Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Рівненський державний гуманітарний універсітет

Кафедра менеджменту

Д И П Л О М Н А Р О Б О Т А

на тему

„Шляхи підвищення ефективності використання комп’ютерної техніки підприємством (на прикладі ТзОВ „Бюро „Март”)”

Виконала: студентка 5-го курсу факультету документальних комунікацій та менеджменту спеціальності 7.03060101 ,,Менеджмент організацій і адміністрування” спеціалізації „Менеджмент на ринку товарів і послуг”

Шматко Марина Юріївна

Науковий керівник:

старший викладач Берташ Б.М.

Рівне – 2012

ЗМІСТ

ВСТУП..........................................................................................................................4

РОЗДІЛ 1.ТЕОРЕТИЧНІ ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ КОМП’ЮТЕРНОЇ ТЕХНІКИ ПРИ УПРАВЛІННІ ПІДПРИЄМСТВАМИ............................................8

1.1. Функції та алгоритми управління при використанні комп’ютерної техніки.8

1.2. Прийняття рішень в інформаційному середовищі .........................................16

1.3. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності ...................................19

1.4. Комп’ютерні інформаційні системи в менеджменті та їх характеристика...25

РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ ЕФЕКТИВНОСТІ ВИКОРИСТАННЯ КОМП’ЮТЕРНОЇ ТЕХНІКИ НА ПІДПРИЄМСТВІ..........................................................…………....30

2.1. Характеристика ТзОВ „Бюро „Март” як суб’єкта господарювання.............30

2.2. Фінансово-економічний аналіз товариства з обмеженою відповідальністю „Бюро „Март”............................................................................................................35

2.3. Використання комп’ютерних технологій ТзОВ „Бюро „Март”....................47

2.4. Оцінка ефективності використання інформаційних технологій ТзОВ „Бюро „Март” ........................................................................................................................61

2.5. Характеристика профілю середовища підприємства......................................66

РОЗДІЛ 3.ПІДВИЩЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ТзОВ „БЮРО „МАРТ”...............................71

3.1. Розробка плану підвищення ефективності управління за допомогою ІТ на ТзОВ „Бюро „Март”..................................................................................................71

3.2. Модернізація КСБО (комп’ютерної системи бухгалтерського обліку) підприємства...................................................................................................... .......75

3.3. Інтенсифікація використання Інтернет-технологій товариством з обмеженою відповідальністю „Бюро „Март”.........................................................86

3.4. Використання ІР–телефонії як нового засобу комунікації ТзОВ „Бюро „Март”.........................................................................................................................94

ВИСНОВКИ.............................................................................................................100

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ.........................................................107

ДОДАТКИ................................................................................................................112

ВСТУП

Актуальність теми. У процесі управління постійно відбувається обмін інформацією. На даний час це об’єктивна необхідність, зумовлена, зокрема, вимогами ринку адекватно реагувати на зміни, які виникають в процесі виробництва, що динамічно розвивається. Потрібно не тільки мати в своєму розпорядженні своєчасну і точну інформацію, але вміти осмислювати її, робити необхідні висновки і результативно втілювати їх в управлінських рішеннях. Через це необхідність присутності інформаційної складової в управлінні очевидна, оскільки вона основа всього управлінського процесу.

Інформація в менеджменті — це сума потрібних, сприйнятних і усвідомлених відомостей, необхідних для аналізу конкретної ситуації, що дають можливість комплексної оцінки причин її виникнення і розвитку, та дозволяє визначити ряд альтернативних рішень, з яких реально (виходячи з конкретної ситуації) знайти оптимальне управлінське рішення, проконтролювати його виконання.

Склад, зміст і якість інформації мають визначальну роль в забезпеченні дієвості управління.

В сучасних ринкових умовах підприємства повинні постійно розвиватись, тому що застій означає програш в конкурентній боротьбі. З розвитком підприємств розширюється їх структура, збільшується вертикаль управління та затрати часу і коштів на організацію виробництва. Це визначає актуальність комплексної автоматизації управлінської діяльності на основі сучасних інформаційних технологій та засобів телекомунікацій.

Автоматизація управлінської діяльності - об’єктивний процес, який має охоплювати галузі в цілому, охоплювати і об’єднувати інформаційне, телекомунікаційне, програмне забезпечення, інформаційні технології, мережі, бази даних, знань, інші засоби інформатиції, на якісно новому рівні проводити як повсякденну оперативну роботу, так і аналіз стану та перспектив діяльності в цілому, приймати науково-обґрунтовані управлінські рішення.

