2.4. Планирование
Планированием называется процесс, который заканчивается составлением плана. План включает в себя как минимум три компонента (рис. 2.3,а):
Основные
компоненты плана
Цели
Описание
действий
Оценка
ресурсов
а)
Планирование
два аспекта
Аналитический,
исследовательский с обдумыванием,
вычислением, индивидуальным размышлением.
Социальный,
стимулирующий, личное участие и вклад
других людей, как внутри организации,
так и за ее пределами.
баланс
б)
Рис. 2.3. Компоненты плана (а) и аспекты при планировании (б)
Точную и понятную исполнителями формулировку целей. - Цели должны быть сформулированы достаточно подробно и в точных терминах для того, чтобы члены коллектива могли определить, достижимы ли они в поставленные сроки.
Описание конкретных действий (мероприятий). - Действия должны показывать, что нужно предпринять для достижения целей.
Оценка ресурсов, необходимых для осуществления намеченных действий. Указать кто и что должен делать, какими средствами, к какому сроку - формула КЧСС (кто, что, средства, сроки).
Желательным компонентом плана является планирование на случай непредвиденных обстоятельств.
Планирование – это интерактивный процесс, включающий в себя последовательные шаги и повторные проходы.
При планировании существует два аспекта (рис. 2.3,б)
1. Аналитический, который предполагает обдумывание, вычисление и индивидуальное размышление.
2. Социальный, стимулирующий личное участие других людей коллектива внутри организации и за его пределами.
Между этими аспектами при планировании должен быть баланс, это обеспечит хорошую проработку всех компонентов плана и вовлечет в процесс планирования принятия решения других членов коллектива.
Во временном масштабе планы подразделяются на следующие уровни (рис. 2.4) долгосрочные (стратегические), среднесрочные (планирование производственных показателей, производства, проектов), краткосрочные (оперативное планирование, задачи текущего периода).
Уровни
планирования по времени (задачам)
Долгосрочное
(стратегические задачи)
Среднесрочное
(планирование производства, проектов)
Краткосрочное
(планирование отдельных задач)
Д о л ж н ы о т в е ч а т ь н а в о п р о с ы
П
ОЧЕМУ?
ЧТО? ЧТО В
ЧАСТНОСТИ
Стратегическое
или корпоративное планирование
Разработка
миссии организации, стратегических
целей и общих подходов к ним, с учетом
внешних и внутренних факторов.
Бизнес
планирование
Прогноз
доходов и расходов: что нужно делать,
какие для этого ресурсы и откуда они
появятся. Бизнес-планирование обращает
общие принципы в количественные прогнозы
действий
Оперативное
планирование
Планирование
осуществления конкретных проектов или
работы подразделений на определенный
период времени (стандарты, процедуры,
сроки, ресурсы).
Рис. 2.4. Уровни планирования по времени и соответствующие им задачи
По решаемым задачам планирование можно разделить на три группы:
Первая группа: стратегическое, нормативное планирование. При этом планировании разрабатывается миссия предприятия, стратегические цели, общие подходы движения к ним с учетом внешних и внутренних факторов.
Вторая группа: включает в себя бизнес-планирование, в котором общие принципы обращаются в количественные прогнозы действий (прогноз снижения энергоемкости продукции), определяется что для этого нужно сделать; рассчитываются ресурсы, их источники.
Третья группа: оперативное планирование. Здесь осуществляются конкретные проекты, работы подразделений на определенный период времени (включает стандарты, процедуры, сроки, ресурсы).
В планировании различают следующие стадии (табл. 2.1).
Первая стадия: определение целей. На этой стадии устанавливается, что собираются достичь. При определении целей необходимо пользоваться принципом SMART, который предполагает, чтобы цели были конкретными, измеримыми, достижимыми, ориентированными на результат и определенными во времени (рис. 2.5). Примерами не целей могут быть следующие выражения: повысить заинтересованность сотрудников в энергосбережении; реализовать имеющийся у студентов интеллектуальный потенциал
Пример почти что целей: незапланированные потери энергии не должны превышать 4%; фиксировать все показатели энергопотребления.
Пример цели: обеспечить снижение энергопотребления по предприятию в следующем году не менее чем на 3% от объема энергопотребления предыдущего года
Вторая стадия: генерация и оценка вариантов. На этой стадии нужно определить какие имеются различные направления действий при достижении поставленных целей, какое из них является оптимальным. В качестве методов, применяемых на этой стадии, могут быть: метод мозгового штурма, метод экспертных оценок, здесь требуется вовлечение персонала, разработка критериев для оценки вариантов, выбор оптимального варианта.
