2.3.Використання комп’ютерних технологій на ТзОв „Бюро „Март”
Товариство з обмеженою відповідальністю „Бюро „Март” створене 28 червня 2002 року. За весь період існування кількість співробітників зросла майже вдвічі, зросли обсяги виробництва, збільшились обсяги реалізованої продукції та послуг, ускладнилось і збільшилось технічне забезпечення фірми, підприємство завдяки розширенню обсягів виробництва було змушене розширювати виробничу базу, і тепер деякі підрозділи знаходяться не за безпосередньо юридичної адресою (вул.Коперніка, 9а), а і в приміщенні по вул.Соборній 260.
Рис. 2.1. Система управління інформаційними потоками ТзОВ „Бюро ”Март”
Iвх. – вхідна інформація про зовнішнє середовище підприємства, стан ринку та конкурентів
Iоз. – ознайомча інформація про стан об’єкта управління
Iу. – управляюча інформація, накази, завдання та розпорядження керівництва
U – вплив, що здійснює на підрозділи директор та заступник, в т. ч. контроль за виконанням поставлених завдань
V – вплив зовнішніх економічних чинників
К
ерівник
підприємства безпосередньо знаходиться
за адресою по вул.Коперника 9а. Там же
знаходяться секретар; бухгалтерія;
відділи маркетингових досліджень;
реклами і стимулювання послуг та їх
реалізації. А заступник з основними
виробничими підрозділами (відділом
товарної номенклатури; поліграфічною
та тиражної книжково-журнальної продукції
групами) — по вул.Соборній, 260, тому обмін
інформацією між ними проходить як в
усній та і письмовій формах, в т. ч. за
допомогою телефонного зв’язку.
По суті по Соборній, 260 знаходиться виробництво.
Загальна схема інформаційних потоків на підприємстві представлена на рис. 2.1.
У власності підприємства знаходиться 24 комп’ютери, які використовуються за призначенням з різною інтенсивністю. Схема забезпечення комп’ютерною технікою ТзОВ „Бюро „Март” представлена на рис. 2.2.
1 Комп’ютер
Рис. 2.2. Схема забезпечення комп’ютерною технікою ТзОВ „Бюро „Март”
Аналізуючи використання інформаційних технологій (ІТ) на ТзОВ „Бюро „Март”, необхідно умовно підприємство поділити на „виробничу” та „невиробничу” сфери. До „невиробничої” необхідно віднести директора; заступника; секретаря; відділи маркетингових досліджень; реклами і стимулювання послуг; їх реалізації і бухгалтерію, а до „виробничої” — товарної номенклатури, поліграфічну групу та групу тиражної книжково-журнальної продукції, використання інформаційних технологій в яких радикально різниться, хоча необхідно наголосити, що цей поділ виключно умовний.
Використання ІТ підприємством сприяє пришвидшенню та підвищенню якості багатьох процесів та завдань, скороченню витрат та більш ефективному використанню ресурсів підприємства.
Використання комп’ютерів робить діяльність підприємства і персоналу в цілому ефективнішою.
Крім того підприємством використовується різноманітна організаційна та інша виробнича техніка, що функціонує на базі персональних комп’ютерів (принтери, сканери, факси, копіювальні пристрої (ксерокси) тощо). Виробниче устаткування також здебільшого комп’ютеризоване, що в свою чергу дозволяє спростити виробничий процес, та звести до мінімуму людське втручання.
Розглянемо використання інформаційних технологій всіма структурними одиницями та підрозділами підприємства.
Робочі місця блоку „невиробничої” сфери, до якого входять директор; заступник директора; секретар; відділи маркетингових досліджень; реклами і стимулювання послуг; їх реалізації та бухгалтерія, укомплектовані системними блоками топ-конфігурації з високошвидкісним доступом до внутрішньої мережі та мережі Internet. Крім того директор; заступник директора; начальники відділів маркетингових досліджень; реклами і стимулювання послуг; їх реалізації та головний бухгалтер забезпечені службовими ноутбуками.
Робочі місця директора, заступника директора та секретаря укомплектовані стандартними системними блоками рівня Pentium IV. Крім того робоче місце секретаря з погляду комплектації оргтехнікою – найбільш обладнане робоче місце. В приймальні встановлено 2 багатофункціональні друкуючі пристрої (надалі – „БДП”), 2 сканери формату А3 та А4, факс, системний телефон з можливістю керувати вхідними та вихідними дзвінками (перенаправлення виклику, конференція, режим „зайнято” та ін.).