Одне з головних місць в цьому процесі — комунікації, без яких не може існувати управління, так як у процесі спільної діяльності люди постійно обмінюються інформацією.

Комунікації – дуже складний процес. В управлінській діяльності комунікативні навики та риторичні здібності відіграють велику роль. Адже саме від того, наскільки керівництву вдається налагодити взаємодію з підлеглими та колегами, переконати у необхідності виконання прийняття управлінських рішень залежить ефективність діяльності організації загалом чи її окремих структурних одиниць.

Ефективність комунікацій залежить від якісного передавання керівництвом ідей та управлінської інформації і правильного сприйняття їх підлеглими.

Комунікації забезпечують рух інформації в ланцюгу: відправник, канал, одержувач, зворотний зв’язок.

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома чи більше людьми.

Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, що беруть участь в обміні. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією й умови його ефективності, варто мати уявлення про стадії процесу, у якому беруть участь двоє чи більше людей.

Важливу роль в цьому процесі відіграє комп’ютерна техніка. Саме тому тема дипломної роботи „Шляхи підвищення ефективності використання комп’ютерної техніки підприємством” актуальна.

Об’єкт дослідження — ТзОВ „Бюро „Март”, що знаходиться в м.Рівне і займається здебільшого наданням послуг з виготовлення різноманітної продукції візуальної реклами: поліграфічної та сувенірної продукції, розробки дизайну торгових марок, виготовлення рекламних пакетів, транспортної реклами, зовнішньої реклами (вивісок, лайт-боксів); проведенням маркетингових досліджень.

Предмет дослідження — система використання комп’ютерної техніки в управлінні ТзОВ „Бюро „Март”.

Мета роботи — аналіз використання та розробка заходів з підвищення ефективності автоматизації управління підприємством за допомогою комп’ютерної техніки.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити наступні завдання:

1.Розкрити суть, роль і значення інформації для успішної діяльності організацій в умовах ринку;

2.Обґрунтувати необхідність інформаційного забезпечення управлінської діяльності на підприємстві.

3.Обґрунтувати необхідність використання комп’ютерних інформаційних систем в менеджменті.

4.Охарактеризувати діяльність ТзОВ „Бюро „Март” як суб’єкта господарювання.

5.Провести фінансово-економічний аналіз ТзОВ „Бюро „Март”.

6.Проаналізувати забезпечення комп’ютерними технологіями ТзОВ „Бюро Март”.

7.Оцінити ефективність використання інформаційних технологій на ТзОВ „Бюро Март”.

8.Обґрунтувати і розробити заходи з підвищення ефективності використання інформаційних технологій в управлінні ТзОВ „Бюро „Март”.

Методологічна база дипломної роботи — визначальні принципи економічної теорії, методи і форми наукового пізнання у філософії, фундаментальні надбання українських та зарубіжних вчених у галузі теоретичного менеджменту.

Під час виконання дипломної роботи використані методи системного аналізу, синтезу, порівняння, описування теоретичних положень, спостереження, опису, експерименту, класифікації, анкетування, економіко-математичні прийоми, стандартне програмне забезпечення персональних комп’ютерів.

В дипломній роботі використані нормативно-законодавчі акти, наукова література – підручники, монографії та журнальні статті, що відповідають темі дослідження , а також матеріали господарської діяльності об’єкта дослідження.

Загалом робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків.

Розділ 1.Теоретичні засади використання комп’ютерної техніки при управлінні підприємствами

1.1.Функції та алгоритми управління при використанні комп’ютерної техніки

Інформаційні технології – це сукупність методів, виробничих процесів і програмно-технічних засобів, інтегрованих з метою збирання, обробки, зберігання, розповсюдження, відображення і використання інформації в інтересах її користувачів [5].

Управління будь-якою соціально-економічною системою пов’язане з інформаційними процесами. Інформація являє собою сполучну основу процесу управління, оскільки саме вона містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття управлінського рішення. У найширшому розумінні управління це „...елементарна функція організованих систем різної природи (біологічних, соціальних, технічних), яка забезпечує збереження їх певної структури, підтримку режиму діяльності, реалізацію програми, мети діяльності”.

