2.3. Буис на предприятиях малого и среднего бизнеса

При создании БУИС на малых и средних предприятиях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера. На малых предприятиях в отличие от крупных основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение, синтез учетной информации.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании БУИС.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». На небольших предприятиях с простой и слаборазвитой структурой, как правило, не требуется ведение управленческого учета как отдельной подсистемы. Бухгалтерский учет в этой системе ведут от одного до трех человек.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет могут вести от двух и более человек.

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе для обработки значительных объемов информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из них рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия, его размеров и финансовых возможностей.

Особенность «мини-бухгалтерий» состоит в том, что они ориентированы на автоматизацию бухгалтерского учета и формирования финансовой отчетности и практически не позволяют вести аналитический учет.

На рынке бухгалтерского программного обеспечения мини-бухгалтерии представлены следующими разработками: «1С-Бух-галтерия Проф» (фирма «1С»); «Интегратор-Соло» (фирма «Ифософт»); «ДиаСофт BALANS» (фирма «ДиаСофт»); «АУБИ -мини-бухгалтерия» (фирма «О'Стрим»); «Инфо-Бухгалтер» для малых предприятий (фирма «Информатик») и др.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии относится к классу «мини-бухгалтерий». Он позволяет автоматизировать учет материальных ценностей, основных средств, товаров, взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций.

Информация поступает из первичных документов, предварительно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок.

Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, реквизиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов и др.). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Основными учетными регистрами в такой системе являются регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.

Главное меню программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии включает пять основных пунктов: операции, документы, отчеты, установка, сервис.

Пункт Главного меню «Операции» включает в себя четыре опции:

• «Журнал» - служит для ввода информации первичных до­кументов в журнал хозяйственных операций, это ядро програм­много комплекса, куда поступает вся необходимая информация бухгалтерского учета;

• «Фильтр» — создает возможность выбора и фильтрации хозяйственных операций по различным признакам в различных сочетаниях;

• «Исходные остатки» — позволяет ввести начальные остатки средств на счетах перед началом эксплуатации системы;

• «Новый журнал» — обеспечивает переход от ведения журна­ла в прошлом году к ведению его в текущем.

Пункт меню «Документы» включает две опции:

• «Заполнение» — служит для занесения информации в бланки первичных документов, печати пустых и заполненных бланков. Пользователю необходимо только выбрать наименование документов из высвечиваемого списка, а затем заполнить соответствующие поля. После окончательного внесения информации в документ пользователь видит на экране уже сформированные проводки по данной хозяйственной операции, которая автомати­чески заносится в журнал.

• «Архив» - дает возможность работы с документом, который был введен ранее, что позволяет скорректировать информацию и сэкономить время при введении аналогичной информации.

Пункт меню «Отчеты», включающий шесть опций, предназначен для генерации оборотных ведомостей, Главной книги, журналов-ордеров и различных ведомостей по любому счету за любой период, баланса и приложений к нему.

Пункт меню «Установка» поддерживает в актуальном состоянии следующие справочники:

• план счетов — обеспечивает формирование плана счетов в соответствии с потребностями бухгалтерского учета конкретного предприятия;

• типовые операции - дает возможность определять часто выполняемые хозяйственные операции и формировать по ним расчеты и проводки;

• бланки — позволяет создавать бланки любых документов;

• определения - обеспечивает введение значений ставок процентов и сокращений как переменных, используемых для расчетов полей документов, проводок, описываемых в опции «типовые» операции;

• реквизиты — позволяет осуществлять введение реквизитов конкретного предприятия для автоматического их фиксирования в документах и отчетах;

• журналы-ордера — обеспечивает выбор стандартных журналов-ордеров;

• ведомости — дает возможность выбора стандартных ведомостей;

• отчеты — служит для настройки отчетных форм.

Пункт меню «Сервис» реализует дополнительные возможности по работе с информацией, такие, как сохранение и восстановление данных, а также их редактирование.

Современный уровень развития бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, требует от БУИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей БУИС — квалифицированных бухгалтеров необходимо, чтобы система обеспечивала не только автоматизацию всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления средним предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли.

