1.5 Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Размер этих сумм ограничен.

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебным командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным удостоверением (приложение 28) и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Кроме командировочного удостоверения направление в командировку оформляется и приказом председателя (приложение 29).

После выполнения поручения подотчетное лицо обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет (приложение 30) о произведенных расходах – документ об использовании полученного аванса. К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы (счета, квитанции, железнодорожные билеты и т.д.), подтверждающие расходы.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 - активно-пассивный. По дебету отражают дебиторскую задолженность - долги подотчетного лица в пользу организаций; по кредиту - кредиторскую задолженность - долги организаций в пользу подотчетного лица.

Для учёта по счёту 71 используются следующие корреспонденции:

Д71 К50 – Выдан аванс подотчетному лицу на расходы по командировке;

Д50 К71 – Неиспользованный остаток аванса внесен в кассу;

Д19 К71 – Учтён НДС по материальным ценностям, работам и услугам, приобретённым за счёт подотчётных сумм;

Д70 К71 – удержаны из начисленной заработной платы работника неизрасходованные и не сданные им подотчётные суммы и т.д.

Аналитический и синтетический учет по счету «71» осуществляют в журнале-ордере № 7 – АПК (приложение 31 – заполнен не полностью).Замечание: просмотренный журнал-ордер №7 заполнен не точно - отсутствуют наименования дебета счетов, т.е не понятно откуда берутся данные в журнале-ордере суммы. Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера, на суммы, выданные под отчет, авансовые ордера.

1.6 Учет и контроль прочих расчетов

СПК «Вихлянцевский» имеет и другие расчетные операции: расчеты с персоналом предприятия по прочим операциям, расчеты с дебиторами и кредиторами.

Счет 73 - расчеты с персоналом по прочим операциям предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с персоналом предприятия, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами.

К счету «73» открыты следующие субсчета:

73/1 - расчеты по предоставленным займам;

73/2 - расчеты по возмещению материального ущерба;

73/3 – прочие расчеты с персоналом.

Субсчет - 73/1 отражают расчеты с работниками предприятия по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков и т.д.). По дебету этого счета отражается сумма предоставленного работнику займа в корреспонденции со счетом 50 или 51. На сумму платежей, поступивших от работника-заемщика, счет 73 кредитуют в корреспонденции со счетом 50, 51 ,70.

Субсчет - 73/2 учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником предприятию в результате недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба. В дебет счета 73/2 суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относят в корреспонденции с кредитом счетов: 94 – недостачи и потери от порчи ценностей (при отнесении на материально-ответственное лицо размера недостач и хищений; 98 – доходы будущих периодов (при дооценке размера ущерба и недостач до рыночных цен); 28 – брак в производстве (за потери от брака продукции) и др. По К73/3 учитываются суммы погашения задолженности виновными лицами в корреспонденции с дебетом счетов 50, 70. Без решения суда удерживать из зарплаты администрация имеет право сумму, не превышающую его среднего заработка. При отказе судом во взыскании материального ущерба, его списывают: Д80 К73/2.

Замечание: в СПК «Вихлянцевский» журнал-ордер № 8-АПК не используется.

Значительную группу расчетных операций на предприятии составляют расчеты с разными дебиторами и кредиторами: предприятиями, организациями, отдельными лицами, как правило, нетоварного характера.

Все эти расчеты ведут на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». К которому открыты 3 субсчета:

76/1 – разные дебиторы и кредиторы

76/2 расчеты по претензиям

76/4 расчеты по депонированным суммам