Функції управління — це об’єктивно обумовлені загальні напрямки або сфери діяльності, які у сукупності забезпечують ефективну кооперацію спільної праці. Управління – це процес збору, переробки, передачі інформації і впливу на об’єкт управління для забезпечення його цілеспрямованої поведінки при змінних умовах. Функція (з лат. діяльність, обов’язок, робота) – призначення, роль, яку виконує визначений інститут або процес. Управління виконує такі основні функції: планування, облік, контроль і регулювання.

Планування – це прогнозування (визначення) параметрів керуючого процесу (або результатів його діяльності) на основі співставлення інформації про потреби зовнішнього середовища в результатах діяльності цього об’єкта і його можливостей з урахуванням розвитку самого об’єкта, що спрямовано на досягнення поставленої перед системою мети.

Управління являє собою цілеспрямовану координацію суспільного виробництва. Це управління машинами, механізмами, тощо. При цьому здійснюється і управління людьми та їх відносинами, які виникають у процесі виробництва.

В практичному значенні інформаційна технологія – це сукупність методів, виробничих процесів та програмно-технічних засобів, об’єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує виконання інформаційних процесів з метою підвищення їхньої надійності та оперативності і зниження трудомісткості ходу використання інформаційного ресурсу.

Останнім часом під інформаційними технологіями найчастіше розуміють комп’ютерні технології. Зокрема, інформаційні технології (надалі „ІТ”) мають справу з використанням комп’ютерів і програмного забезпечення для зберігання, перетворення, захисту, обробки, передачі і здобуття інформації [1]. Фахівців з комп’ютерної техніки і програмування часто називають ІТ-фахівцями.

Згідно з визначенням, прийнятим ЮНЕСКО, ІТ — це комплекс взаємозв’язаних наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих обробкою і зберіганням інформації; обчислювальну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, їх практичне застосування, а також пов’язані зі всім цим соціальні, економічні і культурні проблеми.

Їх введення повинне починатися із створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків в системах підготовки фахівців.

Основні критерії сучасних ІТ:

• комп’ютерна обробка інформації за заданими алгоритмами;

• зберігання великих об’ємів інформації на машинних носіях;

• передача інформації на будь-які відстані в обмежений час.

У широкому розумінні ІТ охоплює не лише комп’ютерні технології, а і всі області передачі, зберігання і сприйняття інформації [9]. При цьому ІТ часто асоціюють саме з комп’ютерними технологіями, і це не випадково: поява комп’ютерів вивела ІТ на новий рівень. Як колись телебачення, а ще раніше друкарська справа. При цьому основою ІТ є технології обробки, зберігання і сприйняття інформації.

Як вже зазначалося, основні загальні функції управління підприємствами — планування і прогнозування, організація, координація і регулювання, активізація і стимулювання, облік, аналіз і контроль.

Планування у структурованій за різновидами управлінській діяльності — основа для прийняття управлінських рішень.

Прогнозування в управлінському циклі передує плануванню і його завдання полягає в науковому передбаченні розвитку виробництва, а також у пошуку рішень, які забезпечать його розвиток в оптимальному режимі.

Точкою відліку розвитку ІТ можна вважати середні віки, коли люди чи не вперше почали задумуватись над створенням приладів для автоматизації складних обчислень та розрахунків [20]. Етапи розвитку ІТ та найпомітніші винаходи того часу можна представити в нижче приведеній послідовності.

Вільгельм Шиккард (Wilhelm Schickard, 1592-1636) - сходознавець і математик, професор Тюбінського університету - в листах своєму другові Іогану Кеплеру описав пристрій „годинника для рахунку” - рахункової машини з пристроєм установки чисел, валиками і вікном для читання результату. Ця машина могла тільки додавати і віднімати (в деяких джерелах говориться, що ще і множити, і ділити). Це була перша механічна обчислювальна машина. У наш час за описами Шиккарда побудована її модель.

Німецький філософ, математик, фізик Готфрід Вільгейм Лейбніц (Gottfried Wilhelm Leibniz, 1646-1716) створив „ступінчастий обчислювач” - рахункову машину, що дозволяла додавати, віднімати, множити, ділити, брати квадратний корінь, при цьому використовувалася двійкова система числення. Це був більш довершений прилад, в якому використовувалася рухома частина (прообраз каретки) і ручка, з допомогою якою оператор обертав колесо. Доля виробу Лейбніца була подібна до попередників: якщо ним хтось і користувався, то тільки домашні Лейбніца і друзі його сім’ї, оскільки час масового попиту на подібні механізми ще не прийшов. Машина була прототипом арифмометра, що використовувався з 1820 року до 60-х років ХХ ст.