Бухгалтерія. Застосування комп’ютерних технологій у бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Організація бухгалтерського обліку в умовах його комп’ютеризації залежить у першу чергу від реалізованого на відповідних технічних засобах програмного забезпечення. Отже вибір програмного забезпечення — найважливіший аспект створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку (КСБО), оскільки відповідає вибору форми обліку на підприємстві.
Для того, щоб не помилитись у виборі програми, необхідно виконати порівняльний аналіз подібних програм, присутніх на ринку. Перший крок для порівняння можливостей наявних програмних продуктів —їх класифікація. Це дуже важливий етап в організації комп’ютеризованого обліку: тільки після поділу програмного забезпечення на групи за певними критеріями можна формулювати вимоги до програм і порівнювати їх функціональні можливості.
З погляду розробників програмного забезпечення найбільш повною є класифікація програм бухгалтерського обліку, яка склалася при проведенні конкурсів програмного забезпечення. Ця класифікація поєднує в собі критерії для групування як за призначенням, так і за способом реалізації бухгалтерських функцій і розміром підприємств.
Управлінські системи. До цього класу входять функціонально повні системи організаційного управління з елементами бухгалтерського обліку, планування, діловодства, а також з модулями прийняття рішень і деякими іншими. Бухгалтерська складова програми в даному разі неголовна. Більш важливий взаємозв’язок усіх складових систем, можливість ефективного управління підприємством, допомога у вирішення головного завдання бізнесу - в отриманні прибутку.
Фінансово-аналітичні системи. Це різноманітні програми фінансового аналізу на основі бухгалтерських даних, за допомогою яких автоматизуються завдання зовнішнього і внутрішнього аудиту [55].
Правові бази даних. До них належать упорядковані довідкові системи, що містять підібрані в тематичному або хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, бухгалтерського обліку тощо. Ці системи дозволяють швидко знаходити потрібні документи, оперативно відстежувати зміни та доповнення до них. Вони мають опосередковане відношення до бухгалтерських програм. Хоча цю категорію програмного забезпечення було створено, перш за все, на допомогу юристам, значна її частина орієнтована на таких користувачів, як бухгалтери, фінансисти, економісти.
2 комп’ютеризованих робочих місця бухгалтерії забезпечені комп’ютерами, підключеним до внутрішньої мережі (без доступу до Internet) та з можливістю друкувати документи. Конфігурація 1-го комп’ютера стандартна, оскільки особливих вимог до бухгалтерії не встановлюється. На сьогодні це системний блок рівня Pentium IV. На комп’ютері головного бухгалтера встановлено серверні частини програм „Accent”, „Податкова звітність”, АРМ „Пенсійний звіт” та інші (несерверне програмне забезпечення – наприклад система „Клієнт-Банк”). Крім того комп’ютер головного бухгалтера має резервне підключення до мережі Інтернет через звичайний модем. Високих швидкостей це не дає, але в разі непрацездатності основного каналу доступу до Інтернет, його цілком достатньо для проведення платежів та отримання виписок.
Маркетингова діяльність сучасного підприємства характеризується необхідністю проводити аналіз великого об’єму інформації. Своєчасно аналізувати маркетингову інформацію без застосування інформаційних технологій неможливо. В першу чергу це викликано тим, що скоротилися терміни технологічного процесу з випуску товарів. З іншої сторони, загострення конкуренції та скорочення термінів розробки товарів-аналогів потребує швидких точних дій.
Застосування інформаційних технологій традиційно почалося з автоматизації внутрішнього середовища компаній та аналізу поточного стану запасів сировини та готової продукції. Пізніше маркетингові інформаційні системи стали дозволяти прогнозувати збут продукції та розраховувати вартість різних варіантів поставок сировини постачальниками.
„В сучасному інформаційно-орієнтованому суспільстві оперативний доступ менеджерів компаній до відомостей про ринкову ситуацію є очевидною конкурентною перевагою” зазначає Філіп Котлер [44]. Маркетингова інформаційна система („МІС”) - це сукупність програмного та апаратного забезпечення, застосування якого спрямоване на отримання необхідної маркетингової інформації для прийняття правильного рішення.
Використання інформаційних систем дозволяє централізувати збір і контроль інформації, дає можливість одержувати відповіді по законодавчим, правовим, нормативним та іншим питанням всім користувачам системи в умовах, коли з системою водночас працюють декілька користувачів.
Відділи маркетингових досліджень; реклами та стимулюваня послуг; їх реалізації досліджують ринок, розроблять рекламні кампанії, вивчають потреби споживачів, укомплектовані комп’ютеризованими робочими місцями подібно до директора та його заступника — комп’ютерами рівня Pentium IV, підключенням до внутрішньої мережі та доступом до Internet. На них встановлені системи „Accent” та „MS Offce”, передбачена можливість мережевого друку та сканування документів.
