3.2. Создание базы данных без помощи мастера

1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.

2. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК.

После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.

Строка меню МА может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Панели инструментов зависят от режимов, в кот. работает пользователь. При открытии БД выводится панель инструментов «БД». Помимо стандартных Win-х инструментов имеются опции:

• связи с Office – осуществление связи с Office

• анализ – служит для анализа структуры таблиц БД и быстродействия

• крупные и мелкие значки – список, перечень объектов в виде списка объектов

• таблица – вывод объектов в виде табличной формы

• свойства – открывает или закрывает окно свойств выбранного объекта

• схема данных – для создания и редактирования связи м/у таблицами.

Работа с таблицами.

Работа в окне базы данных

Окно базы данных - окно, которое открывается при открытии базы данных Microsoft Access. Это окно содержит вкладки Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули. При выборе вкладки выводится список всех объектов этого типа в базе данных.

Для того чтобы вывести окно базы данных в верхний слой окна, нажмите кнопку Окно базы данных на панели инструментов.

Таблица - основной структурный элемент системы управления реляционной базой данных. В Microsoft Access таблицей называют объект, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). Данные в отдельной таблице обычно относятся к определенной категории, например, сведения о сотрудниках или заказах.

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

Каждое поле в таблице «Товары» содержит данные определенного рода о каждом товаре, например, название товара. Каждая запись в таблице «Товары» содержит все сведения об одном товаре, такие как название, код поставщика, количество товара на складе и т.д.

Код поставщика, название организации и т. д. вводятся один раз для каждого поставщика товаров в таблицу «Поставщики». Таблица «Товары» также имеет поле «Код Поставщика», чтобы при вводе нового товара указать код фирмы поставщика. Значение поля «Код Поставщика» из таблиц «Товары» и «Поставщики» используется для редактирования, просмотра и печати данных одновременно из двух таблиц.

Главная таблица - таблица на стороне «один» при связи двух таблиц с отношением «один-ко-многим». В главной таблице должно существовать ключевое поле, а все записи в ней должны быть уникальными. Примером главной таблицы может служить таблица имен клиентов, каждое из которых однозначно идентифицируется с помощью ключевого поля «Клиенты».

Ключевое поле - одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. В межтабличных связях ключевые поля используются для ссылок на указанные записи в одной таблице из другой таблицы. При ссылке на ключевое поле из другой таблицы оно называется полем внешнего ключа.

Уникальный индекс - индекс, определенный для поля с заданным для свойства Индексированное поле (Indexed) значением «Да (Совпадения не допускаются)». При этом ввод в индексированное поле повторяющихся значений становится невозможным. Для ключевых полей уникальный индекс создается автоматически.

Связанная таблица - таблица, которая сохраняется в файле, не принадлежащем открытой базе данных, однако, является доступной из Microsoft Access. Пользователь имеет возможность добавлять, удалять и изменять записи в связанной таблице, но не может изменять ее структуру.

Внешний ключ - одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на ключевое поле или поля в другой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ связывания таблиц, содержимое поля внешнего ключа должно совпадать с содержимым ключевого поля. Например, таблица «Товары» в демонстрационной базе данных «Борей» содержит поле внешнего ключа «Поставщик», которое ссылается на ключевое поле «Поставщик» в таблице «Поставщики». С помощью данной связи в таблице «Товары» для каждого товара выводится имя поставщика из таблицы «Поставщики».

Пустое значение (Null) - значение, используемое для представления отсутствующих или неизвестных данных. Значение Null может использоваться в выражениях и вводиться в поля и запросы. В конструкциях Visual Basic пустые значения представляются ключевым словом Null. Некоторые поля, например, поля, определенные как ключевые, не могут содержать пустых значений.