8.6. Стиль ділового листа

Зараз, як ніколи, час дорогий для керівника і у нього немає бажання чи­тати багато непотрібних слів. Однак, особа, яка пише діловий лист, по­винна створити добре враження, тому кілька слів, які визначають почуття дружби і доброзичливості, будуть дуже доречні.

Не варто також перебільшувати компліменти, бо це може викликати протилежний ефект, і читач може відчути, що той, хто писав, був нещи­рим. Ю.Палеха [5] ставить такі вимоги при написанні ділового листа:

8.7. Тон листа

Тон листа не повинен бути ні високопарним, ні недбалим. Рекомен­дується використовувати нейтральний і позитивний тон, не допуска­ючи іронії, вияву грубості та ін. [5].

Рекомендований тон	Небажаний тон
1	2
1.We shall be glad to pay just as soon as we receive… Ми будемо раді заплатити, як тільки отримаємо... 2. We will send you the statement shortly after… Ми надішлемо Вам документ відразу ж після... 3.We asked you to sign the paper but… Ми просили Вас підписати папе­ри, але ... 4. We are sure that your nonpayment is an oversight. Ми впевнені, що Ваша несплата є помилкою. 1	1. We can not pay until we receive … Ми не можемо заплатити, поки не отримаємо... 2. We can not sent you the statement before... Ми не можемо надіслати Вам доку­мент перед... 3.Though we asked you to sing the appear you.. Хоч ми й просили Вас підписати па­пери, Ви ... 4.We do not understand your failure to pay the bill... Ми не розуміємо, чому Ви не опла­тили рахунок. 2
5.We are sorry to learn from your letter that … Ми прикро вражені, дізнавшись із Вашого листа, що ... 6. This sum balances your account… Ця сума балансує Ваш поточний рахунок.	5. We have your letter in which you claim that... У нас Ваш лист, в якому Ви заявля­єте, що... 6. This corrects tl|M5 mistake you made in the amount of the cheque due to as Дякуючи нам, це виправляє помилку в сумі чека.

Від того, як побудована фраза, багато в чому залежить результат діло­вого спілкування, яке повинне бути сприятливим. Вести діловий діалог у доброзичливому тоні більш важливо, ніж вживати гарні слова і правильно розмішувати їх.

Ю. Палеха пропонує такі правила при написанні листа [5].

Людина, яка не має досвіду ділового листування, має схильність до дуже довгих речень, що обтяжує розуміння тексту. Емпірично встановлено, що коли читач зустрічається з фразою, яка перевищує 20 слів, то по­роджується тенденція перечитати її ще раз.

В той же час надмірна лаконічність не дозволяє зрозуміти лист або він просто звучить грубо. Тому необхідно переважно писати речення серед­ньої довжини, різноманітні за конструкцією.

Так, в англійській мові рекомендується чергувати прості речення, складносурядні (безсполучникові та з сполучниками "and" та "but"), складнопідрядні зі сполучниками "so", "or" та ін.

Наприклад: You have not sent the invoice, we have to ask you... (Ви не на­діслали рахунок, ми змушені просити Вас...).

Застосування розділових знаків у складних реченнях дещо відрізаєть­ся від правил в українській мові.

Слід звернути увагу на відсутність коми перед сурядними реченнями доповнення.

Наприклад: In your letter you state that... We think this solution will...(У Вашому листі Ви стверджуєте що, на нашу думку, це рішення буде..,).

Перед сурядними реченнями означення кома може ставитися або бути відсутня, що повністю змінює зміст речення.

Наприклад: Your letter concerning the Contract, which we received yestefday, mentions several other matters (У Вашому листі відносно контрак­ту №..., який ми отримали).

При застосуванні підрядного речення часу слід пам'ятати, що якщо воно передує головному реченню, після нього ставиться кома.

Наприклад: When we discovered this matter in London, we... (Коли ми виявили, що ця справа у Лондоні, ми...).

При використанні інших слів складних речень можна керуватися ре­комендаціями багатьох сучасних підручників та ставити крапку там, де робиться пауза при їх вимові.

Наприклад: We have received your letter of..., and we discovered... (Ми отримали Ваш лист від... та встановили...). Слід також звернути увагу на використання коми після виразу "on the one hand" (з іншого боку), що часто застосовується у листах.

Наприклад: On the one hand, the shipping documents were sent on time, but on the other hand,... (З одного боку, документи на відправку були вис­лані вчасно, аз іншого...).