2.4. Экономический анализ в буис

Для успешного функционирования любого предприятия необходимо оперативное обеспечение лиц, принимающих решения (ЛПР), данными о его хозяйственной деятельности с учетом воздействия факторов внешней среды. Бухгалтерские информационные системы, используемые уже практически на всех предприятиях, позволяют обеспечить руководство только учетной информацией, не располагая средствами для ее анализа и подготовки принятия управленческих решений.

Практическая реализация этих задач индивидуальна для каждого предприятия, поскольку непосредственно связана со спецификой его хозяйственной деятельности. Отражением этой специфики явилось создание информационных систем экономического анализа (ИСЭА), обеспечивающих интеграцию данных финансового и управленческого учета, анализ финансового состояния предприятия и результатов экономической деятельности, анализ эффективности работы подразделений по различным критериям и позволяющих автоматизировать различные задачи анализа экономической деятельности предприятия.

Поскольку функция анализа неразрывно связана с остальными функциями управления, то ИСЭА также взаимодействуют с другими ИС автоматизации управления предприятием. Исходя из степени интеграции и порядка взаимодействия, можно выделить три больших класса ИСЭА:

• системы экономического анализа, реализованные как функциональный модуль (модули) в корпоративных информационных системах (КИС);

• самостоятельные программы.

• специализированные приложения к бухгалтерским и экономическим программным пакетам.

В КИС подсистема экономического управления может быть реализована как единый модуль или разделена на несколько модулей в зависимости от конкретного программного продукта и специфики деятельности компании. Основные функции экономического анализа, как правило, сосредоточены в модуле управления затратами. Это связано с тем, что затраты предприятия, являясь теми ресурсами, которые использует предприятие в процессе своей деятельности, составляют главный объект экономического анализа.

Экономический анализ в КИС базируется как на итоговой информации за определенные отчетные периоды, так и на оперативных данных. Последнее очень важно для крупных холдинговых компаний, поскольку позволяет оценить финансовое состояние на данный момент времени, а не только за прошедший отчетный период. Эта оперативная информация о состоянии компании необходима для переговоров с деловыми партнерами, кредиторами, инвесторами, банками и биржами.

Оперативные данные о происходящих хозяйственных операциях, закупке материалов, сбыте продукции позволяют оценивать финансовые потоки компании и управлять ими. Наиболее простой формой такого управления является бюджетирование, т.е. составление и исполнение бюджета компании. На основе анализа финансовых потоков строится план финансовой деятельности компании, включающий доходные и расходные части бюджета с возможностью детального распределения доходов и затрат. Например, такие системы позволяют оценивать доходность каждого товара или группы товаров, планировать расходы на закупку материалов, маркетинг, заработную плату и т.д. Возможно многоуровневое распределение расходов по каждому подразделению, по каждому материалу и т.д. При этом могут существовать различные виды зависимости между доходом компании и ее расходами.

Большинство представленных на российском рынке самостоятельных программ экономического анализа использует данные бухгалтерского учета, т.е. ориентировано на финансовый анализ деятельности предприятия. Возможности экономического анализа обеспечиваются за счет введения пользователем дополнительных данных, алгоритмов расчета показателей и других настроек системы. Его реализация обеспечивается с помощью таких программ, как «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-Сервис»), «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза»), «Альт-Финанс» (фирма «Альт»), «Audit Expert» (фирма «Pro-INVEST Consulting»), «Ана­литик», «Анализ Финансового Состояния Предприятия» (фирма «ИНЭК»), «БЭСТ-Ф» (компания «Интеллект-Сервис») и др.

В отличие от корпоративных систем в самостоятельных программах экономического анализа отсутствует возможность оперативного управления финансами. Это связано с тем, что в качестве исходных данных для таких программ используется бухгалтерская отчетность, а не оперативная информация о хозяйственной деятельности компании. Программы экономического анализа позволяют оценить финансовое состояние компании, однако не предоставляют возможности проанализировать, каким образом это состояние было достигнуто.

Исходные данные, содержащиеся в бухгалтерской финансовой отчетности, вводятся в программу через экранные формы или конвертируются (передаются и преобразуются в соответствующий формат) из бухгалтерских программ. Затем введенные данные преобразуются в аналитические таблицы, которые обеспечивают сопоставимость исходной информации для расчета финансовых показателей за разные периоды.

Также в целях обеспечения сопоставимости показателей реализуется возможность переоценки статей баланса согласно выбранной методике. Для этого в программных пакетах экономического анализа (ППЭА) предусмотрены следующие операции:

• ведение курса валюты для переоценки (как правило, доллар США и евро);

• детальное описание структуры статей баланса;

• задание коэффициентов переоценки для каждого элемента структуры статьи баланса.

Помимо расчета основных финансовых показателей в ППЭА реализуется возможность расчета показателей, заданных пользователями (специальные показатели). Для этого пользователем создаются таблицы собственных данных, не содержащихся в формах отчетности (например, данные о персонале компании), и задаются алгоритмы расчета пользовательских показателей (например, объем продаж на одного сотрудника, прибыли на одного сотрудника и др.). Данные показатели необходимы менеджерам компании при принятии управленческих решений.

