17 Поповнення списку полів форми

Введення даних до списку Excel можна здійснювати двома способами:

• введення даних безпосередньо в рядок списку Excel;

• введення даних до списку Excel за допомогою форми, аналогічної формі, яка застосовується для додавання записів до бази даних. Вставка записів у список з допомогою форми:

• Перейдіть заголовки списку Excel для створення полів у формі;

• Виконайте команду "Дані" - "Форма";

• Введіть дані нового запису;

• Натисніть кнопку "Додати" для додавання запису або "Повернути", щоб скасувати додавання запису;

• Натисніть кнопку "Закрити".

Зміна записів у списку Excel за допомогою форми:

• Виділіть клітинку у списку;

• Виконайте команду "Дані" - "Форма";

• Знайдіть запис, який необхідно змінити;

• Змініть дані в запису;

• Натисніть кнопку "Закрити".

Видалення запису зі списку Excel за допомогою форми:

• Виділіть клітинку списку;

• Виконайте команду "Дані" - "Форма";

• Знайдіть запис, який необхідно видалити;

• Натисніть кнопку "Видалити";

• Натисніть кнопку "Закрити".

Пошук даних у списку Excel за допомогою Форми:

• Виділіть клітинку списку;

• Виконайте команду "Дані" - "Форма";

• Натисніть кнопку "Критерії";

• Введіть умови відбору записів (номер складу, постачальник і т.д.);

• Натисніть кнопку "Далі", а потім кнопку "Назад" для перегляду відібраних записів;

• Натисніть кнопку "Закрити".

18 Фільтрація даних. Автофільтри, збереження відфільтрованих даних.

Сортування за кількома параметрами.

Для сортування за кількома параметрами можна скористатися командою меню Дані → Сортування...

Діалогове вікно Сортування діапазону призначене для вибору поля, на якому відбувається сортування. Якщо задано заголовки полів, то як позначення використовуються саме вони, якщо заголовки відсутні, то як заголовки використовуються позначення стовпців. Перше з вибраних полів визначає режим первинного сортування. Якщо за збігу значень у цьому полі існують додаткові критерії, що визначають порядок записів, то можна також задати поля для вторинного і третинного сортування. На кожному з полів сортування може виконуватися в порядку зростання чи спадання.

Фільтрація даних. Автофільтр.

У ряді випадків нам необхідно знайти лише ті рядки списку, які відповідають заданій умові, наприклад, в списку цін на продукти вибрати лише рядки, що стосуються шоколаду, або в списку студентів, вибрати тих, хто народився після певної дати. Приховати рядки, що не відповідають заданій умові, дозволяє функція Автофільтр.

У верхньому рядку виділеного діапазону в кожному стовпці з'явиться список , що розкривається, містить перелік можливих варіантів фільтрації . Для відміни використання автофільтру потрібно повторно виконати команду Дані/Фільтр/Автофільтр (Data/Filter/AutoFilter).

База даних може містити величезне число записів (у програмі Excel природною межею служить максимальне число рядків робочого аркуша — 65536), тому не завжди треба відображати всі ці записи. Виділення підмножини загального набору записів називається фільтрацією.

Фільтрація - це виділення визначених записів, що задовольняють заданим критеріям.

Найбільш простим способом фільтрації в програмі Excel є використання автофільтра. Включення режиму фільтрації здійснюється командою Дані → Фільтр → Автофільтр.

При цьому для кожного поля бази даних автоматично створюється набір стандартних фільтрів, доступних через списки, що розкриваються. Кнопки цих списків, що розкриваються, відображаються біля поля заголовка кожного стовпця. За умовчанням використовується варіант Усі, який вказує, що записи бази даних повинні відображатися без фільтрації.

Варіант Перші 10 дозволяє відібрати визначене число (чи відсоток) записів за яким-небудь критерієм.

Варіант Умова дозволяє задати спеціальну умову фільтрації. Крім того, є можливість добору записів, що мають у потрібному полі конкретне значення.