32. Сортировка и фильтрация данных в таблице ms Access.

Операция используется всегда для удобства нахождения нужной информации. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого по-ля. Если ключевое поле не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Другой способ выполнения этой операции: щелк-нуть правой кнопкой мыши по любой строке нуж-ного столбца и выбрать из контекстного меню со-ответствующую команду. Ограничения существу-ют только на тип данных, которые можно упоря-дочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE. Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил:1)При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пус-тые поля, указываются в списке первыми. 2)Числа, находящиеся в текстовых полях, сорти-руются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в число-вом порядке, все текстовые строки должны соде-ржать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули. 3)При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки. Для того чтобы вернуться к первоначальному по-рядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр. Иногда нужно выполнить сорти-ровку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались: рядом и с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо. После этого нужно выделить все столбцы и нажать кнопку Сортировка по возрас-танию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.Фильтрация данных. B MS Access четыре способа отбора записей с помощью филь-тров: фильтр по выделенному фрагмен-ту(позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле), обы-чный фильтр(используется для отбора записей по значениям нескольких полей), поле Фильтр для(используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого бу-дет применяться в качестве условия отбора) и расширенный фильтр (используется для создания сложных фильтров). Набор записей, которые бы-ли отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором. А)Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо: 1)В поле объекта в ре-жиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирую-щий набор при применении фильтра. 2)Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выде-ленному на панели инструментов Режим таблицы. Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр на панели инструментов Режим таблицы или воспользоваться одноименной командой контекстного меню. Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи. Для того чтобы установить фильтр можно воспользоваться также командой контекстного меню Фильтр по выделенному или выбрать из меню Записи команду Фильтр, Фильтр по выделенному. Б)Чтобы использовать возможности поля Фильтр для, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Таблицы. 2)Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для в контекстном меню Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу <Enter>, а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу <Таb>. При этом можно вводить в поле Фильтр для новые значения и по нажатии клавиши <Таb> обновлять содержимое выборки. В)Чтобы применить обычный фильтр, необходи-мо: 1)Открыть таблицу в режим Таблицы .2)Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Режим таблицы. Появится форма фильтр— специальное окно для изменения филь-тра. Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколь-ко полей, они будут объединяться с помощью ло-гического оператора И.3)Нажмите кнопку Приме-нение фильтра на панели инструментов. Условия отбора записей, которые вводятся в поля формы фильтр, можно сохранить в базе данных в виде запроса. Для этого необходимо при открытой форме фильтр нажать кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов. Затем в диалого-вом окне Сохранение в виде запроса ввести имя запроса и нажать кнопку ОК. Когда потребуется повторить установку такого фильтра, нужно опять же при открытой форме фильтр нажать кнопку Загрузить из запроса на панели инструментов. Отобранные с помощью фильтра данные можно копировать, экспортировать и рассылать. Копирование данных из выборки осуществляется так же, как копирование данных в таблице. Экс-порт данных из выборки позволяет сохранить их в отдельном файле.

33. Ключевые поля. Создание связей между таблицами MS Access.

1.Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, Access пре-дотвращает дублирование или ввод пустых зна-чений в ключевое поле. Ключевые поля исполь-зуются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и от-четов. Можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Для создания ключевого поля типа Счетчик необ-ходимо в режиме Конструктора таблиц: 1)Включить в таблицу поле счетчика. 2)Задать для него автоматическое увеличение на 1. 3)Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При на-жатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика с именем Код и типом данных Счетчик. Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые зна-чения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющи-еся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ. Составной ключ необходим в случае, если невоз-можно гарантировать уникальность записи с по-мощью одного поля. Он представляет собой ком-бинацию нескольких полей. Для определения со-ставного ключа необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые. 3)Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Чтобы изменить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конс-труктора. 2)Выбрать имеющиеся ключевые поля. 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля. 4)Выбрать поле, которое необ-ходимо сделать ключевым. 5)Нажать на кнопку Ключевое поле. При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля. Чтобы удалить ключ, необходимо: 1)Открыть таблицу в режиме Конструктора. 2)Выбрать име-ющееся ключевое поле (ключевые поля). 3)Нажать на кнопку Ключевое поле, при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля. 2.Создание связей между таблицами – последний этап проектирования системы таблиц. На этом этапе фактически регистрируются связи между первичными и внешними ключами, запланиро-ванные при конструировании таблиц. Между таб-лицами можно установить сявзи одного из трех видов: один-ко-многим, многие-ко-многим и один-к-одному: 1)Один-ко-многим. В этом случае каждой записи таблицы А может соответствовать много записей таблицы Б (или ни одной). В свою очередь, каждой записи таблицы Б соответствует в точности одна запись таблицы А. Таблица А в такой связи называется главной, а таблица Б – связанной или подчиненной.2)Многие-ко-многим. Многим записям из таблицы А может соответство-вать много записей из таблицы Б (и наоборот). Та-кую связь в можно организовать при помощи третьей вспомогательной таблицы, в которой ка-ждому первичному ключу из таблицы А сопостав-лен первичный ключ из таблицы Б. По сути, связь типа многие-ко-многим представляет собой две связи типа один-ко-многим. При этом таблицы А и Б расположены со стороны один, а вспо-могательная таблица – со стороны многие.3)Один-к-одному. Одной записи таблицы А соответствует в точности одна запись таблицы Б и наоборот. Этот тип связи практически никогда не применяется. Единственный случай, когда применение этого типа связи оправдано – разби-вка таблицы, содержащей очень большое коли-чество полей, на несколько частей.

