1. Состав и структура элементов экономических информационных систем.

В процессе исследования и разработки ЭИС делят на две части: функциональную и обеспечивающую.

Функциональная часть ЭИС, реализующая экономико-организационную модель управления объектом, состоит из комплекса административных, организационных и экономико-математических методов, обеспечивающих решение задач планирования, учета и анализа показателей для принятия управленческих решений.

Функциональная часть содержит ряд подсистем, конкретный состав которых зависит от особенностей той или иной ЭИС. Эти подсистемы выделяются в соответствии с конкретными целями и включают в себя комплексы или конкретные задачи, решаемые в процессе функционирования ЭИС.

Обеспечивающая часть ЭИС представляет собой комплекс взаимосвязанных средств определённого вида, состоящих из информационного, лингвистического, технического, программного, математического, организационного, правового и эргономического обеспечения.

Информационное обеспечение ЭИС включает в себя систему классификации и кодирования информации, систему нормативно-справочной документации, оперативную документацию, систему организации, ведение, хранение, внесение изменений в нормативную документацию, а также массивы данных на технических носителях.

Всю информацию ЭИС подразделяют на входную, выходную и промежуточную. Входную информацию составляют исходные данные для решения задач ЭИС, в том числе первичные, норма­тивно-справочные и промежуточные. Выходная информация представляет результат решения задач и используется для реше­ния других задач ЭИС как входная.

Входная и промежуточная информация составляет информационную базу ЭИС, которая содержит данные, необходимые для управления объектом, и призвана обеспечивать регулярную и эф­фективную реализацию функций ЭИС.

При разработке информационного обеспечения выполняются следующие основные работы: предпроектное обследование, разработка технического и рабочего проектов, подготовка нормативно-справочной информации (НСИ) и формирование информационной базы ЭИС.

Исходными данными для создания информационного обес­печения ЭИС являются материалы предпроектного обследова­ния, содержащие сведения о существующей системе управления, системе документооборота, действующих классификаторах, технико-экономической информации, нормах и нормативах, систе­ме первичных документов, а также требования к системе кодирования, классификации и информационной базе, определяемые задачами управления.

Лингвистическое обеспечение ЭИС представляет собой совокупность языковых средств, используемых в ЭИС, а также правил формализации естественного языка при общении персонала с вычислительными средствами в целях повышения эффективности машинной обработки информации. Лингвистическое обеспечение призвано облегчить общение человека с ЭВМ.

Лингвистическое обеспечение ЭИС содержит следующие элементы:

• информационные языки для описания структурных единиц информационной базы ЭИС (документов, показателей, реквизитов и др.);

• языки управления и манипулирования данными информационной базы ЭИС;

• языковые средства информационно-поисковых систем;

• языковые средства систем автоматизации проектирования ЭИС;

• диалоговые языки специального назначения и другие языки;

• системы терминов и определений, используемые в процессе разработки и функционирования ЭИС.

Техническое обеспечение ЭИС включает весь комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи обработки, отображения, размножения информации, оргтехнику и др.), обеспечивающих работу ЭИС. Центральное место среди всех технических средств занимает ЭВМ.

Структурными элементами технического обеспечения являются технические средства, методические и руководящие материалы, техническая документация и персонал.

В состав технических средств включаются средства сбора и регистрации информации, ввода, обработки и вывода информации, подготовки данных, средства передачи данных и линии связи, средства диспетчеризации и устройства автоматического съема информации, средства оргтехники и другое вспомогательное оборудование.

Методические и руководящие материалы делятся на следующие три части: общесистемные методические материалы, специализированные руководящие технические материалы и нормативно-справочные документы. В состав общесистемных методических материалов входят государственные и отраслевые стандарты, относящиеся к техническому обеспечению ЭИС, а также ГОСТы единой системы конструкторской и технической документации. В состав специализированных руководящих технических материалов входит комплекс взаимоувязанных методик по всем этапам разработки комплекса технических средств (предварительный выбор, выбор средств сбора и регистрации данных, средств обработки и накопления информации, средств представления данных и др.).

В состав персонала включаются разработчики периферийных средств, систем телеобработки данных, организационно-технического обеспечения, смежных частей проекта, а также монтажно-наладочный, эксплуатационный и обслуживающий персонал.

Программное обеспечение ЭИС представляет собой совокупность программ, позволяющих осуществлять функционирование комплекса технических средств и реализующих решение задач в различных ЭИС.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения.

К общесистемному программному обеспечению относятся операционные системы вычислительного комплекса, предназначенные для расширения функциональных возможностей ЭВМ, автоматизации планирования очередности вычислительных работ, контроля и управления процессом обработки данных, а также автоматизации работ программистов.

Специальное программное обеспечение представляет систему программ в целях реализации необходимых функций управления в рамках разрабатываемой ЭИС математических и организационных моделей. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществляющих организацию и обработку данных.

Инструктивно-методические материалы являются технической документацией по программному обеспечению.