У кожному підрозділі встановлено мережевий принтер у вигляді БДП.
Дещо відрізняється забезпечення комп’ютерами відділів так званого „виробничого” блоку підрозділів організації, — відділу товарної номенклатури з підпорядкованими йому поліграфічною групою та групою тиражної книжково-журнальної продукції.
Безпосередньо відділ товарної номенклатури забезпечує випуск поліграфічної, книжково-журнальної продукції та внесення відповідних записів до загальної бази даних, забезпечений комп’ютерною технікою і програмним забезпеченням подібно до підрозділів „невиробничого” блоку товариства, тобто 2-ма комп’ютерами рівня Pentium IV, підключеними до внутрішньої мережі, доступом до Internet і встановленими на них програми „Accent” та „MS Offce”, в тому числі системою керування базами даних „MS Access”. Також передбачена можливість мережевого друку та сканування документів.
Все, описане вище забезпечення обчислювальною технікою, підрозділів товариства є допоміжними засобами виконання своїх функцій „yевиробничими підрозділами” товариства.
А от призначення комп’ютерної техніки, периферійного обладнання та інших пристроїв поліграфічної групи та групи тиражно-книжкової продукції принципово інше — витробниче, — за їх допомогою безпосередньо створюється рекламна продукція „Бюро „Март”: розробляються дизайни, а окремі вироби рекламної продукції і безпосередньо виготовляються, сувенірів, рекламних пакетів, транспортної реклами, зовнішньої реклами (вивісок, лайт-боксів). Для цього в поліграфічній групі комп’ютерна техніка постійно оновлюється або взагалі замінюється на найбільш сучасну за параметрами, особливо монітори та периферійне обладнання, тут наявні засоби широкоформатного друку (плотери) для чорно-білого та кольорового друку формату А1, БДП, сканер підвищеної роздільної здатності.
Комп’ютеризовано гравюрне, ліногравюрне, літографчне виробниче устаткування, що дозволяє спростити виробничий процес та звести до мінімуму людське втручання.
Група тиражної книжково-журнальної продукції найресурсоємніша з витрат паперу та інших матеріалів до друкуючих пристроїв. У її розпорядженні 2-і потужні робочі станції конфігурації, подібної до поліграфічної групи. А от приферійне обладнання дещо відрізняється відсутністю плотерів, наявністю звичайних сканерів, БДП та пристрою тиражування продукції ризографом для чорно-білого друку.
На даний час комп’ютерна обробка даних забезпечується орієнтовно на 90% за рахунок об’єднання в єдину локальну мережеву систему великої кількості багатофункціональних та інтенсивно взаємодіючих між собою компонентів.
Як уже згадувалось вище, на підприємстві використовується 24 робочі станції. Кожен працівник має доступ до сучасного комп’ютера, який відповідає всім вимогам та потребам співробітників. Майже усі комп’ютери підключені до локальної мережі, що значно полегшує їх роботу та обмін інформацією. Це як потужні робочі станції, які дозволяють швидко обробляти великі масиви різноманітної інформації, так і комп’ютери середньої потужності, які використовуються для виконання менш ресурсоємних задач. При виборі моніторів основна увага приділялась зручності та безпеці для здоров’я. Тому в кожного працівника, від директора і до секретаря, використовуються TFT-монітори діагоналлю 17”. Монітори даного типу дозволяють встановлювати розширення 1280*1024 пікселів без жодної здоров’ю.
На всіх комп’ютерах використовується достатньо популярна на даний час операційна система „Windows XP”, яка досить зручна в користуванні і забезпечує ефективну роботу. Використання „Windows XP” вже важливе тому, що стало своєрідним „стандартом” та забезпечує підтримку багатьох виробників обчислювальної техніки та програмного забезпечення.
Створення, обробка та редагування інформації (різноманітних договорів, звітів, актів та ін. внутрішніх та зовнішніх документів) відбувається за допомогою використання програмного пакету „Microsoft Office 2003”, що єспадкоємцем „Microsoft Office XP”. Він дозволяє забезпечити взаємозв’язок людей, даних і бізнес-процесів, спрощуючи прийняття найбільш ефективних заходів і одержання високих результатів. У „Microsoft Office 2003” містяться структурні модулі, необхідні для створення рішень з використанням бізнес-даних, а також засоби, що допомагають передбачати зміни, керувати ними, реагувати на них.
