Вычисления в запросе

Существует ряд вычислений, которые можно выполнить в запросе, например, найти сумму или среднее по значениям одного поля, перемножить значения двух полей или вычислить дату, отстоящую на три месяца от текущей даты.

Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вместо этого, вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных. Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

Для определения вычисляемого поля можно использовать встроенные функции Microsoft Access или построитель выражения, создаваемые пользователем.

П остроитель выражений – после сохранения запроса, перейти в окно построителя Построить (Build)

В строенные функции позволяют найти следующие итоговые значения для групп записей или для всех записей: сумму значений поля (Sum), среднее (Avq), число значений в поле (Count), минимальное значение (Min), максимальное значение (Max), среднеквадратичное отклонение (StDev) или дисперсию (Var), возврат значения поля из первой записи результирующего набора(First), -,-,- из последней записи…(Last). Для каждого вычисляемого поля следует выбрать одно выражение.

Рис.1. Окно построителя выражений

(Вычисляется студент с определенной датой рождения)

Выражения, определяющие вычисляемые поля, создаются с помощью мастера простых запросов или вводятся пользователем в строку Групповая операция бланка запроса, в которой допускается выбор статистических функций для выполняемых над полем вычислений.

В бланке запроса задают также условия отбора, с помощью которых определяются группы, для которых вычисляются итоговые значения, записи, включаемые в вычисления, или результаты, отображаемые после выполнения расчетов.

Выражения, определяемые пользователем, дают возможность выполнять действия с числами, датами и текстовыми значениями в каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей. Например, обычное выражение позволяет умножить значения одного поля на итоговое значение, найти разность значений двух полей типа даты, соединять несколько строковых значений в текстовом поле или создавать подчиненные запросы. Заполняя ячейки в строке Групповая операция в бланке запроса, можно выполнить расчеты для групп записей и вычислить сумму, среднее, количество или другой тип итогового значения для вычисляемого поля.

Для расчетов с использованием формул, определяемых пользователем, требуется создать новое вычисляемое поле прямо в бланке запроса. Вычисляемое поле создается с помощью выражения, которое вводится в пустую ячейку Поле в бланке запроса.

При выполнении расчетов допускаются сложные выражения, например, Sum ([НаСкладе]+[Заказано]). Имеется также возможность определить для вычисляемого поля условие отбора, позволяющее отбирать используемые в расчетах данные.

Результаты вычислений не обязательно должны отображаться в поле. Вместо этого, их можно использовать в условиях отбора для определения записей, которые выбираются в запросе, или для определения записей, над которыми производятся какие-либо действия. Например, следующее выражение в ячейке строки Условие отбора позволяет отбирать в запросе только записи, которые имеют значение в поле «Дата Назначения», попадающее в интервал между текущей датой и датой, отстоящей от нее на три месяца.

Вычисляемые поля используются также для обновления данных в запросе на обновление. Например, следующее выражение в ячейке Обновление позволяет увеличить все значения в поле «Цена» на 5 процентов.