16.2. Мониторинг работы икс

Цели, задачи и организация мониторинга работы ИКС. Мониторинг - это отслеживанue состояния объекта путем наблюдения за изменением его пара­метров на экране компьютера (по-английски - monitor). Это слово и дало название данному виду деятельности. В простейшем варианте мониторинга проводится наблюде­ние изменения характеристик объекта во времени.

Применительно к деятельности ИКС, встает ряд вопросов о формировании системы мониторинга: какие цели должен преследовать мониторинг; какого рода информацию должны отслеживать, собирать и обрабатывать информационно-консультационные центры?; как лучше организовать этот процесс в масштабе страны, регионов и в конкретных информационно-консультационных цен­трах?

Совершенно очевидно, что мониторинг должен проводить­ся информационно-консультационной службой с целью совершен­ствования ее деятельности, выполнения ее миссии, стратегических и тактических задач. Это полностью соответствует и интересам сельскохозяйственных товаропроизводителей. Место и роль мониторинга организации достаточно отчет­ливо представлена в модели стратегического процесса при реали­зации так называемого гибкого ситуационного (emergent) подхода (рис. 7).

Как любая организация, преследующая цели эффективной работы в условиях рынка, конкретная информационно-консультационная служба призвана отслеживать процессы, происходящие как внутри ее самой, так и за ее пределами. Внешнее окружение организации можно рассматривать как совокупность двух сред: макроокружения и непосредственного ок­ружения. Макроокружение формирует как бы общий фон деятельно­сти организации. Прежде всего, он определяется внутренней и внешней политикой государства, состоянием национальной эконо­мики, права, социальной сферы, науки, техники и т.д.

С тратегический анализ Развитие и реализация стратегии

Рисунок 7. Модель стратегического процесса

Непосредственное окружение организации представлено конкретными субъектами рынка - покупателями (пользователями) ее продукции и услуг, поставщиками, партнерами (подрядчиками) и конкурентами.

В отношении внешней среды, информационно-консуль­тационная служба должна, с одной стороны, отслеживать, соби­рать, обрабатывать позитивную информацию, крайне необходи­мую для выполнения ее сотрудниками своих профессиональных функций. С другой стороны, необходим сбор и анализ информа­ции, таящей в себе угрозы для ее деятельности. Вполне возможно, что эти угрозы могут исходить из мира политики, макроэкономики, отдельных сфер бизнеса и конкурентов.

Поиск информации во внешних источниках может быть достаточно трудоемким, рутинным и дорогостоящим мероприяти­ем. В рамках формирования государственной системы информаци­онно-консультационной службы в Российской Федерации доступ региональных и районных ИКС ко многим источникам научно-технической информации должен быть в максимальной степени упрощен. В этой связи должна эффективно работать соответст­вующая федеральная служба распространения информации. Такие функции могут быть возложены на формируемый Федеральный центр ИКС.

В структуре региональных и районных информационно-консультационных центров целесообразно сформировать отделы мониторинга, в задачи которых будет входить (кроме всего проче­го) поиск, отслеживание и сбор необходимой информации во внешних источниках. Речь, прежде всего, следует вести об инфор­мации, касающейся: изменений в федеральном и региональных законодатель­ствах; принятия органами исполнительной власти соответст­вующих нормативных документов; научно-технических разработок, ведущихся в нашей стране и за рубежом, их результатов; новых программных продуктов, изданий и публикаций прикладного характера; ценовой конъюнктуры на местных и региональных рын­ках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия; состояния рынка земли, сельскохозяйственной техники, горючесмазочных материалов, минеральных удобрений, семян, средств защиты растений и т.п.; условий кредитования и страхования сельскохозяйствен­ных товаропроизводителей; условий государственной поддержки товаропроизводите­лей и т.п.

Данная работа должна проводиться отделами мониторинга на основе плановых заданий и текущих обращений консультантов. Консультанты, будучи получателями специальной информации, смогут ее самостоятельно анализировать и использовать в работе с клиентами. Первостепенное внимание отдел мониторинга обязан уде­лять обеспечению службы информацией о состоянии и тенденциях в развитии непосредственного окружения, прежде всего, сельскохо­зяйственных организаций региона (района).

В работе с реальными и потенциальными клиентами отдел мониторинга может использовать различные способы сбора ин­формации: наблюдение; общение с людьми; изучение документов и других материалов.

