21.2 Управление материально-техническим снабжением

Процесс материально-технического снабжения является необходимым условием производства, оказывающим на него существенное влияние. От уровня организации снабжения, от степени обеспеченности организации материальными ресурсами зависят важнейшие экономические показатели её деятельности – производительность труда, себестоимость продукции и рентабельность производства, ускорение оборачиваемости оборотных средств и другие.

Выполнение планов производства и реализации продукции в значительной степени зависит от своевременности и комплектности материально-технического снабжения. Чем более полно организация будет обеспечена всей номенклатурой необходимого ему сырья, материалов и комплектующих изделий, тем лучше будут условия для ритмичной работы. Управление материально-техническим снабжением в организации должно решать следующие основные задачи:

• планирование материально-технического снабжения производства;

• обеспечение своевременного поступления материальных ресурсов;

• организация количественного контроля поступления в организацию материалов, обеспечение их хранения на складах, своевременная и полная подготовка к производственному потреблению, осуществление ритмичного, увязанного с производственным циклом обеспечение производства материалами и контроль рационального использованием материальных ресурсов;

• обеспечение надлежащей организации складского хозяйства в организации в соответствии с требованиями производства, высокий уровень механизации и автоматизации транспортно-складских работ в целях повышения производительности труда в транспортно-складских процессах;

• установление экономически обоснованных нормативов производственных материальных запасов, обеспечение систематического контроля нормального состояния, регулирование размеров запасов, предотвращение образования сверхнормативных и излишних материальных ценностей на складах организации;

• осуществление учета и формирование отчетности по материально-техническому снабжению организации.

Эффективность управления материально-техническим снабжением в организации во многом зависит от согласованности действий всех отделов и должностных лиц, связанных с выполнением следующих управленческих операций: анализ и определение потребности в оборотных средствах, расчет количества заказываемых материалов; определение метода закупок и выбор поставщика; согласованность цены, заключение договора и оптимизация хозяйственных связей между организациями; установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок; организация размещения товаров на складе и по цехам.

Качественное планирование и информационное обслуживание снабжения в первую очередь решает задачу устранения противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизацией складских запасов. В процессе планирования закупок необходимо определить: какие материалы требуются; количество материалов, которые понадобятся для производства продукта; время, когда они понадобятся; возможности поставщиков, у которых куплены материально-технические ресурсы; требуемые площади складских помещений; издержки на закупки; возможности организации производства некоторых материально-технических ресурсов на своем предприятии.

Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать материально-технических ресурсов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом, о нормах расхода сырья и материалов, остатках ресурсов на складе, о нормах запасов.

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов. Наиболее часто используемыми методами закупок являются следующие методы.

1. Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Преимущества метода: простота оформления документов с конечным поставщиком, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки. Недостатки метода: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае организация заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, если поставщик позволяет оплачивать товары по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, т.к. оформляется только один заказ на всю поставку. Недостаток: вероятность заказа избыточного количества ресурсов.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товара, имеющегося на складе; требуемое количество товаров. Достоинства метода: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями: количество товара не устанавливается точно, а определяется приблизительно; поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с организацией–покупателем; оплачивается только поставленное количество товара; по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены. Преимущества метода: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара с немедленной сдачей. Этот метод применяют при покупке нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков. Недостатки метода: увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе; измельченность заказов; множество и непостоянство поставщиков.

От обоснованности выбора формы снабжения (транзитной или складской) зависят величина производственных запасов, транспортно-заготовительных расходов, а также мощность складского хозяйства и размеры капиталовложений на его развитие, затраты живого и овеществленного труда, обеспечивающего функционирование транспортно-складского цикла.

При транзитной форме организация получает продукцию непосредственно от поставщика, а при складской – продукция от поставщика завозится на склады (таможенные склады, оптовые базы), с которых поступает в организацию.

