16. Інформаційні документи. Службовий лист. Класифікація листів. Реквізити листа, їх оформлення.

Інформаційні документи - документи, які інформують про явища і факти, що вже трапилися: про виконані роботи, про ситуацію, що склалася. Вони можуть набувати ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

До них належать: акт, відзив, висновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояснювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспонденція), телеграма, факс, телефонограма.

Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступа­ють основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підпри­ємств.

Офіційне листування можна розділити на три види:

а)  Дипломатичне — офіційне листування міждержав­них установ

б) Адміністративне — офіційне листування між органами управління.

в) Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установам.

За кількістю адресатів листи розрізняють на:

а)  Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

б) Циркулярні — надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів

в) Колективні — надсилаються на одну адресу від імені кількох кореспондентів.

За функціональними ознаками листи поділяють на два види:

а) Листи, що потребують відповіді .

б) Листи, що не вимагають відповіді 

  Реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб (для державних підприємств). Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації;

2. Логотип або емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації;

3. Код організації, установи чи підприємства;

4. найменування організації. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

5. поштова та телеграфна адреса;

7. номер телефону;

8. дата; Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. індекс документа;

10. посилання на індекс та дату вхідного документа;

11. адресат; Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному.

17. Службовий лист. Лист-запит. Рекомендаційний лист. Вимоги до тексту листа.

Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступають основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підприємств.

Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи поса­дової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо.

Рекомендація  — письмовий або усний відгук про роботу, діяльність якої-небудь особи, а також вказівка або порада.

Рекомендаційні листи складаються з різних приводів: клопотання про підвищення на посаді або одержання гранту, влаштування на нову роботу або збирання інформації про ділових партнерів. Може скластися помилкове враження, що рекомендація і характеристика виконують одну й ту саму функцію. Втім, це не так, оскільки рекомендаційний лист має кілька істотних відмінностей від характеристики або відгуку.

Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів. В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину.