3.3 Створення звітів для виведення даних на принтер

Перейдіть на вкладку Отчеты і створіть звіт про наявні у бібліотеці книги, упорядкований за роком видання книг.

Створимо простий звіт, що виводить на принтер список книг, згрупованих по видавництвах, і підраховує загальну вартість книг кожного видавництва. Для цього необхідно:

1. Відчиніть у вікні бази даних закладку Отчеты і клацніть на кнопці Создать (Рисунок 3.5).

2. У наступному вікні виберіть у якості джерела даних таблицю Книги і зазначте, що будете створювати звіт Мастером отчетов. Для переходу до наступного кроку клацніть на кнопці Далее.

Рисунок 3.5 - Діалогове вікно Новий звіт.

3. Далі необхідно відібрати поля, що будуть відображені в звіті. Виберіть усі поля таблиці «Книги». Зауважимо, що на цьому кроку можна вибирати поля не тільки з зазначеної вище таблиці, але з будь-яких таблиць і запитів поточної бази даних. Для цього

у вікні Таблицы/запросы розкрийте список таблиць і запитів і виберіть потрібний об'єкт. Список полів обраної таблиці з'явиться у вікні Доступные поля та у вас з'явиться можливість перенести потрібні поля у вікно Отобранные поля.

4. На цьому кроку необхідно визначити чи хочете ви групувати дані в звіті за значенням якогось поля. Access часто самий пропонує поле, по якому виконувати угрупування. Виберіть поле «Издательство».

5. Наступний екран пропонує вам вибрати порядок сортування й обчислення, що необхідно виконати для запису. Сортування можна виконувати по чотирьох полях. Виберіть у першому вікні поле «Шифр», а в другому «Год». Це означає, що для кожного видавництва книги будуть упорядковані по шифру, а для кожного шифру - по року видання. Клацніть на кнопці Результати…, щоб організувати обчислення підсумкових значень для потрібних полів. Access запропонує вам усі числові поля серед відібраних у звіт. У нашому випадку будуть запропоновані поля “Год” і “Стоимость”. Для поля “Стоимость” відзначте прапорці під написами Sum і Avg, щоб прорахувати сумарну і середню вартості книг для кожного видавництва і по бібліотеці в цілому. Відзначте перемикач Показать данные и результаты і прапорець Вычислить проценты, якщо це необхідно.

6. Виберіть вид макета для звіту. Макет показується на екрані і ви можете вибрати його за своїм смаком.

7. Виберіть стиль звіту серед тих, що пропонуються у вікні.

8. Назвіть ваш звіт «Список книг» і клацніть на кнопці Готово.

Р исунок 3.6 - Створений звіт “Книги”.

Переглянете створений звіт і переконайтеся, що він задовольняє усім вимогам.

Створимо звіт, що виводить список читачів бібліотеки, згрупованих по кафедрах, список книг кожного читача, рахується пеня та підводиться по ній результат для кожного читача і по всіх читачах. Для створення такого звіту використовується таблиця «Читатели» і запит «Список1», створений у попередній роботі, у якому є поле «Пеня», що обчислюється. Звіт буде мати аналогічний формі вигляд, але його можна друкувати. Приклад такого звіту приведений на рисунку 3.6.

Для створення звіту виконайте такі дії:

1. Виберіть Мастер отчетов і таблицю Читачі.

2. Виберіть із таблиці Читатели поля Фамилия, Кафедра і Телефон. З запиту «Список1» усі його поля.

3. Тип зображення даних - «по Читатели».

4. Додати рівні угрупування - по полю Кафедра.

5. Сортувати по полю «Дата выдачи», а підсумки підводити по полю «Пеня», обчислювати суму значень (sum) та середнє значення (avg). Підсумки можна підводити і по текстовим полям, наприклад по полю “Автор”. Для таких полів використовуйте підсумкову функцію Count, яка обчислює кількість значень в групі, а в цьому прикладі буде обчислювати кількість книг у читача.

6. Виберіть вид макета і стиль.

7. Дайте звіту ім'я «Читатели» і Готово.

8. Уважно перегляньте створений звіт.

Зверніть увагу, що в створеному звіті угрупування зроблено за двома полями, тобто існують дві групи, для кожної з яких обчислюються підсумкові значення по вказаних полях. Заголовок кожної з груп виділено шрифтом.

Відчиніть звіт в режимі конструктора. Ви бачите такі елементи управління в звіті:

• Написи, що виводять пояснюючи тексти;

• Текстові поля, що виводять дані з таблиць. Такі поля називаються зв’язаними;

• Текстові поля, що містять формули. Такі поля називаються поля, що обчислюються. Для того, щоб обчислити підсумкові значення з використанням підсумкових функцій, обчислювальні поля розташовують в області “Примечание группы”.

На рисунку 3.6 текстові поля замалі для назви книги. Якщо збільшити розмір поля в висоту, то назва буде виводитись в декілька строк, як це зроблено на рисунку 3.7.

Р исунок 3.7 - Звіт "Читачі".