При управлении материально-техническим снабжением после определения потребности и расчета количества сырья и материалов иногда возникает необходимость принять решение о том, закупать ли те или иные материалы, комплектующие, детали или производить самому. Решение данной задачи зависит от ряда внешних факторов, а также условий самой организации. Очевидно, что самостоятельное производство материально-технических ресурсов снижает зависимость организации от колебаний рыночной конъюнктуры. В то же время высокое качество и низкую себестоимость материально-технических ресурсов скорее обеспечит производитель, который специализируется на выпуске этих ресурсов.

Выполнение организацией договорных обязательств по объему, срокам поставляемой продукции во многом зависит от качества и количества поступающих исходных сырья и материалов. Поэтому важную роль играет входной контроль поступления ресурсов. Для этого производится количественная и качественная приемка, устанавливающая соответствие наличия поступивших грузов данным сопроводительных документов поставщика, а также действительных свойств ресурсов стандартам, техническим условиям и другим данным, зафиксированным в условиях поставки договорах.

После того, как решена задача производить самим или покупать материально-технические ресурсы, и организация определила, какое сырье и материалы необходимо закупить, решается задача выбора поставщика.

Выбор поставщика осуществляется по следующим по этапам.

1. Поиск потенциальных поставщиков. При поиске потенциальных поставщиков используются следующие методы: изучение рекламных материалов (печатные издания, периодика); компьютеризированный поиск в сети Интернет; переписка и личные контакты с возможными поставщиками. В ходе письменных переговоров организация получает официальные предложения на поставку товаров поставщиками. Это может быть осуществлено двумя способами.

I способ. Инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он присылает свои оферты покупателю. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара, его количество и качество, цену, условия и срок поставки, условия платежа, характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи. Твердые оферты направляются только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть отправлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия оферты, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Такие оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам. Свободные же оферты не включают в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Они высылаются неограниченному числу потенциальных покупателей и включают как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы (например, прайс-листы).

II способ. Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя, который рассылает потенциальным поставщикам коммерческие письма (запросы), главная цель которых – получение предложений. В запросе указываются все необходимые реквизиты, кроме цены, которая появится в ответном предложении. Если связываются с постоянным партнером, то вместо запроса может быть выслан заказ.

2. Анализ потенциальных поставщиков. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании специальных критериев, количество которых может составлять несколько десятков. Однако чаще всего ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок. Стоимость приобретения продукции включает в себя цену товара, транспортно-заготовительные расходы и другое, а также не имеющую денежного выражения прочую стоимость (изменение имиджа организации, перспективы роста и развития производства и т.п.). Стоимость продукции стремятся, безусловно, свести к минимуму. Качество обслуживания, предоставляемое поставщиком, включает в себя качество продукции и надежность обслуживания, то есть гарантированность обслуживания покупателя нужными ему материально-техническими ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от возможных недопоставок, нарушений сроков доставки и т.п. Исходя из списка потенциальных поставщиков, производится непосредственный выбор того, с которым будет заключен договор.

3. Оценка работы с поставщиками. Вступая в хозяйственную связь с неизвестным поставщиком, организация подвергается определенному риску. В случае несостоятельности или недобросовестности поставщика у организации могут возникнуть срывы в выполнении производственной программы или же прямы финансовые потери.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

Полному своевременному выполнению сторонами своих договорных обязательств во многом способствует также контроль заключения и выполнения договоров поставки. Он предполагает, прежде всего, возложение персональной ответственности за своевременное оформление договоров; за соблюдение правил их оформления; за своевременное рассмотрение проектов договоров поставщиков, а также, в случае необходимости, за составление протоколов разногласий; за участие в регулировании разногласий или рассмотрении споров в арбитраже; за рассмотрение содержания и полноты данных, указанных в заказах, а также за соблюдение установленного срока при отказе от принятия заказа к исполнению; за учет и хранение договоров.

Завершающим этапом материально-технического снабжения организации является обеспечение цехов и производственных участков материально-техническими ресурсами. При всем разнообразии форм организации этого процесса его содержание сводится к определению потребности цехов в материалах и установлению лимитов цехам, подготовке материалов к производственному потреблению, отпуску и доставке их на рабочие места, контролю расходования материально-технических ресурсов.