8.8. Оформлення реквізитів листа

8.8.1. Заголовок

При підготовці конкретного службового листа враховуються складові елементи (його реквізити): заголовок, дата, найменування, адреса одержувача листа, вступне звертання, основний текст, заключна формула ввічливості, підпис, відмітка про наявність додатків та ін.

Оформляються реквізити листа відповідно до національно-культурних традицій вимог законодавства тієї чи іншої країни.

Заголовок (найменування фірми, організації-автора) розміщується в верхній частині бланка.

Повна офіційно зареєстрована назва фірми друкується друкарським способом і наводиться в називному відмінку.

Заголовок містить також адресу організації або фірми, адресу для телеграм, номера телефонів, факса, назву кодів; інколи реквізити друкуються в нижній частині бланка.

В кінці назв на бланках багатьох англійських торгівельних підприємств, банків стоїть слово Limited (Ltd), що означає скорочений вираз «Limited liability Company» — товариство з обмеженою відповідальністю.

Під назвою організації вказується інколи вид діяльності. Часто зобра­жується й емблема організації, яка є символічним графічним зображен­ням і відображає напрямок її діяльності.

Емблема безумовно полегшує пошук документів, але заміняти нею назву організації не рекомендується.

Незвичайна форма заголовка, його дизайн, виконана в кольорі ембле­ма (а інколи і девіз) — все це створює образ фірми. Читаючи листа, Ви, безумовно, насамперед цікавитесь його змістом, але водночас мимоволі звертаєте увагу і на оформлення заголовка, якому відразу даєте внутріш­ню оцінку, часто переносячи її і на діяльність самої фірми.

Вдале розміщення компонентів заголовка, його оригінальна емблема будуть сприяти створенню приємного враження про Вас у Ваших парт­нерів.

8.8.2. Показання на посилання

У верхній лівій частині листа безпосередню під заголовком звичайно розміщують показання на посилання. В показанні можуть бути дані ініціали того, хто складав лист, або друкарки, цифрове або літерне позна­чення фірми або підрозділу, номер справи та ін. При цьому спочатку ро­биться посилання надані одержувача (якщо вони відомі), після чого іде посилання відправника, наприклад:

Your reference Ваше посилання

(або Your rйf.) HND/RP

HND/RP

Our reference Наше посилання

(або Our ref.) LA/DK/199 LA/DK/199

У вітчизняному варіанті листа посилання на індекс і дату вхідного до­кумента містить індекс і дату листа, на який дається відповідь, і розмі­щується нижче індексу та дати вихідного документа.

Зіставлення дат відправки та отримання листів дає уявлення про ступінь оперативності роботи установи з кореспонденцією.

Слова «наш» і «ваш» вживати не рекомендується. Найбільш раціональна така форма: На № _ від________. Ні в якому разі не варто розміщувати ці дані в самому тексті листа.

Вид цього реквізиту у вітчизняному листі може бути таким:

На №25/56 від 17.08.1998.

8.8.3. Дата

Реквізит дата відправлення (не написання) ставиться в правому кутку під заголовком і розміщується так, щоб остання цифра була кінцем рядка у правому полі аркуша. В склад дати входять число, місяць і рік.

При відправці в країни Європи дату, наприклад, 17 січня 1999 року, слід писати так: 17 — th January 1999 (тобто спочатку йде порядковий чи­сельник при допомозі цифр і закінчень: 21st, 2nd, 3rd, 4th і т. д.).

У США записується дата дещо інакше: January 17,1999 (зверніть увагу на кому, яка відділяє число місяця від року).

В останні роки в діловому листуванні дедалі більше виявляється тен­денція до зменшення числа розділових знаків, тому інколи можна зустріти і таке написання дати: 25 February 1999.

Допускається скорочення назви деяких місяців, наприклад:

January — Jan., September — Sept., February — Feb., October — Oct.

Вихідний номер на бланках для закордонних адресатів ставити не ре­комендується. Номер нічого не скаже вашому адресату, оскільки за­ кор­доном користуються лише датою відправки та змістом. Вихідний номер можна проставити на дублікаті, призначеному для канцелярії.

Згідно з вітчизняним стандартом елементи дати листа проставляються трьома парами арабських цифр, наприклад: 17.01.99 або 15.03.99 при цьо­му крапка після останньої пари цифр не ставиться.

Датою листа вважається дата його підписання.