Висновки

Інформаційні системи можна класифікувати за функціональною ознакою та рівнем управління.

Структура інформаційної системи може бути представлена як сукупність її функціональних підсистем, відповідно, інформаційна система класифікується за функціональною ознакою.

У практиці діяльності виробничих та комерційних об’єктів типовими видами діяльності, які визначають типову ознаку класифікації інформаційних систем, є виробнича, маркетингова, фінансова, кадрова діяльність.

Створення ефективних умов функціонування інформаційних ресурсів підприємства потребує концепції управління інформаційною системою організації, мета якого - ефективне управління інформаційними ресурсами (внутрішніми і зовнішніми) за допомогою сучасної інформаційної техніки. Впровадження но­вих інформаційних технологій в управлінську діяльність має на меті не тільки автоматизацію рутинних методів опрацювання інформації, й організацію інформаційно-комунікативного процесу на якісно новому рівні.

Кожне підприємство чи організація є складною соціально-економічною системою, яка поєднує у виробничому процесі різноманітні матеріальні елементи, людські ресурси та інформаційні зв’язки.

Тому в діяльності керівників будь-яких підприємств можна визначити і певні загальні риси, до яких в першу чергу відносяться функції управління.

Функції управління — це об’єктивно обумовлені загальні напрямки або сфери діяльності, які у сукупності забезпечують ефективну кооперацію спільної праці. Управління – це процес збору, переробки, передачі інформації і впливу на об’єкт управління для забезпечення його цілеспрямованої поведінки при змінних умовах. Функція (з лат. діяльність, обов’язок, робота) – призначення, роль, яку виконує визначений інститут або процес. Управління виконує такі основні функції: планування, облік, контроль і регулювання.

Сутність планування, як функції управління підприємством, полягає в обгрунтуванні цілей і шляхів їх досягнення на основі виявлення комплексу завдань і робіт, а також визначення ефективних методів, способів і ресурсів усіх видів, необхідних для виконання цих завдань та встановлення їх взаємозв’язку. Планування є основною ланкою та організаційним початком всього процесу реалізації цілей підприємства.

Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він є засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Головна його мета - у створенні гарантій виконання планових рішень.

Облік є базою для планування та аналізу виробничо-господарської діяльності з метою контролю та підвищення ефективності виробництва шляхом виявлення резервів.

Функція регулювання полягає в ефективному регулюванні та забезпеченні нормального проходження виробничих процесів на підприємстві. Якщо процес прийняття рішень відбувається без систематичної підготовки, то мають місце інтуїтивні імпровізовані рішення. Такі рішення, як правило, приймаються за умов нестачі інформації і безпосередньо перед їхньою реалізацією. Сутність регулювання за даним підходом полягає в розробці прийнятого рішення в деталях і наданні розпоряджень щодо його виконання.

Термін „алгоритм управління” застосовується в понятті визначеної послідовності дій, вибраних керівником з метою перетворення вихідної ситуації в бажаний, відповідний визначеній меті результат. „Алгоритмізація” діяльності може використовуватись до будь-якої з розглянутих функцій і має відповісти на питання, які саме дії мають бути включені в стратегію управління при здійсненні тої чи іншої функції. Рішення про цілеспрямований алгоритм приймається з самого початку, але можливим зміна напрямків діяльності в залежності від результатів, отриманих після виконання попередніх кроків управління.

Вибір того чи іншого алгоритму визначається ступенем складності проектної ситуації. Бувають ситуації, в яких процес управління проходить у відомих ситуаціях, коли ця складність практично виключає необхідність новаторської діяльності. У таких ситуаціях ефективним може бути лінійний алгоритм управління. Цей алгоритм відображає управління, яке складається із низки послідовних дій, в яких кожна дія залежить від результату попередньої дії, але не залежить від результатів наступних дій. Якщо після отримання результатів на одній із стадій приходиться вертатись до одного із попередніх етапів, то такий алгоритм стає циклічним. В управлінських завданнях, коли функції окремих структур управління не співпадають, може мати місце так званий розгалужений алгоритм. Адаптаційні алгоритми відрізняється тим, що у них з самого початку визначається лише перший крок, перша дія.

