на основе единоначалия тоже пишутся от 1-ого лица ед.ч. (приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных док-тах, которые принимают коллегиальные органы текст изготавливается от 3-ого лица ед.ч.(коллегия, постановляет, совет решил).