3.1.3. Допоміжний технологічний цикл

Туристична організація, як і будь-яка інша зобов'язана вести облік всієї документації, яка має ходіння в організації.

Основне завдання організації документообігу - точність в русі документів, однократність і однаковість їх обробки.

Для оптимізації маршрутів руху окремих категорій документів розробляються маршрутні схеми, які включаються до Інструкції з документального забезпечення управління організацією в цілому або окремого структурного підрозділу.

У процесі руху вхідних документів виконуються наступні операції: прийом вхідних документів; первісна (експедиційна) обробка; попередній розгляд і розподіл підрозділам і виконавцям; реєстрація; розгляд документів керівництвом; передача документів в підрозділи і виконавцям; виконання резолюцій керівництва.

Реєстрації підлягає не вся документація, яка надходить в організацію. Реєструють найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи, плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, заяви і скарги громадян, договори, кореспонденція інших організацій, що вимагає вирішення або відповіді, матеріали постійного терміну зберігання. Реєструється цінна і замовлена кореспонденція.

Серед найважливіших досягнень сфери туризму стала її комп'ютеризація. Комп'ютерна революція в туризмі має особливості, на які варто звернути увагу. Кожна з них розповідає про застосування комп'ютерів у сфері управління, прямо або побічно дає рекомендації менеджерам туристичних компаній, які зіткнулися з труднощами в застосуванні комп'ютерних технологій.

Керівники турфірм уже почали усвідомлювати, що для найбільш плідного використання комп'ютерних технологій в майбутньому необхідно підвищувати рівень кваліфікації співробітників вже сьогодні, а також інформувати менеджерів про великі можливості комп'ютера.

Проблема управління процесом комп'ютеризації в тому вигляді, в якому вона стоїть перед керівниками туристських компаній сьогодні, полягає скоріше в правильному виборі напрямку розвитку, ніж в оцінці поточної ефективності. Ключове питання повинно бути не "як ми чинимо зараз?", а "до чого ми прийдемо в майбутньому?".

Вищому керівництву варто жорстко ставити питання щодо будь-якої пропозиції по розвитку і впровадженню комп'ютерних систем, оскільки воно несе відповідальність за ухвалення остаточного рішення, здатного в корені змінити майбутнє компанії.

Кожній компанії варто використовувати у своїй роботі вигідні комп'ютерні програми. Але при цьому необхідно враховувати, що кожна компанія має власні стратегію розвитку, систему управління і т. д. Тому програмне забезпечення повинне застосовуватися з урахуванням усіх специфічних факторів компанії.

Можна сформувати деякі принципи, яким компанія повинна слідувати, щоб успішніше застосовувати комп'ютери. Але все одно завжди будуть присутні фактори, які можуть бути оцінені тільки при розгляді індивідуальної ситуації. Отже, потрібно формувати загальні принципи тільки тоді, коли наслідки їх використання відомі керівництву. До трьох основних принципів роботи з комп'ютерами можна віднести: принцип високих очікувань, принцип набору професійних кадрів, принцип участі вищого керівництва.

Принцип високих очікувань. Як правило, в компаніях, які вдало застосовують комп'ютерні проекти, вище керівництво розподілило основні функції комп'ютеризації між керівниками середньої ланки, персонально відповідальними за досягнення позитивних економічних результатів.

Принцип набору професійних кадрів. Існує декілька організаційних підходів. Деякі керівники набирають у штат звичайних фахівців. Інші - впроваджують комп'ютерні технології самих авторів цих технологій, що працюють за контрактом.

Компанія повинна обережно ставитися до вибору менеджера, який очолить відділ комп'ютеризації та візьме на себе відповідальність за реалізацію планів розвитку. Ефективність його діяльності найбільше залежатиме від його професійної кваліфікації.

Принцип участі вищого керівництва. Якщо хтось скаже, що він володіє ключем до знання успішного використання комп'ютера, то це, швидше за все, президент компанії. Є стандартні критерії відповідальності для президента компанії за досягнення позитивних результатів при плануванні, що грунтується на комп'ютерній підтримці. Він повинен: схвалити цілі, систему та пріоритети комп'ютеризації; бути готовим до досягнення цих цілей; розподілити відповідальність між керівниками середньої ланки і проконтролювати виконання ними своїх функцій; усвідомити необхідність докладного вивчення і ретельного планування комп'ютерних проектів; розуміти, що досягнення запланованих результатів залежить в першу чергу від нього.

Статистичне спостереження в туризмі - найважливіший розділ статистики туризму. Знання існуючих форм федерального спостереження в галузі туризму, статистичних стандартів Всесвітньої туристської організації (ВТО) і Організації Об'єднаних Націй (ООН), методології проведення статистичного спостереження, принципів побудови допоміжного рахунку в туризмі дозволять менеджерові формувати інформаційну базу. Крім територіальних статистичних комітетів, що займаються статистичними спостереженнями в туризмі, існують туристські асоціації, громадські організації, турфірми і інші, які мають велику потребу в інформації.

Можливість використання статистичних стандартів ООН дозволяє проводити більш повні і зіставні статистичні дослідження, складати статистичні прогнози, будувати допоміжний рахунок в туризмі на рівні територіального утворення. Статистичний аналіз відвідувачів, ефективності функціонування засобів розміщення, туристського споживання, побудова допоміжного рахунку в туризмі - ось далеко не повний перелік статистичних завдань, які повинні вирішувати менеджери і статистики в області туризму. І в цьому їм має допомогти досвід статистичних розробок країн, що мають розвинену статистику туризму.