Полученные специальные и финансовые показатели могут быть представлены за несколько отчетных периодов для анализа динамики их изменения. Этот анализ облегчает возможность представления результатов в виде графиков и диаграмм. Общая схема работы программы экономического анализа включает ввод информации через экранные формы или конвертирование из бухгалтерских программ, ввод данных отчетности с использованием коэффициентов и курса валюты, расчет финансовых показателей.

На основе анализа результатов хозяйственной деятельности за некоторый относительно длительный период (два-три года) программа позволяет провести прогнозирование (моделирование) финансового состояния компании в будущем. Эта возможность очень важна при определении перспектив развития компа­нии. Так, ожидаемое устойчивое финансовое состояние, ликвидность баланса, рентабельность компании и высокая деловая активность являются вескими аргументами при переговорах с бизнес-партнерами, акционерами, инвесторами.

В программе экономического анализа могут осуществляться обработка данных нескольких предприятий, получение консолидированного (сводного) баланса нескольких предприятий, получение баланса в стандарте GAAP. Кроме того, реализуется возможность получения рейтинга компаний и их ранжирования (формирования рейтинга) по определенным финансовым показателям или их группе.

Результатные данные экономического анализа могут конвертироваться в таблицы Excel или специальный формат. Например, данные программы экономического анализа Audit Expert могут использоваться программой маркетинговых исследований Marketing Expert и программой составления бизнес-плана Project Expert.

Эти функции приближают программы анализа финансового состояния предприятия к системам поддержки принятия решений, поэтому развитие подобных систем приведет к реализации в них возможности работы не только с данными форм отчетности, но и с оперативными бухгалтерскими данными и позволит реализовать операции по управлению финансами.

В настоящее время отмечается тенденция создания БУИС, существенно расширяющих возможности настройки со стороны пользователя. Эти возможности касаются не только изменения стандартных и создания собственных отчетных документов. Некоторые современные системы имеют встроенные средства разработки специализированных приложений (модулей) для автоматизации решения управленческих задач конкретной организации.

Такие приложения создаются, например, на базе программ фирмы «1С», имеющих встроенный язык программирования. Достоинством таких приложений является то, что они позволяют работать с оперативной бухгалтерской информацией и разрабатываются при непосредственном участии заказчика.

Специализированные приложения могут создаваться в виде отдельных модулей, реализующих те или иные функции управления (включая финансовый анализ и элементы экономического анализа), однако наиболее эффективным решением является разработка единого модуля финансово-экономического управле­ния (ФЭУ), состоящего из отдельных взаимосвязанных блоков.

Главной целью создания такого модуля является автоматизация финансового анализа деятельности предприятия на основе данных как бухгалтерского, так и управленческого учета. Такой анализ позволяет не только оценить общее финансовое состояние предприятия, но и провести экономический анализ в различных разрезах, например рассчитать себестоимость конкретного изделия, оценить эффективность работы подразделений, определить нормативы затрат и выявить причины отклонения от фактических значений, провести CVP-анализ, оптимизировать план производства и т.д.

Несмотря на широкие возможности экономического анализа, реализованные в КИС, а также присутствие на отечественном рынке тиражируемых финансовых пакетов прикладных программ, разработка самостоятельных приложений является принципиально важным направлением развития систем экономического анализа и их практического применения на предприятиях. Это обусловлено рядом обстоятельств.

1. Корпоративные системы очень дорогие, их внедрение требует привлечения специалистов со стороны, переобучения персонала, проведения реинжиниринга бизнес-процессов и т.д.

2. Программы экономического анализа в основном реализуют стандартные функции и имеют ограниченные возможности использования оперативных данных финансового учета.

3. Самостоятельные приложения экономического анализа разрабатываются для конкретного предприятия и могут использовать оперативные данные как финансового, так и управленческого учета.

4. Стоимость разработки самостоятельных приложений экономического анализа относительно невысока, кроме того, возможна их оперативная доработка.

5. Самостоятельные приложения экономического анализа позволяют решить именно те задачи, которые важны для руководства, и обеспечивают выдачу результатов в соответствии с требованиями ЛПР.

Основным недостатком таких систем является зависимость от разработчика. Очевидно, что систему экономического анализа, написанную на C++ или Delphi, с уходом разработчика будет достаточно сложно сопровождать, особенно учитывая постоянное обновление бухгалтерской информационной системы, кото­рая является основным источником данных.

Несмотря на сложности сопровождения, популярностью пользуются приложения, разработанные в среде «1С», как индивидуальные решения, так и типовые модули, предлагаемые партнерами системы «1С: Предприятие». Данные системы обладают следующими преимуществами.

1. Система «1С: Предприятие» является интегрированной ИС (ИИС), в которой автоматизированы все основные функции управления предприятием, следовательно, доступны для анализа соответствующие оперативные данные (в том числе и данные уп­равленческого учета).