Перша надійна великомасштабна мережа для передачі повідомлень зі стандартизованою системою кодування з’явилася в 1794 році у Франції. Це був так званий оптичний телеграф, побудований Клодом Шаппом для французького уряду.

Англійський математик Чарлз Беббідж (Charles Babbage, 1792-1871) висунув ідею створення програмно-керованої обчислювальної машини, що має арифметичний пристрій, пристрій управління, введення і друку. Перша зпроектована Беббіджем обчислювальна машина працювала на паровому двигуні. Вона вираховувала таблиці логарифмів методом постійної диференціації і заносила результати на металеву пластину. Працююча модель, яку він створив в 1822 році, була шестицифровим калькулятором, здатним обчислювати і друкувати цифрові таблиці.

У 1846 році з’явився обчислювач Куммера, який серійно випускався більше 100 років - до сімдесятих років двадцятого століття.

Вагомим і серйозним кроком на шляху розвитку комп’ютерних технологій слід відмітити перехід від механіки до електрики. Саме з цього моменту досить швидкими темпами (змінюючись на більш досконалі) вченими починають розроблятись прилади обчислювальної техніки, які суттєво полегшували життя та якість роботи людей.

1941 р. Конрад Цузе побудував перший в світі діючий релейний двійковий комп’ютер „Z3” з програмним управлінням [61].

У 1948 році введений в дію перший в світі комп’ютер з програмою, що зберігалася – „Манчестерський „Марк-1”, створений англійськими вченими Томом Кілбурном (Tom Kilburn) і Фредді Вільямсом (Freddie Williams) з Манчестерського університету.

1955 р. в Масачусетському технологічному інституті був введений в експлуатацію перший експериментальний комп’ютер на транзисторах „ТХ-0”.

У грудні 1968 року Полом Сеффо (Paul Saffo), професором історії Стенфордського університету і оракулом комп’ютерних технологій організована конференція, на якій були показані наріжні камені нової інформаційної ери: інтерактивне програмування, спільне використання баз даних, відеоконференції, навігація у віртуальних просторах, прототип віконного інтерфейсу.

Під егідою Агентства з перспективних досліджень міністерства оборони Сполучених Штатів Америки (далі „США”) ARPA почалася розробка і впровадження глобальної військової комп’ютерної мережі дослідницьких лабораторій.

В кінці літа 1981 року в засобах масової інформації було оголошено про випуск корпорацією IBM „своєї самої компактної і недорогої комп’ютерної системи – „IBM Personal Computer” [60]. Уперше на напівофіційному рівні було застосоване словосполучення „Personal Computer” („PC”), що стало незабаром таким популярним у всьому світі.

В березні 1989 р. Тім Бернерс-Лі (Tim Berners-Lee) з CERN (Європейська організація з ядерних досліджень) запропонував керівництву цього міжнародного європейського наукового центру концепцію нової розподіленої інформаційної системи, яку назвав „World Wide Web”.

Сучасний етап розробки автоматизованих інформаційних систем (далі „АІС”) характеризується створенням АІС нового покоління, до яких належать експертні системи, системи підтримки прийняття рішень, інформаційно-пошукові системи, системи зі штучним інтелектом.

Основою створення таких систем є децентралізація структур АІС та організація розподіленої обробки інформації та праці [61].

Технічною передумовою створення таких систем стало поширення персональних електронно-обчислювальних машин (далі „ЕОМ”), персональних комп’ютерів, які характеризуються низькою вартістю, невеликими габаритами, підвищеною надійністю, простотою в обслуговуванні та експлуатації, що дає змогу, наблизивши їх до місць виникнення та використання інформації, розподілити за окремими сферами функціональної діяльності.

Інформаційні системи (далі „ІС”) належать до об’єктів, що складаються з багатьох компонентів — підсистем [52]. Підсистема ІС являє собою її частину, виділену за певною ознакою (наприклад, за видом забезпечення — ресурсу або за функціональним призначенням).