34. Назначение запросов. Способы соз-дания запросов в MS Access.

Запросы – это компоненты базы данных, которые служат для выбора, сортировки и разли-чных вычислений с использованием данных из одной или нескольких таблиц. Запросы также можно применять для обновления данных. Запрос можно использовать: 1)для просмотра подмноже-ства записей таблицы без предварительного отк-рытия этой таблицы или формы; 2)для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране дан-ные из нескольких таблиц; 3)для просмотра от-дельных полей таблицы; 4)для выполнения вы-числений над значениями полей. Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов: 1)В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы.2) В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание запроса с помощью мастера или нажать на кнопку Создать в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос вы-брать Простой запрос и нажать на кнопку ОК .3)В появившемся окне Создание простых в поле со списком Таблицы и запросы выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником дан-ных для создаваемого запроса. 4) С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля в список Выбранные поля те по-ля, которые необходимы в конструируемом за-просе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбран-ные поля. Если нужно включить в запрос все по-ля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо. Нажать кнопку Далее.5) Ввес-ти имя создаваемого запроса в поле Задайте имя запроса и выбрать дальнейшие действия: Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса .При необходимости можно установить флажок Вывести справку по работе с запросом? для вывода справочной информации по работе с запросами. Нажать на кнопку Готово. Создание запроса с помощью Конструктора за-просов : 1)В окне базы данных на панели объек-тов выбрать ярлык Запросы.2)В списке запросов выбрать ярлык Создание запроса в режиме конс-труктора или нажать кнопку Создать, в появив-шемся окне Новый запрос выбрать Конструктор и нажать на кнопку ОК. 3)В окне Добавление таблицы выбрать одну или несколько таблиц или запросов для построения нового запроса и нажать кнопку Добавить. Для удобства выбора таблиц и запросов в окне существуют следующие вкладки: Таблицы, на которой отображается список таблиц; Запросы, на которой отображается список запросов; Таблицы и запросы, на которой отображается список таблиц и запросов вместе. 4)После добавления всех необходимых таблиц нажать кнопку Закрыть в окне Добавление таб-лицы. Все выбранные таблицы оказываются по-мещенными на верхней панели окна Конструктора запросов. Если таблицы связаны между собой, т. е. связи присутствуют явно на схеме данных, то эти связи также отображаются . Если связи на схеме данных не установлены, то Конструктор запросов автоматически устанавливает связи ме-жду таблицами, если они содержат поля, которые имеют одинаковые имена и согласованные типы 5)Затем нужно указать, какие поля из базовых таблиц будут отображаться в запросе. Включать в запрос можно поля из любой таблицы: дважды щелкните левой кнопкой мыши на выделенном поле. Добавить таблицу или еще один запрос в окно Конструктора запросов можно путем перета-скивания мышью названия таблицы или запроса из окна базы данных. Чтобы удалить базовую таблицу из запроса, необходимо выделить ее, щелкнув на любом месте в списке ее полей, и нажать клавишу <Delete>. Поля в таблице, яв-ляющейся результатом запроса, отображаются в том порядке, в котором они следуют в бланке за-проса. В режиме Конструктора запросов можно изменять имена полей запроса, ширину столбцов, сортировать записи. Результаты выполнения за-проса можно увидеть, переключившись в режим Таблицы с помощью кнопки Вид или нажав кнопку Запуск на панели инструментов.