Важливим є не тільки вибір схеми алгоритму, але і спосіб визначення кроків пошуку, що суттєво залежить від конкретного вибраного методу вирішення проблеми.

Процес прийняття рішень починається з одержання інформації про внутрішнє та зовнішнє середовище. Визначається достовірність та повнота інформації. Менеджер постійно перебуває в інформаційному середовищі й одержує дані для багатьох рішень у межах управляючої системи. Тому необхідно здійснювати фільтрацію даних стосовно кожного процесу прийняття рішень. Конкретне управлінське рішення приймається на основі аналізу спеціально відібраної інформації.

Структуризація та аналіз інформації, сукупність об’єктивних та суб’єктивних факторів дає змогу менеджеру визначити важливість проблеми й обґрунтувати необхідність її розв’язання. Після виявлення проблеми головне завдання менеджера — чітко її сформулювати. Від формулювання проблеми залежать важливі елементи управлінського рішення — визначення мети і завдань.

У процесі управління постійно відбувається обмін інформацією.

Сучасні розробки інформаційних систем менеджменту, технологій систем та комунікацій просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючі вимоги менеджерів до забезпечення інформацією. Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота, корисність інформації для прийняття рішень.

П’ятикратне збільшення продуктивності від останніх нововведень в електронному обладнанні і програмному забезпеченні, а також скорочення витрат на їх придбання сприяють швидкому розвитку експертних систем і систем штучного інтелекту завдяки розповсюдженню телекомунікацій не тільки в організації, але і серед клієнтів. Все це сприяє перетворенням, які перетворюють чисто технічні прикладні програми в конкурентноспроможний механізм, яким можна ефективно керувати.

Основні переваги для організацій, які надає менеджерам використання передових інформаційних технологій в управлінні:

• застосування сучасних засобів зв’язку та обробки інформації у повсякденній роботі менеджерів дозволяє значно скоротити витрати на рутинну та малоефективну роботу;

• застосування інформаційних систем менеджменту надає можливість розглядати проблеми управління організацією у взаємопов’язаному комплексі і підняти ефективність праці менеджерів на якісно новий рівень.

Важливий чинник підвищення ефективності виробництва в будь-якій галузі є покращення управління. Удосконалення форм і методів управління відбувається на основі досягнень науково-технічного прогресу, подальшого розвитку інформатики, що займається вивченням законів, методів і способів накопичення, обробки і передачі інформації з допомогою різних технічних засобів. Різні інформаційно-технічні досягнення слід сприймати як засіб скорочення і здешевлення апарату управління. Інформаційний процес необхідний як обов’язкова умова роботи сучасної техніки, як засіб підвищення якості робочої сили, як передумова успішної організації самого процесу виробництва. Від вдосконалення інформаційного забезпечення можливі наступні позитивні результати:

1) Можлива економія витрат за рахунок зниження:

- фонду заробітної плати;

- комунальних послуг;

- вартості програмного забезпечення;

- витрат на пошту;

- витрат на оформлення договорів;

- витрат на перерозподіл сировини.

2) Усунення можливих витрат в майбутньому:

- уникнення майбутнього зростання чисельності персоналу;

- зменшення вимог до обробки даних;

- зниження вартості обслуговування.

3) Можливі нематеріальні вигоди:

- поліпшення якості інформації;

- підвищення продуктивності праці персоналу;

- поліпшення і прискорення обслуговування споживачів;

- нові виробничі потужності;

- упевненіші рішення;

- поліпшення контролю управління;

- зменшення прострочених платежів;

- повне використання програмного забезпечення.

Інформатизація менеджменту в сучасних умовах базується в основному на використанні обчислювальної техніки.

Ефективне застосування ЕОМ залежить від наступних умов:

- створення самих обчислювальних машин;

- створення для них програмного забезпечення;

- підготовки середовища застосування.

