Типи ділових листів

Лист-прохання. Прохання формулюється коротко й точно. Якщо є необхідність дати деякі пояснення, зробіть це по можливості стисло. Неодмінно підкресліть особисту зацікавленість і заздалегідь подякуйте за її виконання. У ряді випадків лист доцільно закінчити припискою: "Завіряємо Вас, що представлена Вами інформація буде використана строго конфіденційно".

Лист-повідомлення посилається для ввічливості (подяки за швидку відповідь, вираження готовності до співробітництва й т.п.) або ж у якості цілком певного інформаційного повідомлення. Під таким листом цілком достатньо підпису референта або секретаря.

Лист-нагадування направляється в тих випадках, коли не вдається за допомогою телефонних переговорів або особистого контакту вчасно одержати бажаний результат. Його ціль - тактовно нагадати про необхідність виконати взяті зобов'язання. І лише в крайньому випадку, якщо загострилася ситуація, можна натякнути на санкції, які можуть потім піти.

Лист-підтвердження найчастіше є гарантією даних раніше обіцянок або вже обговорених умов. Такий лист виконує не стільки юридичну, скільки моральну функцію - виражає готовність підтримати пропозицію адресата. Нерідко воно служить підтвердженням своєчасного одержання документів, матеріальних цінностей, договірних паперів.

Лист-претензія близький до рекламації, хоча й не має настільки явно вираженого характеру. Це як би офіційне попередження. У ньому мають міститись наступні дані: підстави для пред'явлення претензій, самі претензії, конкретні вимоги сторони, що пред'являє претензії (заміна неякісної продукції, уцінка, відшкодування збитків і т.п.).

Лист-відмова - це відповідь на претензію клієнта або партнера. Правильно написаний, він допомагає, незважаючи на відмову, підтримувати нормальні відносини із клієнтом.

Початок листа повинен нести нейтральний коментар, у якому ви перераховуєте те, із чим згодні. Потім іде пояснення причин відмови. Кінцівка повинна бути позитивною. Навіть якщо неможливо задовольнити висловлену претензію, варто виразити готовність до продовження співробітництва.

Лист-вибачення. Час від часу виникає необхідність послати лист, що містить вибачення з будь-якої причини. Звичайно такий лист містить виклад причин із-за яких раптово щось зривається: важлива зустріч, участь у конференції, присутність на врочистому заході й т.п. У ряді випадків такий лист направляється після попереднього повідомлення по телефону.

Гарантійний лист є особливою формою листа й направляється як зобов'язання оплати за покупку, послуги й т.п. У ньому вказується конкретно вид операції, що має бути зроблений. Закінчується лист фразою: "Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок (указуються повні банківські реквізити)" й обов'язково має два підписи: керівника й головного бухгалтера.

Циркулярні листи. Їх мета довести інформацію того самого змісту в кілька адрес (наприклад, дочірнім фірмам, філіям). Розсилаються такі листи керівної (головної) організації за підписом керівника із загальних питань. При цьому особистий підпис обов'язковий лише на першому екземплярі, а на інших - факсиміле.

Звертання в кожному з таких листів стандартне. Міняється тільки основний текст. Всі екземпляри листів, що залишаються в справах організації, повинні мати справжні підписи посадових осіб. Кожний із цих листів можна відправити поштою, але йти воно буде довго, і його одержання адресатом не гарантовано. Надійніше скористатися послугами міжнародної кур'єрської пошти. У цьому випадку Ви можете бути зовсім упевнені в тому, що воно дійде й буде віддане під розписку в точно зазначений час.

Література

• Радевич-Винницкий Я. Етикет і культура спілкування: Навч. посіб. – К.: Знання, 2006. – 291 с.

• Сагайдак О.П. Дипломатичний протокол та етикет: Навч. посіб. – К.: Знання, 2006. – 380 с.

• Бизнес-дипломатия. Т. 1. Искусство делового общения и творчество в переговорах / В.И. Муравейник, В.В. Малый. — Д.: АП "Днепропетр. книж. тип.", 2001. — 280 с.

• Ділові контакти з іноземними партнерами: Навч.-практ. посіб. для бізнесмена / Європейський ун-т / І.І. Тимошенко (заг.ред.), Юрій Іванович Палеха (уклад.) — К. : Видавництво Європейського університету, 2004. — 283с.

• Шеломенцев В.И. Этикет и культура общения. — К., 1995.