III. Изложение нового материала
Теперь нам предстоит объяснить Спайдеру почтовый этикет.
Пользователи Сети разработали неофициальный кодекс поведения, известный как сетевой этикет или “Нетикет” или «Сетикет»
Его необходимо соблюдать в почтовой переписке.
Будьте кратки
Чем длиннее ваше сообщение, тем дороже читателям обойдется его прием и просмотр.
Следите за тоном
Добавить эмоциональности электронному письму помогут небольшие рисунки, называемые смайликами. Они составлены из клавишных символов, и если посмотреть на них сбоку, можно представить лицо.
Вот некоторые примеры наиболее распространенных смайликов:
:
-)
или :) –улыбаюсь;
:-( -печалюсь;
;-( – огорчение;
:)))) –смех;
3:О[ или :о[ – клоун;
:* – целую;
:-D –смеюсь;
:-Х – молчу;
:-О – потрясен;
О:-) – бескорыстен;
$-) – имею корысть.
Не надо кричать и скандалить
Не набирайте сообщения БОЛЬШИМИ БУКВАМИ.
В Сети это эквивалентно крику и расценивается как грубость.
Не допускайте спама
Спамом называют бессодержательные, навязчивые или просто грубые сообщения в адрес лица. К спаму относятся все виды непрошеной рекламы.
Есть правила ответа на сообщения электронной почты.
Содержание ответа зависит от того, получено ли оно от известного источника или от неизвестного
Отвечать знакомым
людям следует так, как обычно отвечают
по телефону. Если в данный момент
выполнить поступившую просьбу нельзя,
следует прямо об этом сообщить, не
затягивая с ответом более чем на сутки
Деловое письмо
«Деловые письма предназначены не для того,
чтобы вызвать восхищение читателя,
а чтобы его убедить и победить…»
(Из французского пособия деловым людям)
При написании делового письма необходимо придерживаться следующих правил:
содержание письма должно быть: хорошо структурировано;
необходимо использовать короткое и содержательное заглавия;
стиль сообщения должен быть информативны, т.е. предложения должны быть короткими и по существу дела;
обязательно приветствия в начале письма;
подпись под сообщением должно содержать имя, должность и контактную информацию;
необходимо проверить правописания перед отправкой почты;
отмечать сообщение как важное, только если оно действительно важное.
Пресс-конференция (видеоролик со специалистом)
Какие формы приветствия в деловой корреспонденции следует использовать?
Ответ: Приветствие лучше выбирать из нейтральных вариантов, таких как: «Добрый день», «Здравствуйте», «Уважаемая редакция» и т.д.
Можно ли опускать приветствие или обращение и сразу же перейти к сути дела?
Ответ: Немного вежливости никогда не повредит, поэтому лучше будет начать письмо с приветствия, а потом изложить свой вопрос (проблему).
Каков оптимальный размер делового письма?
Ответ: Оптимальный размер текста - тот, что читается при открытии письма без прокручивания страницы. Исходя из этого принципа, нужно уметь оформлять письма.
Хорошо, а если мне нужно будет отправить какую-то объемную информацию? Как быть в этом случае? Уменьшить шрифт или существует другой способ?
Ответ: Все подробности во вложении. Нежелательно пересказывать в письме подробно и нудно лишнюю, справочную информацию. Необходимые документы и презентации можно прикрепить во вложение. Получателю будет удобнее открыть отдельные файлы.
Верно ли, что если мое письмо будет с орфографическими и пунктуационными ошибками, то его могут не прочитать?
Ответ: Грамотным людям неприятно читать письма с орфографическими и пунктуационными ошибками. Это может существенно смазать впечатление от выгодного предложения или при первом знакомстве. Поэтому, даже для перестраховки, полезно проверять текст с помощью специальных компьютерных программ. Тем, кто не уверен в своем знании русского языка, можно порекомендовать использовать короткие фразы и заменять те слова, в правописании которых возникают сомнения, на знакомые синонимы.
Принято ли использовать смайлики в деловой почте?
Ответ: Смайлики – это заменитель невербальной составляющей человеческого общения. Для деловой переписки это лишне!
Часто среди пользователей электронной почтой слышим слово флейм. Что это такое?
Ответ: «Флейм» это сообщение, отсылаемое в состоянии гнева, аффекта и плохого настроения.
Такие сообщения лишь усугубляют ситуацию и заставят впоследствии о них сожалеть.