8.4. Оформлення бланків листа і конвертів

В економічно розвинутих країнах умови конкурентної боротьби між фірмами переносяться на сферу ділової кореспонденції.

Діловий лист повинен бути конкурентним як з точки зору його змісту, так і оформлення.

В умовах безлічі пропозицій, які приходять із різних країн, ваш лист повинен вигравати з психологічної точки зору — оформленням, структу­рою тексту, конвертом і за іншими, на перший погляд, не досить суттєви­ми ознаками.

Необхідно відмітити, що дрібницями не гребували й люди, які зали­шили досить помітний слід у світовій культурі.

Ділові листи пишуться на бланках стандартних розмірів. Зі стандарта­ми паперу пов'язане застосування копіювальної техніки, питання реєст­рації, контролю виконання, експедиційні роботи, формування справ і їх зберігання.

Бланк листа — це свого роду ідеальна основа ділового документа, в за­повненому вигляді це той еталон, якого ми прагнемо досягти.

Використання бланків полегшує роботу з документами, підвищує культуру праці, сприяє більш швидкому сприйняттю інформації, відпові­дає естетичним вимогам.

Враховуючи властивість людського ока, легше фіксувати верхню частину будь-якого предмета і літер, при оформленні бланка верхню його частину слід робити більш насиченою, а нижню — більш «стійкою».

Належну увагу слід приділяти й вибору паперу для виготовлення бланка. Він повинен бути високоякісних сортів і ні в якому разі не мелованим. Для виготовлення бланків ділової кореспонденції на підприємствах розвинутих країн використовується папір з водяними знаками.

Саме за бланком, його дизайном, поліграфічним оформленням, харак­теристиками паперу партнери будуть судити про серйозність ваших намірів

Використання в наш час лазерних принтерів дозволяє досягти макси­мальної чіткості при виконанні тексту, використовувати графіку, яку практично важко відрізняти від друкарського виконання листа.

При допомозі відповідної програми можна відтворити зміну адреси і, якщо потрібно, тексту, а решту відтворити необхідну кількість разів, що значно підвищить продуктивність такої кореспонденції.

На друкарській машинці лист повинен бути надрукований охайно, без помарок і ви правлень.

Оформлення конверта має також важливе значення, як і оформлення бланка. На конверті необхідно розмістити найменування відправника та його фірмовий знак. Допускається також повне відтворення всіх реквізитів бланка.

Формат конверта підбирається таким чином, щоб забезпечити мож­ливість згину вкладеного в нього листа не більше одного разу.

Добре сприймаються гарно оформлені фірмові конверти, за розміром трохи більше бланка листа і виготовлені із якісного цупкого паперу.

З астосовуються також конверти, які мають пластикове віконце для надрукованої на бланку листа адреси одержувача. Головне при цьому виз­начити місце написання на бланку так, щоб воно збігалося з розмірами віконця.

Такі конверти виключають можливість повторного написання адреси на конверті та можливості його випадкового пошкодження.

Крім цього використовуються спеціальні адресат, які виготовля­ють липкі наклейки з машинним відтиском адресата одержувача.

Листи прямої поштової реклами можуть упаковуватися в поліетилен з нанесенням на нього адреси одержувача та знаків поштової реклами.

У правому верхньому кутку конверта часто вказують порядок відправ­ки (доставки) і особливості змісту вкладеної кореспонденції.

При цьому використовуються такі надписи:

Air Mail / AIR МАІЬ)(авіа) Private (приватне)

Express (блискавка) Private and Confidential (приватне і

конфіденційне)

Urgent (на замовлення) Confidential (конфіденційне)

Registered (на замовлення) Strictly Confidential (цілковито сек-

ретно)

У правому верхньому кутку розміщується марка або штамп, який замі­няє марку.

В центрі конверта друкується адреса з двома інтервалами між рядка­ми. На окремих рядках розміщується така інформація: прізвище адреса­та, його посада, найменування фірми, поштова скринька, номер (найме­нування) будинку, вулиці, міста, графства, штат, держава, поштовий індекс.

Якщо лист адресований вашому партнеру в Англії, то в адресі слід вказати графство. Це пов'язано з тим, що фірма (а частіше всього її філія) може бути розміщена в невеликому місті або населеному пункті і вказівка на відповідне графство в такому випадку просто необхідна.

Якщо лист адресований в Лондон, то після слова London ставлять ско­рочене позначення відповідного поштового району - Е.С., E.C.I, Е.С.2, N.W., W.C. - та ін. (Е.С. - East Central, N.W. - North West, W.C. - West Central).

Якщо лист адресується в США, то після назви міста необхідно вказати назву штату. Це пояснюється тим, що в різних штатах є міста з однією і тією самою назвою. Наприклад, у США є п'ять міст з назвою Нью-Йорк, п'ять — з назвою Філадельфія, дванадцять - з назвою Бостон та ін. Назви штатів часто скорочуються, за винятком назв Idaho, Iowa, Maine, Ohio, Texas, Utah [7].

В американських листах поштовий індекс вказується на одному рядку після найменування країн. Індекс пишеться великими буквами. Не до­пускаються ніякі додаткові крапки, коми.

Як правило, індекс має дві половини цифрових значень, між ними робиться інтервал. Поштовий індекс не підкреслюється. Після індексу не робляться ніякі додаткові надписи.

Зворотна адреса в багатьох англійських і американських листах пи­шеться на зворотній стороні конверта або в верхньому лівому кутку лицьо­вої сторони конверта, йому інколи передує надпис: «If not delevered, please return to...», «якщо не буде доставлено, то, будь ласка, верніть...»(далі йде адреса відправника).

Якщо лист адресується особі, чию точну адресу ви не знаєте, то цього слід направити в фірму, з якою дана особа підтримує ділові зв'язки і пра­цівники якої можуть передати або переслати їй цей лист. Тоді перед на­звою організації пишуться слова In care of або Care of (скорочено С/о), що означає «на піклування», і вживається в розумінні «за адресою».