15. Охарактеризуйте процес розробки плану особистої праці менеджера.

1 Скаладання переліку робіт, що потрібно зробити у пл.періоді

2 Визначення витрат часу на ці роботи

3 Формування (обрахування) резерву часу

4 Визнач.фонду роб.часу у плановому періоді

5 КОНТРОЛЬ, якщо часу не вистачає то варто переглянути перелік

7 Внесення змін під час реалізації

6 Складання плану

Будь-яка діяльність повинна мати мету і здійснюватися за раніше складеним планом. Повною мірою це стосується праці менеджера. Як функція управління планування полягає у встановленні цілей і визначенні шляхів їх досягнення.

Процес встановлення особистих цілей менеджера передбачає 3 етапи: Визначення цілей. Аналіз можливостей досягнення встановлених цілей. Уточнення і конкретне формулювання цілей.

Після встановлення цілей розпочинають власне планування праці. Схема процесу планування особистої праці менеджера складається з етапів: Складання переліку робіт, що потрібно зробити в плановому періоді. Визначення витрат часу на ці роботи. Визначення резерву часу. Визначення фонду робочого часу у плановому періоді. Контроль: якщо часу

замало, слід переглянути перелік робіт. Складання плану. Внесення змін під час реалізації.

На 1 етапі менеджер складає перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду. Це можуть бути завдання із перспективного переліку справ, не виконаних у минулому періоді, додані інші справи, завдання, які періодично виникають. Перелік робіт слід складати у письмовій формі.

2 етап: після складання переліку робіт на плановий період необхідно визначити витрати часу, потрібного для виконання кожного виду роботи.

3 етап: оскільки заздалегідь неможливо передбачити, які завдання потрібно буде виконати протягом планового періоду, слід зарезервувати час для непередбачених справ. Взагалі робочий час керівника можна поділити на 3 частини :з таким розподілом часу: заплановані справи - 60%. Виходячи з 8-годинного робочого дня, запланована активність не повинна перевищувати 5-6 год.; резерв часу на непередбачені роботи - 20%; резерв часу на творчу діяльність керівника - 20%.

4 етап: необхідно визначити фонд робочого часу планового періоду. Визначаючи плановий час, слід виходити з 5-6 год. на день. Таким чином, у тижневому плані за п’ятиденний тиждень загальний фонд робочого часу становитиме 40 год., а для розв’язання планових завдань - не більше як ЗО год.

5 етап: перш ніж остаточно встановити план особистої роботи, необхідно здійснити контроль співставленням розрахованих на другому етапі витрат часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу.

6 етап: менеджер складає план особистої роботи до виконання. Для зручності такі плани рекомендується розробляти за допомогою щоденників часу, в яких відображають завдання, необхідні дії, номери телефонів, адреси та іншу інформацію.

Добре зарекомендував себе такий метод план-я,щоб щогодини залишати 15хв.вільного часу.

Особистий план роботи повинен бути реальний і не перевантаженим.

Планування робочого часу менеджера повинно здійснюватись з врахуванням раціональної черговості проблем, які потрібно вирішити.

До плану особистої роботи заносять:

• справи з фіксованим терміном виконання;

• справи, що викликають значних витрат часу;

• невідкладні та неприємні справи.

Даний план повинен включати вирішення не більше 10 проблем в т.ч.не більше 3 першочергових.

Найбільш важливі складні, неприємні справи доцільно планувати на першу половину дня.

Найменш продуктивний час можна віднести на вирішення другорядних справ.

Складання денного плану варто починати ввечері напередодні. Варто передбачати «вікна» на несподівані проблеми.

Важливо щоб менеджер починав робочий день, ще до того як прийдуть підлеглі.

Плани потрібно складати в різних ключових сферах: робота та особисте життя, друзі, фінансові результати.