1 .2. Прийняття рішень в інформаційному середовищі

Функції управління мають дві загальні характеристики: всі вони потребують прийняття рішень, і для всіх необхідна комунікація та обмін інформацією. Через це забезпечується їх взаємозалежність, прийняття рішень і комунікації часто називають зв’язаними процесами.

Процес прийняття рішень починається з одержання інформації про внутрішнє та зовнішнє середовище [28]. Визначається достовірність та повнота інформації. Керівництво постійно перебуває в інформаційному середовищі й одержує дані для багатьох рішень у межах управляючої системи. Тому необхідно фільтрувати дані стосовно кожного процесу прийняття рішень. Конкретне управлінське рішення приймається на основі аналізу спеціально відібраної інформації.

Структуризація та аналіз інформації, сукупність об’єктивних та суб’єктивних факторів дає змогу визначати важливість проблеми й обґрунтовувати необхідність її розв’язання. Після виявлення проблеми головне завдання — чітко її сформулювати. Від формулювання проблеми залежать важливі елементи управлінського рішення — визначення мети і завдань.

Визначення мети, якою досягається вирішення поставлених проблем, дає змогу конкретизувати набір завдань, розв’язок яких забезпечує її досягнення.

У процесі управління постійно відбувається обмін інформацією [29]. На даний час це об’єктивна необхідність, зумовлена, зокрема, вимогами ринку адекватно реагувати на зміни, що виникають в процесі виробництва, що динамічно розвивається. Потрібно не тільки мати в своєму розпорядженні своєчасну і точну інформацію, але уміти осмислювати її, робити необхідні висновки і результативно втілювати їх в управлінських решеннях. Через це необхідність присутності інформаційної складової в управлінні очевидна, оскільки вона є основою всього управлінського процесу. Інформацію можна трактувати як сукупність відомостей, повідомлень, матеріалів, даних, що визначають міру потенційних знань керівництва про процеси або явища в їх взаємозв’язку. Інформація в менеджменті — це сума потрібних, сприйнятих і усвідомлених відомостей, необхідних для аналізу конкретної ситуації, що дають можливість для комплексної оцінки причин її виникнення і розвитку, що дозволяє визначити ряд альтернативних рішень, з яких реально (виходячи з конкретної ситуації) знайти оптимальне управлінське рішення, здійснити контроль за його виконанням. Склад, зміст і якість інформації, яка подається керівництву, мають визначальну роль в забезпеченні дієвості управління.

Сучасні розробки інформаційних систем менеджменту, технологій систем та комунікацій просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій [30]. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючі вимоги управлінців до забезпечення інформацією. Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота, корисність інформації для прийняття рішень.

В наш час найбільша частина технологічних розробок в галузі інформаційних технологій застосовується для вирішення оперативних управлінських задач. Новітні розробки свідчать про зростання можливостей вдосконалення інформаційних технологій в таких ключових напрямках:

- значне підвищення показників ефективності технології;

- спрощення доступу і розширення потенційних можливостей засобів програмного забезпечення і широкого застосування „відкритих технологій”;

- створення дружнього інтерфейсу користувача;

- істотне покращання якості і функцій інформаційних технологій та зниження їх вартості.

Основні переваги для організацій, які надає використання передових інформаційних технологій в управлінні:

• застосування сучасних засобів зв’язку та обробки інформації у повсякденній діяльності дозволяє значно скоротити витрати на рутинну та малоефективну роботу і підвищити її результативність;

• застосування інформаційних систем менеджменту надає можливість розглядати проблеми управління організаціями у взаємопов’язаному комплексі і підняти ефективність управлінської праці на якісно новий рівень.