Данный класс бухгалтерских систем относится к универсальным системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Подобные системы в настоящее время занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета на предприятии:

• возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур благодаря использованию справочников ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;

• расширение аналитического учета путем добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана счетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до пятого порядка в глубину;

• регистрация хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто используются два способа: «от проводки», когда, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки, и «от первичного документа», когда ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и др.). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;

• несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:

• на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;

• вручную с клавиатуры на основе первичного документа;

• путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;

• путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;

• формирование любых отчетных документов первичных и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, Главная книга и др.), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и др.). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, в том числе специфические для данного предприятия;

• формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности посредством использования графического редактора;

• сбор информации обо всех этапах работы в целях контроля деятельности работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;

• масштабируемость и способность работать на различных вычислительных платформах и под управлением различных ОС;

• формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;

• надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, бухгалтер, главный бухгалтер, работник склада и др.), закрытия от изменений всех данных за определенный период, периодического резервного сохранения данных с последующим их восстановлением, проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;

• ведение многовалютного бухгалтерского учета;

• ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

К БУИС, используемым для комплексной автоматизации БУ, относятся такие системы, как «ABACUS», рассчитанный на бухгалтерию в 50-60 человек (фирма «Омега»); «Интегратор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» — для комплексной автоматизации и предприятий (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус-предприятие» - вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланке»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и др.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях включает два взаимосвязанных модуля — «Управленческий учет» и «Финансовый учет».

Управленческий учет по отдельным участкам (например, таким, как учет расчетов по заработной плате, готовой продукции и ее реализации, основных средств и нематериальных активов, материальных ценностей, сводный учет и др.) осуществляется посредством использования единого программного комплекса. Такой комплекс ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильному оформлению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильного оформления отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ превращается в главный инструмент его деятельности.

Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных докумен тов, журнал учета хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные аналитические дан баланс и приложения к нему).

Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных операций.

Работа с программным комплексом начинается с его настройки на конкретные условия ведения учета на предприятии в соответствии с действующим планом счетов. Обычно настройка системы осуществляется в три этапа.

Э т а п 1. Настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функций бухгалтерского учета (например, реквизитов предприятия, которые будут напечатаны в отчетных формах, пароля на вход системы, параметров рабочего места бухгалтера при работе с системой и других дополнительных возможностей).

Этап 2. Настройка словарей системы. На этом этапе необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в план счетов системы, составить список организаций, материально ответственных лиц и внести их в соответствующий словарь, заполнить словарь «Номенклатура материальных ценностей», выпол­нить настройку правил формирования баланса. Словари системы можно настраивать и непосредственно при вводе информации с первичных документов. Применение словарей в системе значительно ускоряет процесс занесения новой информации — ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из словаря позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет появление ошибки во время заполнения полей экранных форм.

По структуре построения справочники делятся на простые и сложные. Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименование, дополнительные признаки (справочники на­именований документов, единиц измерения, услуг по счету, операций движения).

Сложные справочники имеют два (и более) уровня вложенности. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемными справочниками, большое количество записей которых невозможно разместить на экране. Так, двухуровневый справочник «План счетов бухгалтерского учета» состоит из разделов (их де­вять согласно плану счетов). Каждый раздел содержит соответствующие разделу счета. Количество записей в разделах составляет порядка 20. Их целиком можно вывести на экран. Трехуровневый справочник также включает разделы, каждый из которых состоит из подразделов. Примером трехуровневого справочника является справочник организаций и ответственных лиц, который содержит следующие уровни:

• разделы (группы организаций-контрагентов, материально ответственные и подотчетные лица);

• подразделы (названия организаций, фамилии материально ответственных и подотчетных лиц);

• банковские реквизиты организации, должности, паспортные данные лицевого счета работников.

Этап 3. Перенос входящих остатков. Для правильного формирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. Входящие остатки переносятся из Главной книги, из оборотных ведомостей движения материальных ценностей и расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройке системы все данные вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытии учетного периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.

Настройка системы выполняется, как правило, ответствен­ными сотрудниками: бухгалтером при самом активном участии специалиста фирмы-разработчика.

Ведение бухгалтерского учета в системе состоит в том, чтобы своевременно и с минимальными ошибками регистрировать хозяйственные операции, отражающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Обычно в системе предусматриваются два способа оформле­ния хозяйственных операций в журнале хозяйственных опера­ций.

Первый способ. Создание первичного документа. После подтверждения его использования осуществляется регистрация хозяйственной операции с использованием данных этого документа. В этом случае типовой цикл подготовки документа любого вида включает следующие этапы:

Регистрация → Печать → Учет.

