3.3.2. Обслуговуючий технологічний цикл

Головним документом, на підставі якого будуються взаємовідносини суб'єкта туристської діяльності з клієнтом, є договір (угода, контракт). Суб'єкт туристської діяльності має право змінити тривалість та маршрут туру, клас обслуговування, вид транспортного засобу, спосіб забезпечення безпеки і збереження майна туриста, збільшити обумовлену вартість туру більш ніж на 5% тільки за згодою туриста і за умови, що він повідомлений про це не пізніше , ніж за 20 днів до початку туру.

Заявка туриста (групи туристів) на бронювання туру (цю заявку оформляють не всі фірми) повинна бути оформлена на спеціальному бланку. Вона містить відомості про намір придбати ті чи інші послуги і містить практично всі ті ж дані, які вказуються в листі бронювання.

Лист бронювання (заявка на бронювання) фактично є заявкою турагентства на надання туристичних послуг туроператором. Номер у даний час можна провести 3 способами: по факсу, по e-mail або використовуючи систему online-бронювання. При бронюванні факсом або e-mail необхідно заповнити запропоновану туроператором форму заявки та надіслати її за певною адресою. При бронюванні в режимі online всі необхідні дані вносяться безпосередньо в систему online-бронювання, що спрощує роботу і заощаджує час менеджерів як турагентства, так і туроператора

Туристська путівка форми ТУР-1 являє собою бланк суворої звітності, який використовується при розрахунках з туристом. Ця форма є типовою і використовується всіма фірмами. Дата виписки (передачі) путівки і дата її реалізації відображаються на рахунках бухгалтерського обліку. При передачі путівки туристу відривний талон залишається у турфірми в якості документа, що підтверджує факт і дату реалізації турпродукту.

Головний туристський документ - це туристський ваучер. Він є багатофункціональним документом: підтверджує статус туриста, гарантує йому одержання всіх зазначених у ваучері й оплачених туристом послуг. Для приймаючої сторони ваучер є гарантією отримання від фірми, яка направила туриста, сплачених ним коштів.

Туристський ваучер - документ, що підтверджує статус особи або групи осіб як туристів, оплату послуг чи її гарантію і є підставою для отримання туристом або групою туристів туристичних послуг.

Пам'ятка туристу, що виїжджає за кордон. В обов'язковому порядку повинна видаватися туристові працівником турфірми. У пам'ятці описані особливості країни, що відвідується, можливі ризики та небезпеки, заборони і рекомендації про те, як необхідно поводитися в цій країні, вказується вся необхідна інформація про неї, яку туристові треба знати, виїжджаючи в дану країну.

Функція «післяпродажне обслуговування» незалежно від того, чи здійснюється вона самим підприємством або ж здається в субпідряд посередникам або виробникам послуг, досі значною мірою розглядається як суто технічна задача, яка може вирішуватися цілком незалежно від решти роботи підприємства. У відповідності з такими поглядами дуже часто створювалися відділи післяпродажного обслуговування як одиниці другого ешелону, які користуються досить великою автономією і розташовані на кордоні схеми управління підприємством; робота самого відділу чітко поділялася на ряд оперативних функцій, слабко пов'язаних один з одним. Експериментування з «сучасними» рішеннями, такими, як управління по проектах або по товарах, добре відомими в сферах маркетингу досліджень і розробок.