28. Деловая переписка. Виды и способы оформления деловых писем.

Деловое письмо- обобщенное название по содержанию док-ов,которые служат средством взаимодействия между учредителями и частными лицами.

Классификация:

-письма требующие ответа:просьба,предложение,запрос,ображение.

-письма не требующие ответа:напоминание,приглашение,отказ.

Структурный признак:

-регламентирование.по опред.признаку.

-перегламентирование.свободный текст.

-адрессованость - обычные.-циркулярные.

Письма о продаже:продукты ,товары,услуги,заявления о приеме и др.

Письма о покупке: продукты,услуги и др.

Письмо-предложение(оферта)представление компании.

План:

-краткое представление компании

-перечисление основных достоинств

-определение сегмента рынка

-конкретное предложение о сотрудничестве

-выразить готовность ответить на все вопросы

-закончить стандартной фразой,выразить надежду на сотрудничество

-должность,имя,подпись.

Позитивный ответ на письмо-предложение:

- поблагодарить

-сообщить о пол-ых результатах экспертизы пред-емых товаров

-перечислить интерес-ые вопросы

-предложить встречу

-выразить надежду на будущее

-должность.имя,подпись,дата.

Письмо-запрос:

Цель:-получить инфу,помощь,т.е. некое желательное для вас действие со стороны адресата.

План:

-представиться,свою фирму.

-объянение,почему пишите это письмо,ваши цели.

-объяснить,что вы хотите получить

-закончить стандартно

-должность,имя,подпись,дата

Ответ:

-ссылка на письмо с запросом

-обращение адресата,на особо важную инфу для него

-укажите доп.возможность,на правильный выбор вашей продукции

-сообщить о возможности дать эту инфу

-заключение стандартное

-должность,имя,дата,подпись

Письмо-заказ.

Является кусочком письма-аферта.

-ссылка на письмо-предложение

-повторение условия заказа

-предл.условий заказа

-указать сроки и условия доставки

-стандартное оканчание

-дата,имя,подпись

Ответ:

-поблагодарить

-подвердить возможность поставки,скидки и т.д.

-подвердить,что откгрузка будет произведена

-конец

Письмо-рекламация.(жалоба,претензия)

-объяснить,по какому поводу вы жалуетесь,опираясь на факты

-объяснить резон жалобы

-допускается выражение своих чувст

-потребовать объяснений

-сообщить о мерах,в случаи отказа

-стандартный конец

Ответ:

- ссылки на письмо жалобу

-объяснение,почему произошла проблема

-перечислить действия по исправлению проблемы

-принести извинения

-оптимистичный конец

Виды писем:

-просьба-отказ-напоминание-подтверждение-приглашение-гарантийное-циркулярное-сопроводительное-инф-ое-извещение-собщение-рекламно-информационное

Языковые формы:

EN-между нами ,CITO-срочно, DIXIT-окон.решения

NOTA BETE- очень важно,PS-после написанного,OK-да.

29. Презентация: цели,виды. Планирование и подготовка презентации. Анализ аудитории.

Презентация — это представление своих способностей, своего продукта или своей компании партнерам, заказчикам, инвесторам или потребителям с целью добиться от них нужного решения (действия).

Важно, что презентация — это не просто «показ себя», но показ с целью воздействовать. Об этом часто забывают презентаторы, ограничиваясь намерением вызвать интерес аудитории.

Презентатор должен вызвать в аудитории последовательно четыре реакции:

1) внимание;

2) интерес;

3) решения;

4) действия

Презентация — это такое воздействие, которое осуществляется на основании впечатления и убеждения.

Подготовка презентации сводится к осуществлению 4 действий. Необходимо:

1) знать цели;

2) иметь план;

3) владеть темой;

4) контролировать время.

При подготовке презентации презентатор должен выступать сначала как автор сценария и затем — как режиссер-постановщик.

Формируя сценарий будущей презентации, необходимо прежде всего понять собственные цели. Какое именно действие должна совершить аудитория в результате презентации? Например, в результате презентации инвестиционного проекта инвестор должен выделить средства. В результате презентации нового продукта потребитель должен купить его. И так далее. Вся подготовка презентации должна быть посвящена достижению этой цели. При всей очевидности этого тезиса, он часто нарушается и презентация сводится к представлению, показу, спектаклю или чтению доклада. Но это же не доклад и не спектакль.

Выступление на презентации должно содержать вступление, основную часть и заключение. Объем информации и примеров, составляющих части презентации, должен иметь внутреннее соотношение 2/3 — две трети приходятся на основную часть и одна треть — на вступление с заключением.

Необходимо прорепетировать выступление, если есть возможность — записав его на диктофон или видеокамеру. Репетиция крайне важна с точки зрения определения необходимого времени. Надо обязательно учесть фактор времени. Для этого в тексте выступления (если текст большой) делаются специальные временные отметки, позволяющие контролировать время в ходе выступления. Если презентатор видит, что он не укладывается в отведенное время, то лучше пожертвовать каким-то фрагментом основной части, чем заключением. И сделать это надо самостоятельно, а не под давлением ведущего или аудитории. Для этого и нужен контроль времени. Ведь самая частая ошибка выступающего — под конец отведенного времени он начинает торопиться и смазывает концовку.