Мал. Телефон як засіб раціоналізації.

Відгородження:

1. Проінформуйте усіх своїх потенційних абонентів, з якими Ви постійно маєте справу (підлеглих, колег, клієнтів, друзів і т.д.), про те, коли Вам не слід дзвонити.

2. Обговорите також по можливості час для щоденних активних (вихідних від Вас) телефонних розмов, тоді можна буде їх згрупувати і відповідно обробляти.

3. Повідомте також абонентам час, коли вони можуть дзвонити до Вас.

4. Уникайте наприкінці розмови таких фраз, як: «Подзвоніть мені як-небудь!» Згадуйте про це лише тоді, коли Ви цього дійсно бажаєте.

5. Не змушуйте понапрасну чекати свого партнера, що розраховує одержати від Вас звістку, а дзвоните точно в призначений час, перш ніж він подзвонить до Вас.

6. Нехай усі вхідні телефонні дзвоники йдуть через Вашого секретаря, або використовуйте час від часу автовідповідач.

Відгородження за допомогою секретаря:

1. Секретар повинний обов'язково запитувати про мету дзвоника, щоб визначити ступінь терміновості і важливості розмови.

2. Вручіть своєму секретарю бланк із критеріями, згідно з яким вхідні розмови повинні бути відхилені, перенесені (повторний дзвоник) чи їх слід «пропустити» до Вас.

Телефонний бланк для секретаря

1. З якого приводу дзвонить абонент ?
2. Які дзвоники повинні бути переадресовані підлеглим чи в інші підрозділи ?
3. Які теми Ваш секретар може з'ясувати безпосередньо в абонента ?
4. У який час Ви не хочете, щоб Вам заважали («спокійні години»)?
5. З якими особами обличчями Вас узагалі не треба з'єднувати?
6. З якими абонентами Вас варто з'єднувати тільки у визначені години (години прийому, телефонні блоки)?
7. З якими особами Вас варто з'єднувати в будь-який час ?
8. Коли слід «пропускати» приватні розмови ? З якими особами?
9. У який час найкраще подзвонити повторно ?
10. Коли найкраще подзвонити тому чи іншому абоненту ?

3. Ніколи не доручайте секретарю образливі для абонента формулювання(образливі – тому що кожна людина, яка телефонує, вважає, що її справа найважливіша):

• «... на важливій нараді»;

• «... не хоче, щоб йому заважали»;

• «... у нього важливий візит».

3. Використовуйте формулювання:

• «... немає на місці (в дорозі, обідає і т.п.) і ми чекаємо його до 14 години. Не могли б Ви подзвонити пізніше ?

• «... У даний час він дуже зайнятий. Чи слід мені його перервати ?»

Розмова без відкладання

1. На початку розмови з'ясовуються наступні питання:

Спочатку взяти телефонну книжку !
1. Хто саме Ваш абонент, з якої фірми, які функції виконує і т.д.?
2. Про що мова йде (яка справа в абонента)?
3. Наскільки терміново і важливо справа Вашого партнера (терміни виконання)?
4. Коли Ви зможете передзвонити (після того, як зберете матеріали )?
5. По якому номеру Ви зможете додзвонитися до свого партнера (при першому контакті: адреса, номер телефону, точне написання прізвища)?

2. Секретар просить телефоную чого трохи почекати, говорячи йому при цьому: «Я подивлюся, чи можу я його перервати» і одержує у свого шефа коротку відповідь: «Я передзвоню пізніше», «Будь ласка, передзвоніть мені о 16 годині».