Цель регистрации - ввести в систему необходимую информацию о документе. Регистрацию любого документа можно выполнить следующими способами:

• вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры;

• с использованием данных ранее зарегистрированного документа;

• с применением образца документа, заранее подготовленного и хранящегося в соответствующем словаре. Все данные из такого образца система автоматически переносит в новый документ и предлагает уточнить их.

Благодаря этому ускоряется ввод информации в базу данных, сокращается число ошибок при вводе.

После регистрации первичный документ может быть распечатан. Перед печатью при необходимости вносятся коррективы в текст документа. Кроме самого документа осуществляется печать реестра первичных документов, кассового отчета и др.

После подтверждения исполнения документа он отрабатывается в учете, результатом чего является зарегистрированная операция в журнале хозяйственных операций.

Второй способ. Регистрация хозяйственной операции непосредственно в журнале хозяйственных операций на основе первичного документа. В этом случае нельзя получить первичных документов, журнал регистрации, кассовый отчет, а также распечатать сам первичный документ.

В аспекте ведения любой бухгалтерии первый способ является более правильным, любая бухгалтерская система должна обеспечивать создание первичных и отчетных документов в электронном и бумажном виде. Основой всех учетных процедур должен являться первичный документ, а не проводка.

Учет всех хозяйственных операций ведется в журнале хозяйственных операций в хронологическом порядке с отражением средств на синтетических и аналитических счетах. Для ведения учета основных средств и нематериальных активов создается электронная инверторная картотека. В ней регистрируются но­вые инвентарные объекты, отражаются операции перемещения, переоценки основных средств в бухгалтерском и инвентарном учете, рассчитывается амортизация (в том числе и для автотранспорта в зависимости от пробега) и автоматически результаты расчета переносятся в журнал хозяйственных операций. Электронная инвентарная картотека служит для хранения индивидуальных характеристик основных средств (заводские номера, содержание драгоценных металлов и др.), норм расчета амортизации. Операции движения основных средств отражаются по материально ответственным лицам и наименованиям ценностей в журнале хозяйственных операций.

Движение материальных ценностей отражается в учете хозяйственных операций в суммовом и количественном выражении по наименованиям и материально ответственным лицам. Регистрация хозяйственных операций с материальными ценностями (поступление, перемещение, списание материалов) может быть выполнена либо через первоначально оформленные первичные документы, либо непосредственно в журнале хозяйственных операций. При формировании цены списания в системе могут ис­пользоваться несколько методов оценки (учетные цены, средние цены, ЛИФО, ФИФО). Они задаются в плане счетов для счета (субсчета), на котором ведется учет материалов.

Для контроля движения средств по счетам и материальных ценностей в системе формируются оборотные ведомости движения:

• средств по счетам;

• материальных ценностей;

• средств по счетам в разрезе проводок, в которых обороты детализируются по задаваемым счетам проводок;

• средств по аналитическим счетам.

В оборотных ведомостях для каждого объекта учета приводятся обороты по дебету и кредиту за определенный период, а также остаток на начало и конец этого периода. Одна запись этой ведомости соответствует одному балансовому счету. Оборотные ведомости являются удобным средством оперативного контроля за движением средств в разрезе счетов и материально ответственных лиц. Оборотные ведомости служат не только для обобщения и анализа учетных данных. Обнаружив в ведомости ошибки, можно найти в журналах регистрации все связанные с ними пер­вичные записи, а затем исправить ошибку.

По фактам финансово-хозяйственной деятельности в течение учетного периода в системе формируются следующие внутренние и внешние отчетные документы:

• баланс предприятия;

• Главная книга;

• книга учета хозяйственных операций;

• кассовая книга;

• ведомости аналитического учета;

• ведомости накопительных аналитических данных к счетам;

• оборотный баланс (обороты за период с выведением остат­ков на конец месяца);

• приложения к балансу;

• дополнительные отчеты.

Форма выдачи на печать каждого из перечисленных докумен­тов, кроме баланса и аналитических отчетов, задается системой.

Баланс предприятия и аналитические отчеты пользователь может изменять как по форме, так и по содержанию. При необходимости можно сформировать нетиповые отчетные документы с помощью генератора табличных приложений. Содержание и форма таких отчетных документов целиком задаются пользователем.