Завдяки використанню „Microsoft Office 2003” забезпечується більш швидка й ефективна спільна робота груп і розширюються можливості участі співробітників у створенні бізнес-середовищ, що вимагають великих витрат ресурсів.
Комплект програмних продуктів „Microsoft Office 2003” включає кілька додатків, що утворюють єдине середовище для обробки будь-якої інформації. До його складу входить потужний текстовий редактор „Microsoft Word”, електронний процесор „Microsoft Excel”, засіб для підготовки і демонстрації презентацій „Microsoft PowerPoint”, інструмент організації й планування роботи „Microsoft Outlook”, а також менш значні для організації роботи підприємства додатки.
Microsoft Word. Потужний текстовий редактор, що дозволяє швидко створювати документи будь-якої складності, — загальновизнаний найпопулярніший сьогодні редактор у світі. „Word” начинений „швидкими” командами і найсучаснішими засобами, такими як вбудована перевірка правопису і словник синонімів, що допомагають грамотно складати документи, і готові шаблони, що дозволяють об’єднувати окремі замітки, листи, рахунки й брошури без надмірних зусиль.
Основні можливості:
одночасно працювати з багатьма документами;
автоматична перевірка орфографічних, граматичних та стилістичних помилок введеного тексту;
можливість змінювати, редагувати та видаляти створену інформацію;
просте та зручне створення малюнків, графіків, таблиць;
можливість працювати з складними математичними формулами;
зручність відправки документів поштою чи за допомогою Інтернет.
Це далеко не всі функції, які він виконує, а ті, що найбільш широко використовуються.
За допомогою програми Microsoft Word формуються звіти, друкуються різного роду угоди, прайс-листи, плани виробництва та ще багато різних але водночас важливих документів. Звичайно, всі програми, які є на підприємстві, ліцензійні.
Microsoft Excel. Табличний електронний процесор. Використовується, зокрема, для створення матриць даних (специфічної форми організації сортування інформації); складання діаграм та графіків, проведення аналізу різного роду цифрової інформації. Дозволяє робити з числами те ж саме, що „Word” з словами. „Excel” використовується для складання бюджетів і фінансових звітів, перетворення числових даних у наочні діаграми і графіки, вбудовані функції дозволяють проводити аналіз і прогнозування. Взагалі перераховувати усі можливості „Excel” можна дуже довго, тому варто, майбуть, відмітити, що цим додатком користуються навіть у міністерстві фінансів України для формування бюджету держави.
Саме в „Microsoft Excel” здійснюються всі розрахунки за день, тиждень, місяць, квартал, рік. За допомогою „Microsoft ”Excel виконується прогнозний розрахунок діяльності підприємства на місяць, квартал та рік.
За допомогою „MS PowerPoint” на підприємстві готуються презентації продукції підприємства. Це дозволяє зацікавити клієнта та наочно показати йому всі переваги об’єкта.
„Microsoft Office Outlook 2003”. Коженй комп’ютер підприємства підключений до однієї локальної мережі. За допомогою „Microsoft Outlook”, на підприємстві її ще називають „поштою”, передають інформацію, як в межах підприємства, так і „назовні”. „Microsoft Outlook 2003” є диспетчером особистих даних і програмою зв’язку системи „Microsoft Office System”. З допомогою неї забезпечується єдиний центр управління електронною поштою, календарями, контактами та іншими особистими відомостями і даними груп підприємства. Завдяки таким основним функціям „Outlook 2003” як автоматичне групування повідомлень, обробка небажаної пошти і поліпшені засоби перегляду повідомлень, стають більш досконалими способи організації даних і управління ними, а також підвищується швидкодія й ефективність користувачів.
Для роботи з глобальною мережею Інтернет використовується браузер Internet Explorer. Даний браузер є складовою частиною Windows ХР, дозволяє зручно переглядати веб-сторінки, реалізовує закладки. Перевагою Internet Explorer є те, що веб-сторінки пишуться в основному під нього, що є додатковою гарантією доступу до потрібної інформації.
Для роботи з глобальною мережею Інтернет використовується браузер Internet Explorer. Даний браузер є складовою частиною Windows ХР, дозволяє зручно переглядати веб-сторінки, реалізовує закладки. Перевагою Internet Explorer є те, що веб-сторінки пишуться в основному під нього, що є додатковою гарантією доступу до потрібної інформації.
Рис. 2.3. Зразок робочого вікна „Microsoft Outlook”
Для організації бухгалтерського обліку на підприємстві використовується універсальна система автоматизації діяльності підприємств „Accent”, яка призначена для обробки різних видів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку.