Сотрудникам отдела мониторинга, как и консультантам, важно установить доверительные отношения с сельскохозяйствен­ными товаропроизводителями и другими организациями АПК. Это позволит отделу более успешно проводить интервьюирование и анкетирование товаропроизводителей, организацию с их участием дискуссионных встреч.

Поиск надежных партнеров службы является как задачей ее руководства, так и отдела мониторинга. Прежде всего, отдел мони­торинга должен отслеживать информацию о научно-исследовательских и образовательных учреждениях, о работе их структурных подразделений и сотрудников. Также в сферу интере­сов службы необходимо включить товаропроизводителей других регионов (районов), имеющих позитивный опыт применения инно­ваций. Подобную работу необходимо проводить с целью привле­чения их всех к сотрудничеству.

Информация о потенциальных партнерах может быть полу­чена путем опроса товаропроизводителей, изучением публикаций и отраслевых справочников.

При сборе информации о существующих и потенциальных конкурентах очень важно узнать как можно больше о профиле их деятельности, стратегии и достижениях. При этом перед отделом мониторинга руководство должно поставить следующие вопросы: кто они - наши конкуренты (их учредители и ведущие руководящие работники); насколько они велики и твердо стоят на ногах; для каких рынков и организаций они работают; какова их техническая компетентность и ассортимент услуг; каковы их подходы к консультированию и маркетингу; какими методами они пользуются; какие задания типичны для них; какова их профессиональная репутация; каковы сроки выполнения взятых обязательств; чему мы можем научиться у них и что сделать лучше; проиграем мы или выиграем, если решим конкурировать с ними?

Учиться у конкурентов - вовсе не значить подражать им. Учиться следует для того, чтобы быть лучше конкурентов. Поэто­му, чтобы воспользоваться внешними возможностями, информаци­онно-консультационная служба должна иметь определенный внут­ренний потенциал. Ресурсы - один из основных факторов, опреде­ляющий возможности любой организации.

К ресурсам относятся: человеческие, финансовые, матери­ально-технические, организационные, информационные, научные, временные и др. Человеческие ресурсы - критические ресурсы для любой профессиональной организации. В этой связи руководство службы ИКС должны интересовать следующие аспекты данной проблемы: структура персонала по функциональному профилю, специализации, образованию, опыту в сфере управления и кон­сультирования; возрастная и квалификационная структура; работоспособность и динамизм; мотивация; гибкость и адаптируемость к новым задачам и ситуаци­ям; преданность философии консультирования, принятой в службе; умение выбирать нужные методы консультирования; потенциал для дальнейшего развития.

Постоянный мониторинг и прогноз изменений потребности в персонале, а также показателей персонала важен для повышения уровня кадровой работы в службе. Основная задача кадрового мо­ниторинга состоит в выявлении проблемных групп сотрудников, по каким либо, причинам не соответствующим существующим или планируемым требованиям.

К вопросам, решаемым в первую очередь в рамках кадрово­го мониторинга и прогноза, относятся: контроль за изменяющимися формальными показателя­ми (возраст, стаж, время, прошедшее после последней аттестации, обучения в системе повышения квалификации и т.п.); контроль показателей оценки эффективности работы со­трудников (количество обслуживаемых клиентов, объем консуль­таций, количество рекламаций и пр.).

При этом важно, чтобы перечень контролируемых парамет­ров и особенно тех, по которым проводится аттестация сотрудни­ков, был утвержден в нормативных документах службы. С одной стороны, доведение их до сведения сотрудников является одним из факторов повышения эффективности работы персонала, а с другой - формализация этих положений позволяет применять для прогноза и мониторинга современные программные средства.

Финансовые ресурсы являются не менее критическим фак­тором, чем персонал, когда речь идет о деятельности информаци­онно-консультационных служб в нашей стране. Поэтому в ходе мониторинга важно правильно оценить материальное благосостоя­ние организации, источники и направления финансирования, де­нежные резервы и другие ресурсы, которые можно задействовать на нужды развития и роста.

В рамках стратегического и тактического планирования деятельности службы необходимо разработать детальный план сбора данных с целью осуществления наблюдения за проводимыми мероприятиями. План должен определять показатели для наблюде­ния, конкретизировать источники, метод и график сбора каждого фрагмента необходимой информации, возложить обязанность по сбору информации на конкретный отдел или сотрудника.