Определение ключа

Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Например, поле «Код Товара» из таблицы «Товары» используется для объединения сведений о товарах и заказах из разных таблиц для их вывода на печать.

Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов.

Первичный ключ любой таблицы обязан содержать уникальные непустые значения для каждой строки.

Если первичный ключ состоит из более чем одной колонки, он называется составным первичным ключом (composite primary key).

Типичная база данных обычно состоит из нескольких связанных таблиц. Фрагмент таблицы Orders (заказы).

Определение типа данных

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец Тип данных, нажмите в поле кнопку со стрелкой и выберите тип данных из списка.

Поля и выбор типов данных

1. Данные, используемые в поле таблицы

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.

· Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

· Сколько места необходимо для хранения значений в поле.

· Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.

· Нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно.

· Необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах. Поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя.

· Каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки используйте поле типа «Дата/время».

В приведенной ниже таблице указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры.

Тип данных	Используется	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс.	До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов определите свойство Размер поля (FieldSize).
Поле MЕМО	Длинный текст или числа, например, пометки или описание.	До 64000 символов.
Числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используйте денежный тип). Для определения числового типа определите свойство Размер поля (FieldSize).	1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации.
Дата/время	Даты и время.	8 байт.
Денежный	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной.	8 байт.
Счетчик	Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи.	4 байта. 16 байт только для репликации кодов.
Логический	Поля, содержащие только одно или два значения, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Включено/Выключено».	1 бит.
Объекты OLE	Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта.	До 1 гигабайта (ограничено объемом диска).
Мастер подстановок	Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер.	Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является мастером подстановок, обычно 4 байта.
Гиперссылки	Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC, либо URL.	До 64000 символов.

Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время, обеспечивают определенные ранее форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных определите свойство Формат. Также можно создать пользовательский формат отображения для всех данных, кроме объектов OLE.