3. Охарактеризуйте методи, за допомогою яких може здійснюватися вибір пріоритетних справ менеджера.

Внаслідок значного перевищення обсягу функцій, покладених на керівників, над їхніми можливостями реалізувати ці функції, керівникам доводиться приймати рішення про першочерговість завдань і справ. У цьому випадку прийняття рішення означає визначити пріоритетність.

Визначити пріоритетність - означає прийняти рішення про те, яким із завдань слід надати першочергового, а яким другорядного значення.

Визначення пріоритетності завдань дає змогу менеджеру:

• працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями;

• концентрувати увагу на виконанні тільки одного завдання;

• вилучити справи, які можуть виконати інші;

• наприкінці планового періоду закінчити розв’язання найважливіших питань;

• не залишати невиконаними посильні завдання.

Вибір пріоритетних справ може здійснюватися за допомогою:

принципу Паретто;

методу АБВ-аналізу;

методу Ейзенхауера.

Принцип Паретто в загальному вигляді полягає в тому, що у межах певної множини окремі малі частини мають більше значення, ніж це відповідає їхній питомій вазі у цій множині (співвідношення 80:20).

Перенесення цього принципу у робочу ситуацію менеджера означає, що 20 % витрат праці на дійсно важливі проблеми забезпечують 80 % результату. На решту 80 % витрат праці на другорядні проблеми припадає тільки 20 % результату. Тим самим принцип Паретто вказує керівникам на неоднакову важливість вирішуваних задач, націлює на першочергове виконаний важливих проблем.

Метод вибору пріоритетів за допомогою АБВ-аналізу ґрунтується на таких закономірностях:

найважливіші завдання (категорії А) становлять приблизно 15 % усієї кількості завдань, які виконує менеджер. Значущість же цих справ з погляду внеску у досягнення мети становить приблизно 65%;

на важливі завдання (категорії Б) припадає в середньому 20% загальної кількості і також 20 % значущості завдань і справ менеджера;

менш важливі і несуттєві завдання (категорії В) становлять 65% загальної кількості завдань, але всього 15% значущості усіх справ, які має виконувати менеджер.

Отже, відповідно до висновків АБВ-аналізу, менеджер повинен у першу чергу розв’язувати справи категорії А, щоб за допомогою небагатьох дій забезпечити більшу частину загального результату. Тільки після цього можна займатися справами категорії Б, на які також припадає значуща частина сукупного результату, і лише потім виконувати численні завдання категорії В, які забезпечують найменший внесок до досягнення мети.

Використання принципу Ейзенхауера має такі переваги для керівника, який:

розпочинає роботу з найважливіших справ і концентрує свою увагу тільки на них;

розвантажує себе для дійсно важливих керівних функцій і мотивує працю своїх підлеглих, делегуючи їм частину своїх завдань;

збільшує вимогливість до своїх підлеглих, має можливість заохочувати тих, хто має відповідні здібності.

Залежно від терміновості й важливості Ейзенхауер запропонував 4 категорії пріоритетності справ:

	ТЕРМІНОВІ СПРАВИ	Нетермінові
	І - Термінове й важливе	ІІ - Важливе, але не термінове
важливі	Розв’язання криз Невідкладні завдання Проекти, у яких підходять строки здачі	Планування нових проектів Оцінка отриманих результатів Превентивні заходи Налагодження відносин Визначення нових перспектив, альтернативних проектів
	ІІІ - Термінове, але не важливе	ІV - Не термінове й не важливе
неважливі	Переривання, перерви Деякі дзвінки Деякі наради Розгляд невідкладних матеріалів Суспільна діяльність	Рутинна робота Деякі листи Деякі дзвінки "Пожирачі" часу Розваги

Матриця пріоритетів Ейзенхауера

І. Термінові/важливі справи. Це справи, несвоєчасне виконання яких приведе до значного збитку для Вашого бізнесу. За них варто прийматися негайно й самому їх виконувати.

ІІ. Менш термінові/важливі завдання. Їх не треба виконувати терміново, вони, як правило, можуть зачекати. Складності тут виникають тоді, коли ці завдання рано або пізно перетворюються в термінові й повинні бути особисто Вами вирішені в найкоротший термін. Тому перевірте ще раз ступінь важливості й спробуйте завдання цього типу повністю або частково доручати своїм співробітникам.

ІІІ. Термінові/менш важливі справи. Тут існує небезпека потрапити під "тиранію" нагальності й у результаті цілком віддатися рішенню конкретного завдання, тому що воно термінове. Якщо завдання є не настільки важливим, то воно повинно бути щоразу делеговане, оскільки для його виконання не потрібно яких-небудь особливих якостей.

ІV. Менш термінові/менш важливі завдання. Дуже часто справи цієї категорії осідають на письмовому столі, і без того заваленому паперами. Якщо Ви раптом починаєте займатися цими справами, забуваючи про завдання першої категорії, то Вам не слід скаржитися на перевантаження роботою. Навіть Ваші підлеглі не повинні прийматися за завдання цієї групи.

Отже, визначення пріоритетів сприяє додержанню запланованих строків, мотивації керівника і його підлеглих, зменшенню імовірності виникнення конфліктів і стресів. Оскільки визначення першочерговості справ є досить складним завданням, у теорії менеджменту є рекомендації, які полегшують вибір пріоритетних справ.

4. Вимоги, які ставлять до сучасного менеджера

№	Групи вимог	Вимоги
1.	професійні	- високий рівень освіти, практичного досвіду, компетентності у відпов.професії - широта поглядів, ерудиція - глибоке знання своєї професії і суміжних - прагнення до самовдосконалення - пошук нових форм і методів роботи - допомога оточуючим, їх навч. - вміння організовувати свою роботу - високий рівень організації праці
2.	Особисті	-Психолог.і фіз..здоровя -Високий рівень внутрішньої культури -енергійність -Принциповість і рішучість -Чесність і справедливість -Чуйність та дбайливість -Висока вимогливість до себе та до інших -Почуття гумору Доброзичливе відношеня до людей, оптимізм та впевненість у собі
3.	ділові	-Вміння організовувати підприємство -Забезп.його д-ть усіма видами ресурсів -вміння стратегічно мислити -Вміння підбирати й ефект.викор працівників -Вміння ставити реальні задачі та ефект.їх розподіляти -Вміння самостійно і вчасно приймати ефект.рішення -Вміння мотивувати -Прагнення до влади, лідерства -комунікабельність -Сміливість, рішучість, наполегливість -Вміння переконувати -Вміння делегув.повнов. -Готовність йти на ризик -Прагненя до інновацій