Разработка структуры базы данных.

Разработка структуры БД состоит из следующих этапов:

1. Разработка технического задания (предоставляет заказчик).

2. Составление генерального списка полей. Их может быть десятки, и даже сотни.

3. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.

4. Распределяют поля генерального списка по базовым таблицам сначала по функциональному признаку. Наметив столько таблиц, сколько подразделений охватывает БД, приступают к дальнейшему делению таблиц. Критерием необходимости деления является факт множественного повтора данных в соседних записях.

5. В каждой таблице намечают ключевое поле. В качестве такового выбирают поле, данные в котором повторяться не могут (например, шифр студента).

6. С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами. Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Рассмотрим таблицу «Клиенты».

Про подобные таблицы говорят, что они связаны реляционными отношениями. Соответственно, системы управления, способные работать со связанными таблицами, называют системами управления реляционными базами данных.

7. По составленной схеме данных разрабатывается БД с помощью средств Microsoft Access. Эти средства можно классифицировать как:

• Ручные - разработка объектов в режиме конструктора. Являются наиболее трудоемкими, но обеспечивают максимальную гибкость. Рекомендуется использовать при разработке учебных таблиц и запросов;

• Автоматизированные - разработка с помощью мастеров. Являются наиболее производительными, но менее гибкими. Рекомендуется использовать при разработке учебных форм, отчетов и страниц доступа;

• Автоматические - средства ускоренной разработки простейших объектов. Используются профессиональными разработчиками для создания макросов и модулей.

3.Создание базы данных

Процесс создания баз данных обязательно включает в себя следующие этапы:

• проектирование базы данных;

• создание таблиц для хранения данных;

• ввод данных;

• разработку других элементов базы, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации.

Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

3.1. Создание базы данных с помощью мастера

1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или если было закрыто первое диалоговое окно, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов.

2. Установите указатель на нужный значок шаблона базы данных и дважды нажмите кнопку мыши.

3. Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных.

4. Чтобы начать создание новой базы данных, нажмите кнопку OK.