Дана система функціонує на підприємстві з моменту заснування. За цей час було внесено багато змін і доробок. Це значно спростило процес управління та полегшило роботу з документами та даними. Вона дозволяє одночасно працювати декільком користувачам з однією інформаційною базою; автоматично оновлює інформацію на екрані при зміні її іншими користувачами, а також захищає від несанкціонованих змін.
Рис. 2.4. Зразок робочого вікна системи „Accent”
Конфігурація орієнтована на ведення оперативного і бухгалтерського обліку на середніх підприємствах, основний вид діяльності яких — виробництво продукції, виконання робіт чи послуг.
„Accent” підтримує найбільш розповсюджені схеми виробництва продукції і методики обліку її собівартості. В ній реалізовані наступні рішення:
розширений облік виробничих витрат;
облік виробництва продукції з давальницької сировини;
облік багато-переробного виробництва продукції з довільним вкладенням напівфабрикатів у її склад;
облік масового виробництва продукції;
нормативний метод попередньої калькуляції собівартості виготовленої продукції, напівфабрикатів (робіт, послуг);
можливість випуску готової продукції з одночасним списанням в оприбутковування на склад готової продукції за її плановою, нормативною, фактичною, собівартістю затрат або за нульовою собівартістю;
облік браку у складі готової продукції і облік затрат на брак;
автоматизація процесу розподілу загально виробничих і прямих виробничих затрат;
виробництво матеріальних затрат відповідно вказаним нормам;
можливість отримання звітної інформації про нормативну і фактичну собівартість виробленої продукції;
складання фактичних калькуляцій готової продукції з автоматичним корегуванням її собівартості.
Облік торгівельної діяльності підтримує найбільш розповсюджені операції по закупці, зберіганню і продажу запасів підприємств, а також зв’язані з цими операціями взаєморозрахунки з постачальниками і покупцями:
облік транспортно-заготівельних витрат на окремих субрахунках;
придбання товарно-матеріальних цінностей у вітчизняних і зарубіжних постачальників та облік додаткових витрат на їх придбання;
оформлення різноманітних складських операцій: переоцінки, списання,
оприбутковування надлишків та інвентаризації;
облік продажів продукції, товарів, робіт, послуг;
облік товарних кредитів і контроль за їх погашенням;
оформлення роздрібних продажів з використанням електронних контрольно-касових апаратів та іншого торгового обладнання;
гнучка система відслідковування взаєморозрахунків з контрагентами.
Для організації бухгалтерського обліку в програмі запропонована методика, розроблена у відповідності з нормативною базою по веденню бухгалтерського обліку госпрозрахунковими підприємствами.
В рамках цієї методики запропоновані: план рахунків, заповнений у відповідності з планом рахунків, затвердженим Міністерством фінансів України для використання підприємствами і організаціями в бухгалтерському обліку виробничо-господарської діяльності.
Загалом „Accent” — універсальна система автоматизації діяльності підприємств, яка використовується для будь-яких аспетів їх економічної діяльності, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку.
Доступ системи „Accent” до обмежений у відповідності з завданнями тієї чи іншої адміністративної служби. Для входження в систему ідентифікатором користувача виступає його прізвище, а ключем призначений пароль. Особливо обмежений доступ до документів і даних, які використовуються бухгалтерією.
Система захисту локальної мережі підприємства представлена антивірусним програмним продуктом „Norton Symantec Client Security”.
Таким чином інформаційно-комп’ютерне забезпечення ТзОВ „Бюро „Март” задовільне, оскільки співробітники використовують сучасні технології, достатньо забезпечені комп’ютерною технікою. До того ж вміння застосовувати інформаційну техніку є вимогою при прийому на роботу в товариство.
Разом з тим відділи маркетингових досліджень; реклами і стимулювання збуту; реалізації послуг у процесі своєї діяльності крім типових звітів, що забезпечуються системою „Accent”, використовують додаткову звітну документацію, яка нею не генерується. Не дивлячись на достатньо сучасний „парк” комп’ютерної техніки підприємства, необхідно враховувати її швидке моральне старіння, що навіть передбачено в нормах амортизації персональних комп’ютерів як основних засобів виробництва — 25% на рік, що говорить про втрату ними свого значення протягом всього 4-х років служби і необхідності постійного оновлення.
Тому модернізація комп’ютерного обладнання та використання найбільш сучасних ІТ позитивно впливають на розвиток та діяльність підприємства, що в призводить до збільшення обсягів реалізації продукції та відповідно збільшення прибутку.