2. Система «1С: Предприятие» обладает развитыми средствами разработки собственных приложений, причем использование универсального хранилища данных (метаданных, включающих базы данных, запросы, формы отчетов и т.д.) значительно упрощает процесс разработки и организацию доступа к базам данных.

3. Широкое распространение программных продуктов «1С: Предприятие» обусловило наличие высокопрофессиональных программистов, работающих с этой средой, а также фирм-франчайзи 1С, поэтому не возникает проблем с сопровождением разработанных систем даже при увольнении разработчика.

4. При обновлении основных модулей «1С: Предприятие» соответствующие изменения производятся и в разработанных приложениях (за счет адаптации структуры метаданных), что избавляет от «ручной» доработки.

Главная цель создания такой системы — обеспечение руководства необходимой информацией обо всех аспектах экономического положения предприятия. Как правило, такие данные готовит экономический отдел, экономическое управление или отдел финансово-экономического управления (ФЭУ). На рис. представлена схема поступления данных в отдел ФЭУ на примере производственного предприятия.

Для обработки информации, поступающей в отдел ФЭУ, может быть разработан соответствующий модуль финансово-экономического управления, основная функция которого — комплексный анализ экономической информации. Разработка такого модуля и его внедрение осуществляются в несколько этапов. При этом необходимо обеспечить полноту и достоверность как поступающих, так и результатных данных, определить сроки и формы предоставления документов, процедуры взаимодействия между подразделениями в процессе внедрения и эксплуатации автоматизированной системы ФЭУ.

Ниже приводится примерная последовательность разработки модуля ФЭУ силами программистов компании или с привлече­нием специалистов 1С франчайзи.

Рис. Схема поступления данных в отдел финансово-экономического управления

Этап 1. Определение нормативно-справочной информации, необходимой для работы модуля. К такой информации относятся нормативные затраты труда и материалов, данные о комплектации изделий, нормативной стоимости материалов, часовых тарифных ставках, окладах и иная условно-постоянная информа­ция. Причем некоторые данные могут быть получены непосредственно из соответствующих модулей системы 1С или специализированных конструкторско-технологических программ. Например, использование программы TEHNO позволяет определить:

• трудоемкость изготовления любого изделия, а также входящих в него узлов и деталей;

• плановую трудоемкость продукции по данным плана производства;

• трудоемкость товарной продукции по цехам и видам работ;

• прямые материальные затраты на каждое изделие, узел, деталь исходя из норм расхода материалов и нормативных цен на них.

Этап 2. Проектирование модуля ФЭУ на базе ИИС «1С: Предприятие». В модуле осуществляются:

• выборка необходимых данных финансового и производственного учета, их интерпретация для целей экономического анализа;

• ввод данных из других подсистем управления предприятием, работа которых еще не автоматизирована;

• обработка данных, а также реализация алгоритмов поддержки принятия управленческих решений в области управления рентабельностью продукции, трудовыми и материальными затратами, производительностью труда и др.;

• иные функции в зависимости от потребностей пользователей.

Этап 3. Разработка алгоритмов решения задач оперативного управления затратами. Подсистема оперативного управления финансово-экономического модуля призвана обеспечить руководство информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Основой для разработки этой подсистемы является методика управления по отклонениям. В подсистеме оперативного управления решаются следующие задачи:

• определение фактической рентабельности изделий, групп изделий и фактически достигнутого уровня прибыли по каждому изделию, группе изделий и в целом по предприятию. На основе этих данных проводится анализ объемов и ассортимента продукции, выявляются отклонения от плановых показателей и нормативных затрат на изделие;

• расчет нормативных затрат на оплату труда различных категорий работников, анализ использования нормативного фонда оплаты труда по предприятию, категориям и по каждому работнику;

• определение общих показателей, характеризующих динамику производственной деятельности (объем реализации на одного работающего, средняя заработная плата по категориям работников, потери рабочего времени и др.);

• установление других показателей, необходимых для принятия управленческих решений.

Этап 4. Разработка подсистемы импорта-экспорта данных для обмена информацией с другими программами, используемыми на конкретном предприятии. Например, данные о производственном плане могут конвертироваться в формат «.xls» в целях последующей оптимизации в ППП «Excel» с использованием средства «Поиск решения» или передачи в иную программу, реализующую методы экономико-математического моделирования (GAMS, OSL, CPLEX и другие). Эти программы располагают собственными средствами описания оптимизационной модели, что создает существенные трудности при обмене данными.

Внедрение модуля ФЭУ позволяет обеспечить комплексный экономический анализ деятельности предприятия.

Рассмотренный выше общий подход к автоматизации экономического анализа на производственном предприятии не является универсальным, и подсистема ФЭУ на торговом предприятии или в страховой компании будет значительно отличаться от пред­лагаемой, однако описанные методики и подходы могут быть ценным источником информации для собственных разработок.