Третья стадия: определение характера действий. На этой стадии устанавливается, что необходимо сделать для реализации выбранного варианта, а также определить все отдельные мероприятия в рамках выбранного варианта. В качестве метода используются списки или перечни всех действий.
Четвертая стадия: определение последовательности действий. Здесь необходимо определить, каков наилучший период осуществления действий. При этом можно использовать следующие методы: планирование ключевых событий, диаграммы Гантта, сетевые графики.
Планирование ключевых событий производится с помощью таблицы, в которой указаны наиболее важные события, даты их проведения, а также другие менее важные события, связанные с ключевыми.
Диаграмма Гантта показывает последовательность действий и их продолжительность.
Таблица 2.1
Стадии планирования и их краткая характеристика.
№ |
Название стадии |
Краткая характеристика |
1 |
Определение целей |
•Что Вы собираетесь достичь? • Принцип SМАRТ. |
2 |
Генерация и оценка вариантов |
•Какие имеются различные направления дейст- вий для достижения поставленных целей? • Какое из них является оптимальным? • Вовлечение персонала, техника мозгового штурма, разработка критериев для оценки вариантов? |
3 |
Определение характера действий |
•Что необходимо сделать для реализации выбранного варианта? • Определение всех отдельных мероприятий в рамках выбора. |
4 |
Определение последовательности действий |
• Каков наилучший порядок осуществления действий? • Техника планирования ключевых событий, диаграммы Гантта, сетевые методы. |
5 |
Определение ресурсов |
• Какие ресурсы необходимы для осуществления плана (материалы, люди, финансы, время и т. д.)? • Грубая оценка ресурсов проводится как правило уже на начальных стадиях, здесь же происходит детальный анализ. |
6 |
Анализ плана |
• Будет ли план работать? Приведет ли он к достижению поставленных целей, не пропущены ли какие-нибудь важные мероприятия? Укладываются ли траты в бюджет? Насколько этот план гибок? • Если план не так уж хорош, то возможны три варианта действий: 1. Идти до конца, не смотря ни на что. 2. Вернуться к стадии 2 или 3. 3. Вернуться к стадии 1. |
7 |
Подготовка плана конкретных действий |
• Кто, что и когда будет делать? • Формирование указаний и инструкций, а также определение механизмов контроля и координации. |
8 |
Мониторинг и контроль осуществления плана |
• Отслеживание результатов реализации плана. • Коррекция плана и корректирующие действия в случаи необходимости. |
ЦЕЛИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ
К
ОНКРЕТНЫМИ
/Specific/
И ЗМЕРИМЫМИ
/Measurable/
Д ОСТИЖИМЫМИ
/Attainable/
О
РИЕНТИРОВАННЫМИ
НА РЕЗУЛЬТАТ
/Result oriented/Relevant/
О
ПРЕДЕЛЕННЫМИ
ВО ВРЕМЕНИ
/Time - bound/
Рис. 2.5. Требования к целям (принцип SMART)
Сетевые графики показывают последовательность действий и определяют «критический» путь, который является наиболее приемлемым.
Пятая стадия: определение ресурсов. Необходимо определить, какие ресурсы требуются для осуществления плана: материалы, люди, финансы, энергоресурсы, время и т.д.
Шестая стадия: анализ плана. Здесь необходимо установить, будет ли план выполнен, приведет ли он к достижению поставленных целей, не пропущены ли какие-то важные мероприятия. Укладываются ли затраты в бюджет, насколько план гибок. Если план не так уж хорош, то следует предусмотреть три варианта действий:
- идти до конца, несмотря ни на что;
- вернуться к стадии 2 или 3 и пересмотреть пути достижения целей;
- вернуться к стадии 1 и пересмотреть, скорректировать цели.
Седьмая стадия: подготовка плана конкретных действий – кто, что и когда должны делать. На этой стадии разрабатываются инструкции, указания, а также определяются механизмы контроля и мониторинга.
Восьмая стадия: мониторинг и контроль осуществления плана. На этой стадии следует определить, как будет контролироваться реализация плана, а также какие могут быть проблемы при реализации плана и предусмотреть действия в случае необходимости.