20. Укажите цель и опишите операцию предварительного(пр) рассмотрения документов

Цель-определение подразделения или лица, которому должен быть направлен документ на рассмотрение. В канцелярии проводят ПР-ие полученных документов, необходимость которого вызвана тем, что руководитель большого учреждения не всегда может достаточно оперативно принять эффективное решение относительно любого документа, который поступил в учреждение. Поэтому возникает необходимость направить часть документов на рассмотрение и выполнение непосредственно структурными подразделениями и ответственным исполнителям. ПР-ие док-тов осущ-ют референты и помощники руководителей организации, секретари, зав. канцеляриями и другие лица, имеющие доступ ко всей входящей документации в организацию. ПР-ие док-тов проводится после вскрытия корреспонденции и сортировки док-тов и если почта поступает 2 раза в день, то ПР-ие проводится тоже 2 раза, чтобы все док-ты были зарегистрироанны и поступили руководству в день их получения. При П-ом Р-ии док-та выполняется операция, которая называется разметка, т.е. в обусловленном месте, в основном в правой верхней части поля первого листа документа ставится номер подразделения, иногда проставляют инициалы руководителя и его заместителя. Если в документе, который регистрируется отсутствует заголовок, то работник, который проводит предварительное рассмотрение отмечает карандашом фразу, которая наиболее характеризует содержание документа.

21. Рассмотрение документов руководством организации и её структурными подразделениями . Рекомендации и рез-ты

Рассматривая документы руководитель должен придерживаться следующих рекомендаций: 1)должен рассматривать документы в день поступления и в тот же день возвращать секретарю; 2) не должен задерживать документы, а таем более оставлять их у себя на неопределенное время. Если есть необходимость иметь у руководителя в кабинете данный документ, необходимо сделать копию; 3) руководитель не должен принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. Документы принимаются только канцелярией или секретарем.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (имя исполнителя, указание что нужно сделать, подпись и дата). С резолюцией руководителей документы передаются ответственному исполнителю.

22 Опишите работу с исходящими документами(ид).

Прохождение И-их Д-тов включает:1. составление проекта документа;2.Его изготовление;3.Согласование;4. Визирование в необходимых случаях;5. Подписание;6. Регистрирование;7. Его отправление.

Подготовка И-го Д-та начинается с составления его рукописного проекта, который передается в машбюро, а напечатанный и проверенный док-т передается исполнителю. Чтобы убрать поочередное согласование проекта надо направить всем организациям и лицам, принимающим участие в согласовании. На основе их замечаний вносятся изменения и дополнения в проект. Подготовленный проект передают на подпись руководителю учреждения. Перед передачей на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, оформление док-та, наличие приложений и виз, материалов, с помощью которых готовился. При отправлении исходного письма на несколько адресов, то каждый экземпляр печатается на бланке, подписывается и является док-том. И-щие Д-ты подписываются руководителями учреждений. Если при подписании руководителем была внесена поправка, то исполнитель заносит ее в копию, которая остается в делах учреждения. В экспедицию док-ты передаются полностью оформленными и содержащих отмету о категории почтового отправления. Проверяя правильность оформления док-та - устанавливают наличие необходимых реквизитов, правильность оформления и другое, и при этом неправильно оформленные документы возвращают исполнителю. И-щие Д-ты сортируются по адресам и видам почтового отправления, предоставляют адреса на конверте во время упаковки, заклеивают конверты, определяют и предоставляют стоимость отправления, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи. Поступив в экспедицию, они отправляются в день их поступления.