8.8.5. Вступне звертання

Даний елемент листа є за змістом загальноприйнятою формулою ввічливості, ніби привітання при бесідах.

Пишеться воно на лівій стороні листа, під адресою, обов'язково на окремому рядку. Розглянемо приклади:

1. При звертанні до окремої особи вживаються звичне неформальне Dear (Дорогій): Dear Sir, Dear Madam, Dear John.

2. При звертанні до фірми — більш формально: Dear Sirs (Європа), Gentlmen, Ladies ~- (США).

3. При цьому після звертання ставиться кома (в Європі) або дві крапки (США).

4.В листуванні між високими посадовими особами вказується прізви­ще, що менш офіційне: Dear Mr. Brown; Dear Miss Roberts або Esteemed Mr. Jonson.

Найбільш вживані формули вступних звертань будуть наведені нижче.

В офіційну письмову мову слід включати звертання "Шановний...!" Знак оклику вкаже на те, що факту звертання до даної особи надається особливе значення. Форму звертання «Шановні колеги!» можна застосо­вувати серед осіб однієї професії. Більш емоційний відтінок буде нести звертання "Дорогі колеги!" Нейтральності можна досягти просто звертан­ням «Колега...» Включення в формулу звертання і прізвища адресата надає листу ввічливо-офіційного характеру.

8.8.6. Посилання на зміст листа

В багатьох листах після вступного звертання дається коротке посилан­ня на загальний зміст листа.

Цей реквізит не є невід'ємною частиною листа. Однак, визначивши загальну тему листа, відмітивши номер контракту або справи, відправник тим самим мобілізує увагу свого партнера і направляє його в русло певно­го кола своїх проблем.

Часто посилання дається без будь-яких попередніх слів. Інколи став­ляться слова: «Re», «Subject», «Соnе».

Слово «Re» є скороченням від латинського виразу «іn rе» — «у справі» і має значення «стосовно, відносно». Слово «Соnе» — є скороченням від слова «concerning».

Вказівка на загальний зміст листа звичайно підкреслюється. Наприк­лад: Re: Your letter of March 03,1999. Cone: Policy № 21 306.

В заголовку до тексту вітчизняного варіанта листа слова «стосовно» або «відносно» ставити не рекомендується. Так, не слід писати і слово «у справі», оскільки воно більше підходить до юридичної практики, наприк­лад: У справі гр. Швацького І.В.

Відповідаючи на запитання, про що документ, заголовок друкується з нового рядка малими літерами через один міжрядковий iнтервал, перено­си слів не допускаються, крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.

8.8.7. Основний текст

Це, безумовно, головний реквізит. Складається із інформації, яку ви хочете донести до адресата. Відносно формального оформлення, то необхідно мати на увазі такі моменти:

1. Текст листа складається із абзаців, кожен з яких виражає одну закін­чену думку.

2. Листи, які надходять від закордонних відправників англійською мо­вою, звичайно друкуються через один інтервал між рядками всередині аб­зацу і через два інтервали між абзацами.

3. Для наступних сторінок тексту використовуються або звичайні ар­куші, або бланки. Бланки використовуються в основному великими і се­редніми фірмами. Для продовження першої сторінки листа може викори­стовуватися зворотна сторона аркуша.

4. В листах уникають переносу слів. Однак, якщо перенос неминучий то слід пам'ятати, що на рядку можна залишити префікс, префікс і корінь або один корінь.

5. Написаний нетрадиційною «неділовою» мовою лист створює вра­ження непрофесіоналізму його виконавця, а також фірми, яку він пред­ставляє.

Текст листа повинен бути вичитаним для усунення можливих орфографічних помилок — вони повністю виключаються.