- •1.Опишите классификацию документов.
- •2 Дайте характеристику и приведите примеры типовых, трафаретных и индивидуальных документов.
- •3. Что такое оригинал , копия и отпуск?
- •4. Что такое документирование, делопроизводство,документооборот.
- •5. Какие операции выполняет менеджер в процессе работы с док-ми. Значение рациональной организации этого процесса
- •6.Что такое унификация док.И трафаретизация текстов. Их значение в делопроизводстве.
- •7. Что такое бланк учреждения. Какие есть разновидности бланков?
- •8. Что означает реквизит, формуляр документа? От чего зависит число реквизитов документа?
- •10Привидите примеры утвердившихся штампов в деловой речи для изложения мотивов и выражения отказа.
- •13. Где и как в документе проставляется реквизит адресат!Пример!
- •14. Где и как предоставляется автор и дата?Пример
- •15.Где и как предоставляется гриф утверждения? Пример
- •16. Где и как предоставляется гриф согласования? Пример.
- •17. Где помещается резолюция? Пример
- •18. Опишите операции получения и первичной обработки входящей документации
- •20. Укажите цель и опишите операцию предварительного(пр) рассмотрения документов
- •21. Рассмотрение документов руководством организации и её структурными подразделениями . Рекомендации и рез-ты
- •22 Опишите работу с исходящими документами(ид).
- •23 Опишите прохождение внутренних док-тов(вд).
- •24. Как можно провести анализ использования рабочего времени? Решения
- •25. Методы планирования рабочего времени
- •26. Какие черты характерны для руководителей, кот. Рационально используют время?
- •28. Организация рабочего места менеджера, понятие условие работы.
- •30.Какие рекомендации и требования следует учитывать при планировании рабочего места менеджера
- •31.Укажите преимущества и недостатки телефонных переговоров. Какие выражения следует избегать в деловых телефонных разговорах.
- •32.Какие правила ведения телефонного разговора, когда звоните вы:
- •33 Какие правила ведения телефонного разговора, когда звонят Вам:
- •34 Реквизиты, стиль и содержание телефонограммы
- •35 Перечислите основные функции секретаря
- •36 Какие задачи поставлены перед секретарем руководителя
- •37 Сформулируйте требования к секретарю руководителя
- •38 Опишите работу секретаря с документами, которые поступают к руководителю
- •39 Каковы обязанности секретаря во время приёма посетителей.
- •40 Опишите участие секретаря в подготовке и проведении совещаний.
33 Какие правила ведения телефонного разговора, когда звонят Вам:
1) если у вас посетители и звонит телефон, вы должны взять трубку, но преимущество отдается посетителю; 2) если вам звонят, отвечая, называйте отдел, фамилию или имя; 3) если позвонивший не представился, попросите его об этом; 4) если вы не можете сразу ответить на вопрос, спросите может он подождать одну минуту, а если вопрос требует большего времени для разрешения и консультаций, то попросите его перезвонить попозже; 5) всегда под рукой должна быть бумага и карандаш, рекомендуется записывать фамилию позвонившего.; 6) телефонный разговор заканчивает ток кто начал.
34 Реквизиты, стиль и содержание телефонограммы
Используются в отдельных случаях при телефонном разговоре. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: заголовок, номер, наименование адресанта, учреждения или фирмы, и адресата, с указанием должности, фамилии, номера телефона, даты и времени передачи и приема телефонограммы, а также фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, далее идет текст и подпись. Телефонограммы пишутся телеграфным стилем – кратко, точно, однозначно, простыми предложениями. Допускается двухсоставная композиция телефонограммы – в первой части констатируются факты побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Как правило, текст телефонограммы излагается от первого лица и начинается со слов “напоминаем”, “сообщаем”.
35 Перечислите основные функции секретаря
1) работа с документами; 2) организация связи руководителя; 3) организация приема посетителей; 4) участие в подготовке и проведении совещаний; 5) контроль за состоянием рабочего места руководителя; 6) организация рабочего времени руководителя; 7) оперативное информационно-справочное обслуживание руководителя; 8) поддержание рабочих контактов с подчиненными ; 9) подготовка и оформление путевок, командировок руководителя; 10) выполнение личных поручений; 11)действие в экстремальных случаях.
36 Какие задачи поставлены перед секретарем руководителя
1) всестороннее содействие экономии рабочего времени руководителя, освобождение руководителя от рутинных операций; 2) улучшение информационного обеспечения руководителя; 3) создание условий, которые оказали бы содействие эффективной работе руководителя; 4) повышение профессионально-деловой квалификации и авторитета руководителя и организации.
37 Сформулируйте требования к секретарю руководителя
1) наличие профессиональных умений и навыков – знать несколько языков (2-3), уметь печатать, стенографировать, выполнять делопроизводственные операции, знание архивного дела, правила эксплуатации технических средств;2)опыт организационной работы – уметь организовывать свою работу и помогать в организации работы руководителя; 3) желание работать и соответствующие способности – подчеркивается чувство ответственности, надежности, готовности принять на себя ответственность;4) Самостоятельность и инициативность, точность и актуальность, коммуникабельность и личные качества (умение одеваться) и способность быстро реагировать на смену ситуации, деловая культура.