Забезпечувальні підсистеми ІС відповідають видам ресурсів, необхідних для функціонування системи, і включають:

• технічне забезпечення – комплекс технічних засобів, які реалізують одержання, реєстрацію, підготовку, введення, обробку, виведення, зберігання та передавання даних;

• програмне забезпечення – сукупність програм та програмної документації, призначених для функціонування, налаштовування та контролю роботоздатності ІС;

• інформаційне забезпечення – об’єднує інформаційні ресурси та засоби ведення інформаційної бази, у тому числі засоби структуризації та систематизації інформації (класифікатори, моделі даних, формати документації тощо);

• організаційно-методичне забезпечення – сукупність документів, які визначають структуру керованого об’єкта та інформаційної системи, технологію функціонування ІС, дії користувачів в умовах функціонування ІС;

• математичне забезпечення — сукупність математичних методів, моделей та алгоритмів, призначених для розв’язання задач ІС;

• лінгвістичне забезпечення — сукупність мовних засобів для формалізації природної мови, опису інформації та спілкування користувачів із засобами автоматизації під час функціонування ІС;

• правове забезпечення — сукупність правових норм, які служать юридичним обґрунтуванням створення та функціонування ІС і визначають юридичний статус результатів її функціонування;

• ергономічне забезпечення — це сукупність засобів, методів і вимог, спрямованих на створення найсприятливіших умов роботи користувачів в ІС.

Склад функціональних підсистем ІС залежить від прийнятої структуризації управлінських робіт, групування задач, що розв’язуються об’єктом автоматизації.

Функціональна підсистема ІС — це відносно самостійна частина системи, виділена за певною ознакою, яка відповідає конкретним функціям і задачам управління (наприклад, підсистеми виробничого менеджменту, керування персоналом, бухгалтерського обліку тощо).

Термін „алгоритм управління” застосовується в понятті визначеної послідовності дій, вибраних керівником з метою перетворення вихідної ситуації в бажаний, відповідний визначеній меті результат [49]. „Алгоритмізація” діяльності може застосовуватися до будь-якої з функцій управління і має відповісти на питання, які саме дії мають бути включені в стратегію управління при здійсненні тої чи іншої функції. Рішення про цілеспрямований алгоритм приймається з самого початку, але можливим є зміна напрямків діяльності в залежності від результатів, отриманих після виконання попередніх кроків управління. Не слід під алгоритмом розуміти використання конкретного методу чи функції управління, хоча в конкретному завданні і може виникнути ситуація, коли може бути використаний конкретний метод.

Вибір того чи іншого алгоритму визначається ступенем складності проектної ситуації. Бувають ситуації, в яких процес управління проходить за відомих сценарієм, коли практично виключена необхідність новаторської діяльності. У таких ситуаціях ефективним може бути лінійний алгоритм управління.

Найбільша небезпека в таких управлінських алгоритмах – це можливість зупинки на певному етапі, коли виникає „замкнуте кільце”, з якого не можна вибратись, не змінивши структуру завдання.

В управлінських завданнях, коли функції окремих структур управління не співпадають, може мати місце так званий розгалужений алгоритм.

Особливістю цього алгоритму є те, що в нього можуть входити паралельні етапи, він дуже вигідний тим, що дозволяє збільшити кількість структур і людей, що виконуюють завдання одночасно. Крім цього, в таких алгоритмах можуть бути присутні конкурентні етапи, які дозволяють певною мірою видозмінювати стратегію у відповідності з результатом попередніх етапів.

Адаптаційні алгоритми відрізняються тим, що у них з самого початку визначається лише перший крок, перша дія. На всіх наступних кроках вибір кожної дії залежить від результатів попереднього кроку алгоритму. В принципі, така стратегія найбільш оптимальна, так як схема пошуку завжди визначається на основі найбільш повної інформації.

Недолік адаптаційних алгоритмів — неможливість передбачити і контролювати витрати і терміни виконання проекту. Але більшість використовують адаптаційну стратегію, так як вона дозволяє повністю використовувати здібності людини імпульсивно робити правильні дії. Використання адаптаційних алгоритмів переслідує мету забезпечити ту чи іншу ступінь зміни схеми пошуку.

Важливим є не тільки вибір схеми алгоритму, але і спосіб визначення кроків пошуку, що суттєво залежить від конкретного вибраного методу вирішення проблеми.