Создание таблицы

В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

1.Создание новой пустой таблицы

В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы.

· Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащией все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастера баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

· Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

· Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

· Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

2.Создание новой таблицы с использованием существующих данных

В Microsoft Access существует два способа для создания таблиц на основе уже существующих данных.

· Данные можно связать или импортировать из другой базы данных Microsoft Access или из множества форматов файлов других программ.

· Создать таблицу, основанную на данных текущей таблицы, можно при помощи запроса на создание таблицы. Например, запросы на создание таблиц можно использовать для архивации старых записей, копирования таблиц, выбора групп записей для экспорта в другую базу данных или для использования в качестве основы для отчетов, отражающих данные в определенный момент времени.

Открытие таблицы

1. В окне базы данных выберите вкладку Таблицы.

2. Выберите имя таблицы, которую необходимо открыть.

3. Чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, нажмите кнопку Конструктор.

Чтобы открыть таблицу в режиме таблицы, нажмите кнопку Открыть.

После открытия таблицы можно легко переключаться между этими двумя режимами с помощью кнопки Вид на панели инструментов.

Работа с любыми объектами начинается с окна База данных, в верхней части которого сосредоточены элементы управления для вызова объектов программы. Чтобы создать таблицу вручную следует щелкнуть по кнопке Создать и выбрать Режим конструктора. Окно конструктора является графическим бланком для создания и редактирования таблицы.

В первом столбце вводят имена полей, во втором – для каждого поля задают тип данных, выбирая его из раскрывающегося списка. Список появляется на экране при нажатии на специальную кнопку – скрытый элемент управления, она отображается только после щелчка на поле бланка.

Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Свойства полей не являются обязательными и их можно не настраивать.

При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Для этого достаточно на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ключевое слово.

Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают, задав таблице имя, и с этого момента она доступна в окне База данных.

Созданную таблицу открывают в окне База данных двойным щелчком на ее значке. Новая таблица не имеет записей – только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. Далее следует заполнить таблицу, перемещаясь по полям с помощью кнопки Tab. После наполнения таблицы, данные в ней сохраняются автоматически. Если возникает необходимость изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), таблицу нужно открыть в режиме Конструктора. Для этого ее следует выделить в окне База данных и щелкнуть по кнопке Конструктор.

Конструктор таблиц - окно, в котором создается макет таблицы.

Для того чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, следует перейти в окно базы данных, выбрать вкладку Таблицы, выбрать таблицу и нажать кнопку Конструктор.

Если таблица уже открыта, то для перехода в режим конструктора следует нажать кнопку Вид на панели инструментов.

Режим таблицы - окно, в котором данные из таблицы, формы или запроса, выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.

Для того чтобы открыть таблицу, форму или запрос в режиме таблицы, следует перейти в окно базы данных, выбрать объект соответствующую вкладку и нажать кнопку Открыть. (По умолчанию формы открываются в режиме формы. Для перевода формы в режим таблицы нажмите стрелку рядом с кнопкой Вид на панели инструментов).

Если таблица или запрос уже открыты, то для их перевода в режим таблицы следует нажать кнопку Вид на панели инструментов.