Оснащення електронною технікою дозволяє економити управлінські витрати:

- значно підвищує ефективність проектний-конструкторських робіт;

- забезпечує ефективне внутрішньофірмове планування;

- замінює секретарів-друкарок, діловодів;

- у бухгалтерській справі полегшує складання письмових фінансових документів, здійснення зв’язків з банками і фінансовими установами.

ЕОМ використовуються, перш за все, для обробки даних і вирішення розрахункових завдань. У сучасних умовах ЕОМ стали все частіше застосовувати для обробки нечисельної інформації (текстової, графічної) і термін „обчислювальна техніка” перестав відповідати характеру завдань, що вирішуються за допомогою комп’ютера. Сучасні ЕОМ здатні одночасно обробляти текстову, цифрову і графічну інформацію.

Кількість інформації, яку необхідно опрацювати для розробки ефективних управлінських рішень настільки громістка, що давно перевищила людські можливості. Саме труднощі управління сучаснім виробництвом призвели до використання автоматизованих інформаційних систем. Інформаційна система (ІС) - система, що призначена для збору, передачі, обробки, зберігання й видачі інформації споживачам. Конкретні завдання, які повинні вирішуватися інформаційною системою, залежать від тої прикладної області, для якої призначена система. Області застосування інформаційних систем різноманітні: банківська справа, страхування, медицина, транспорт, освіта й т. д. Важко знайти область ділової активності, у якій сьогодні можна було б обійтися без використання інформаційних систем. З іншого боку, очевидно, що, наприклад, конкретні завдання, розв’язувані банківськими інформаційними системами, відрізняються від завдань, рішення яких вимагається від медичних інформаційних систем. Комп’ютерні інформаційні системи призначені зберігати більші обсяги даних, здійснювати в них швидкий пошук, вносити зміни, виконувати всілякі маніпуляції з даними (групувати, сортувати та ін.).

Товариство з обмеженою відповідальністю „Бюро „Март” створено на підставі Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Закону України „Про господарські товариства”, статуту підприємства, інших нормативних актів та здійснює свою діяльність згідно з діючим законодавством України и знаходиться за адресою: м.Рівне, вул.Коперника, 9а. Предметом діяльності товариства є:

- виконання будівельних, ремонтно-будівельних, будівельно-монтажних, проектних, проектно-вишукувальних робіт;

- спеціальні монтажні та оздоблювальні роботи при будівництві;

- виробництво пиломатеріалів, столярних виробів, виробів із дерева;

- організація та здійснення оптової, консигнаційної, комісійної та роздрібної торгівлі на території України та за її межами;

- торгівля будівельними матеріалами (шифер, цемент, цегла, тощо);

- виробництво будівельних матеріалів;

- інші види діяльності, які не заборонені законодавством.

Вищим органом товариства є збори учасників або їх представників.

Аналіз фінансово-економічного стану ТзОВ „Бюро „Март” показав позитивну тенденцію його розвитку. Прибуток підприємства з кожним роком зростає, його продукція та послуги користуються попитом серед споживачів та воно є платоспроможним.

Аналіз використання інформаційних систем на ТзоВ „Бюро „Март” показав необхідність їх удосконалення.

Для удосконалення інформаційних систем управління запропоновано 3 шляхи, а саме:

- впровадження програми „1С: Підприємство 8.0”, яке забезпечує інтегроване ведення обліку і включає єдину систему ведення нормативно-довідкової інформації, автоматичне відображення торгово-складських операцій і розрахунку заробітної плати в бухгалтерському обліку, фінансовий облік по декількох юридичних особах, консолідований управлінський облік;

- удосконалення телефонного зв’язку через ІР-телефонії;

- удосконалення web-сайту ТзОВ „Бюро „Март” як маркетингове вирішення впровадження реклами та освоєння нових каналів збуту, що дозволить отримати цінну інформацію про уподобання споживачів та збільшити кількість клієнтів за рахунок реклами у мережі Інтернет.