Математическое обеспечение ЭИС включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов для решения задач управления и обработки информации. Математическое обеспечение делится на средства математического обеспечения, техническую документацию, персонал и методы выбора математичес­кого обеспечения ЭИС.

К средствам математического обеспечения относятся средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы многокритериальной оптимизации, методы математического программирования, методы математической статистики, методы теории массового обслуживания и др.

Техническая документация по данному виду обеспечения ЭИС содержит описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, тестовый и контрольный примеры.

Персонал составляют специалисты по организации управления объектом, постановщики задач управления, специалисты по вычислительным методам и др.

К методам выбора математического обеспечения ЭИС относятся методы определения типа задач, методы оценки вычислительной сложности алгоритмов и методы оценок допустимых отклонений получаемых решений от оптимальных.

Организационное обеспечение ЭИС представляет собой совокупность методов и средств, регламентирующих деятельность персонала в условиях функционирования ЭИС. Организационное обеспечение реализует следующие функции:

• анализ существующей системы управления и формулировку направлений повышения ее эффективности;

• выбор направлений совершенствования существующей системы управления;

• выбор и постановку задач управления, повышающих эффективность разрабатываемой системы;

• формулировку требований к комплексу технических средств для решения выбранных задач;

• разработку организационных решений по составу, структуре, организации и методологии решения задач управления в ЭИС, по составу рабочих процедур и предписаний о порядке их выполнения;

• внедрение методов решения задач управления.

Базой для определения принципов создания организационного обеспечения служат результаты предпроектного обследования и выводы о необходимости совершенствования существующей системы управления путем внедрения ЭВМ.

Организационное обеспечение включает совокупность методических и руководящих материалов по различным стадиям разработки и внедрения ЭИС (предпроектное обследование, выбор автоматизируемых задач, их внедрение и др.). В состав средств входит описание постановок экономических задач, пакетов прикладных программ, организационной структуры объекта уп­равления и др.

К технической документации относятся техническое задание на разработку ЭИС, ее технико-экономическое обоснование, технические документы по стадиям разработки и внедрения ЭИС. Персонал включает специалистов по разработке и обеспе­чению функционирования ЭИС, в том числе и внутри функцио­нальных подразделений объекта управления.

Правовое обеспечение ЭИС представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих отношения при создании и внедрении ЭИС и определяющих правовой статус результатов ее функционирования.

Правовое обеспечение этапов разработки ЭИС включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика в процессе создания ЭИС, с правовым регу­лированием различных отклонений в ходе этого процесса, а также с реализацией процесса разработки ЭИС различными видами ресурсов.

Правовое обеспечение этапа функционирования ЭИС включает:

• статус системы в конкретных секторах экономики, правовое положение о компетенции звеньев ЭИС и организации их деятельности;

• права, обязанности и ответственность персонала ЭИС;

• правовое положение отдельных видов процесса управления в ЭИС;

• порядок создания и использования информации в ЭИС, процедуры ее регистрации, сбора, хранения, передачи и обработки;

• методы получения и использования ЭВМ и других технических средств;

• порядок создания и использования математического и программного обеспечения.

Правовое обеспечение подразделяется на общую часть (нормативные акты), регулирующую вопросы организации и функционирования всех ЭИС определенного вида, и на локальную часть, регулирующую специфические вопросы организации и функционирования конкретных ЭИС.

Эргономическое обеспечение ЭИС представляет собой совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования ЭИС и предназначенных для созда­ния оптимальных условий для высокоэффективной и безоши­бочной деятельности специалиста в ЭИС, а также для ее быстрейшего освоения.

В состав эргономического обеспечения ЭИС входят:

• комплекс различной документации, определяющей форму­лирование эргономических требований к рабочим местам, информационным моделям и условиям деятельности персонала, а также выбор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и осуществление эргономической экспертизы уровня их реализации;

• комплекс методов, учебно-методических документов и тех­нических средств, реализующих формулирование требований к уровню подготовки персонала, а также формирование системы отбора и подготовки персонала ЭИС;

• комплекс методов и методик, повышающих эффективность деятельности персонала в ЭИС.

При проектировании ЭИС выполняются следующие работы по учету эргономических факторов:

• определяется степень участия человека в системе, формиру­ются требования к представлению информации (периодичность, допустимое запаздывание и др.);

• определяются условия окружающей среды;

• разрабатываются технология и информационные модели деятельности персонала;

• определяются компоновка и общие виды рабочих мест;

• регламентируются порядок взаимодействия операторов, временная загрузка персонала, эффективность и надежность сис­темы с учетом эргономических факторов;

• разрабатываются содержание сообщений, структура диало­га, способы получения, сбора и представления информации, а также организации эксплуатации и технического обслуживания технических средств и т. п.

В зависимости от целей исследования или проектирования ЭИС функциональные и обеспечивающие подсистемы могут подвергаться дальнейшему делению вплоть до элементарных час­тей — элементов ЭИС. Так, например, функциональные подсис­темы могут разделяться на комплексы задач, задачи, отдельные расчеты, технико-экономические показатели и т. д. Программное обеспечение может быть разделено на общесистемное и специ­альное, а те, в свою очередь, делятся на отдельные программы, программные модули, операторы и т. д.

