Тема 2. Учет денежных средств организаций

Для ознакомления с правилами ведения организациями кассовых операций в белорусских рублях необходимо изучить Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республике Беларусь, утвержденную Постановлением Правления Национального Банка Республики Беларусь 29.03. 2011г., № 107. В ней даны определения таким терминам как «выручка», «касса», «кассовые операции» и другим; определен порядок сдачи и использования выручки; оговаривается порядок оформления приема и выдачи наличных денег; оформление кассовых документов; порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денег; порядок расчетов наличными деньгами между субъектами хозяйствования.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предназначен активный синтетический счет 50 «Касса». В соответствии с Инструкцией о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь 29.06.2011 г. № 50 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 19 декабря 2011 г., № 8/24548), поступление денежных средств в кассу организации отражается по Д-ту сч. 50 «Касса» и К-ту сч. 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 57 «Денежные средства в пути», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» и других счетов. Выплата денежных средств из кассы организации отражается по Д-ту сч. 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и других счетов и К-ту сч. 50 «Касса».

Учет кассовых операций, отражаемых на счете 50 «Касса», осуществляется в журнале-ордере № Ж-1 и ведомости к нему. Записи в журнал-ордер и ведомость производятся итогами за день на основании отчетов кассира. Остаток средств в кассе приводится в ведомости на начало и конец месяца. Полученный остаток на ко­нец месяца сверяют с остатком кассы, отраженным в последнем отчете кассира.

В сроки, установленные руководителем организации, но не реже одного раза в квартал, проводится внеплановая инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе, в соответствии с общими правилами, установленными в Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180 (Национальный реестр правовых актов РБ, 2008 г., № 16, 8/17745).

Выявленные излишки денежных средств в кассе на основании Акта инвентаризации наличных денег и других ценностей приходуются записью Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности».

Недостача наличных денег списывается в расход записью Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» К-т сч. 50 «Касса». После принятия решения о взыскании недостающей суммы с виновных лиц составляется запись Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»(субсчет 2 «Расчеты по возмещению ущерба») К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества». При погашении суммы недостачи кассиром в добровольном порядке или путем удержания из заработной платы составляются записи Д-т сч. 50 «Касса» или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»(субсчет 2 «Расчеты по возмещению ущерба»).

Все расчеты между организациями производятся в безналичном порядке через учреждения банков. Каждая организация имеет право открывать в любом банке расчетный (текущий) счет для расчетно-кассового обслуживания, а также субсчета и специальные счета, благотворительные, временные, корреспондентские счета, карт-счета.

Счета организации открывают в банках на основании Декрета Президента РБ от 16 января 2009 г. № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» и постановления Правления Национального банка от 3 апреля 2009 г. № 40 «Об открытии банковских счетов».

В соответствии с этими документами основанием открытия расчетного (текущего) счета является договор банковского счета, до заключения которого владельцем счета в банк представляются документы:

- заявление на открытие текущего (расчетного) счета;

- копию (без нотариального засвидетельствования) устава (учредительного договора), имеющего штамп, свидетельствующий о проведении государственной регистрации, - для юридического лица;

- копию (без нотариального засвидетельствования) свидетельства о государственной регистрации - для индивидуального предпринимателя;

- карточку с образцами подписей должностных лиц юридического лица, индивидуального предпринимателя, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, и оттиска печати.

Операции по зачислению и списанию денежных средств с расчетного счета в безналичном порядке оформляются платежными инструкциями установленной формы (платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения и др.)

Операции с движением наличных денежных средств на расчетном счете оформляются следующим образом:

- прием и зачисление денег осуществляется по объявлению на взнос наличными;

- получение наличных денежных средств со счета производится по чеку из чековой книжки.

За каждый день, в который были произведены операции по движению денежных средств, банк выдает клиенту выписку из его расчетного счета. К ней прилагаются платежные инструкции, которые подтверждают произведенные операции.

При обработке выписки банка следует помнить, что ее особенность относительно бухгалтерского учета в организации в том, что расчетный счет для организации активный, а для банка – пассивный, т.е. в выписке банка в графе «Дебет» для организации – расход, а в графе «Кредит» - приход.

На основании выписок со счета в бухгалтерии производятся записи по счету 51 «Расчетный счет» в журнал-ордер № Ж-2 и ведомость к нему с указанием начального остатка, записей по дебету и кредиту счета отдельно по каждой дате выписки и конечного остатка денег на счете. Записи производятся построчно: каждая выписка отражается в отдельной строке учетного регистра.

При изучении материала по учету операций по расчетному счету в банке необходимо учесть, что в соответствии с Инструкцией об организации исполнения платежей с текущих (расчетных) счетов в белорусских рублях в очередности, установленной законодательством, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 29 марта 2001 г. № 63 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 18 апреля 2001 г. № 8/5543), в тех случаях, когда денежных средств на счете организации не достаточно, банк производит оплату платежных документов в соответствии с установленной очередностью. Необходимо ознакомиться с настоящей инструкцией.

Для изучения учета денежных средств на специальных счетах в банке и учета переводов в пути необходимо изучить характеристики активных синтетических счетов 55 «Специальные счета в банках» и 57 «Денежные средства в пути» (Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета).

Изучая материал по учету расчетов с подотчетными лицами следует иметь в виду, что в процессе деятельности организации возникает необходимость выдачи наличных денег под отчет работникам, как на служебные командировки, так и на административно-хозяйственные (текущие) расходы, а также на представительские расходы.

Условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах РБ определяет Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 12 апреля 2000 г. № 35 (в ред. постановлений Минфина от 01.08.2001 № 86, от 09.10.2001 № 102, от 22.02.2002 № 23, от 29.02.2008 № 29).

Со 2 ноября 2011 года Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь от 21.10.2011 № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

- суточные – 44 000 рублей за каждый день командировки;

- суточные при однодневных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства – 22 000 рублей;

- по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 13 000 рублей в сутки.

Документальное оформление, сроки выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы, и порядок их возврата оговорены в Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь (глава 2).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета).

На основании расходных кассовых ордеров по выданным в подотчет суммам и авансовых отчетов об израсходованных денежных средствах в бухгалтерии ведется журнал-ордер № Ж-7, который является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка. В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяется задолженность (сальдо) на конец месяца.