Глубина разделения ЭИС на части, а следовательно, состав и содержание элементов могут быть различными в зависимости от целей и критериев функционирования ЭИС. Кроме того, состав элементов при прочих равных условиях существенно зависит от сферы действия ЭИС. Так, например, состав элементов ЭИС предприятия существенно отличается от ЭИС корпорации или концерна, имеются также различия в составе элементов ЭИС предприятия машиностроения от ЭИС транспортного предприятия, предприятия связи и т. д.

Процесс выделения в функциональной части ЭИС отдельных самостоятельных подсистем (элементов) называется ее декомпозицией.

Основными принципами декомпозиции являются:

• относительная самостоятельность выделенных подсистем;

• минимизация состава включенных в подсистемы элементов;

• наличие одного или нескольких локальных критериев, способствующих оптимизации режима работы каждой подсистемы и согласующихся с глобальным критерием ЭИС.

Декомпозиция функциональной части ЭИС базируется на определенных подходах. Наиболее широко используются два подхода: структурный и функциональный, связанные с действи­ем соответственно местного и функционального принципов управления.

При первом подходе декомпозиция осуществляется исходя из структурной организации объекта управления, т.е. подсистемы выделяются в соответствии с конкретными подразделениями и службами, существующими на объекте управления.

Во втором подходе в основу выделения подсистем закладывается один или несколько признаков, характеризующих функции управления. К ним относятся фазы управления (планирование, учет, контроль, анализ, регулирование, нормирование и др.), периоды (циклы) управления, уровни управления, вид управляемого ресурса, функциональная сфера управления и др.

Создание и функционирование ЭИС в управлении экономикой базируются на применении информационных технологий. Информационная технология — это процесс, использующий сово­купность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных технологическим процессом по сбору, хранению, обработке, выводу и распространению информации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надежности и оперативности.

Совокупность методов и производственных процессов экономических информационных систем определяет принципы, приемы, методы и мероприятия, регламентирующие использование программно-технических средств для обработки данных в предметной области.

Под информационными ресурсами понимается совокупность данных, представляющих ценность для предприятия (фирмы) и выступающих в качестве материальных ресурсов. К ним относятся файлы и базы данных, документы, тексты, графика, знания, аудио- и видеоинформация.

Цель применения информационных технологий – снижение трудоемкости использования информационных ресурсов, на основе которых вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспе­чения ее актуальности и получения новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления различных предприятий и фирм.

Информационные технологии, применяемые в экономике и управлении, подразделяются в основном на две принципиальные группы:

• предметные информационные технологии, автоматизирующие решение различных прикладных задач;

• информационные технологии общего назначения, являю­щиеся базовым инструментарием для автоматизации процессов обработки экономической информации.

С помощью предметных информационных технологий решаются конкретные задачи, автоматизирующие деятельность ра­ботников в различных областях экономики в рамках автомати­зированных рабочих мест (АРМ).

АРМ представляет собой рабочее место различных работни­ков, оборудованное ПЭВМ и предметно-ориентированными пакетами прикладных программ на основе общей информационной базы. Примерами их являются: АРМ бухгалтера, АРМ статистика, АРМ налоговика, АРМ менеджера и т.д.

С помощью информационных технологий общего назначения, применяемых в разных предметных областях экономики, реализуются следующие основные функции:

• автоматизация отдельных расчетов;

• хранение данных;

• организация документооборота;

• налаживание коммуникаций;

• организация коллективной работы.

Для автоматизации отдельных расчетов применяются информационные технологии (например, текстовые и графические редакторы, электронные таблицы, гипертекстовые и мультимедийные технологии и т.д.), позволяющие выполнять обработку данных и их выдачу в различной форме для многих предметных областей.

Для хранения данных разработаны базы данных, организованные по определенным правилам и независимо от прикладных программ, а также системы управления базами данных (СУБД). В дальнейшем увеличение объемов хранимых данных, использова­ние разных устройств для хранения, а также усложнение методов управления данными привело к созданию распределенной обработки данных, информационных хранилищ.

Организация документооборота, заключающаяся в систематизации, архивации, хранении, поиске и контроле исполнения документов, начиналась с применения текстовых, электронных, графических редакторов, гипертекстовой и мультимедийной технологий, технологий управления базами данных. Позднее начали появляться технологии электронного документооборота, реали­зующие все перечисленные функции.

Для автоматизации функций коммуникации используются сетевые технологии, обеспечиваемые сетевой операционной системой. Для обмена данными между удаленными пользователями активно применяются электронная почта, видеоконференция, интернет/интранет-технологии.

Организация коллективной работы отдельных групп сотрудников и всего предприятия (организации) осуществляется с помощью технологий автоматизации деловых процессов и технологии организации групповой работы.