8.3. Класифікація листів

Ю.Палеха [5] всю кореспонденцію поділяє на такі різновиди:

• ділові (формальні і неформальні) листи;

• особисті (приватні) листи;

• рекомендувальні листи;

• листи прямої поштової реклами.

Формальними є листи, підготовлені від імені однієї організації або на адресу іншої.

Неформальними є листи, складені працівниками одного рівня (менед­жером кадрової служби однієї фірми менеджеру фінансової служби іншої) з пропозицією про особисту зустріч для обговорення тих чи інших питань, обміну інформаційними матеріалами та ін. Звичайно, неформальні листи складаються після встановлення партнерських відносин і особистого знайомства.

Особистими є листи, якими обмінюються рідні або знайомі. Така ко­респонденція має приватний характер.

Рекомендувальними є листи, які служать для заочного представлення тієї чи іншої особи. Такі листи допомагають швидко заручитися підтрим­кою на місці тимчасової вимоги.

Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування товарів і послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів складений розумно й продумано, товар, який про­понується, має добрий попит, а рекламний лист складений тонко і зі сма­ком, адресати, як правило, одержують серйозний імпульс до здійснення покупок відразу ж.

Ділові листи

.

Всі офіційні ділові листи можна поділити за функціональною ознакою на:

• листи, які вимагають відповіді;

• листи, які не вимагають відповіді.

Листи, які належать до першої групи:

- лист — прохання;

- лист — звертання;

- лист — вимога;

- лист — запит.

Відповіді на ці листи мають певну форму залежно від змісту вихідного листа.

Листи, які належать до другої групи:

- лист — попередження",

- лист — нагадування;

- лист — подяка;

- лист — підтвердження;

- інформаційний лист;

- лист — відмова;

- лист — повідомлення;

- лист — сповіщення;

- лист — розпорядження;

- супроводжувальний лист.

Залежно від указаних у листі адресатів офіційні листи можна розділи­ти на колективні та циркулярні.

Колективний лист складається від імені певної кількості осіб і направ­ляється за однією адресою. До таких листів можна віднести скарги, про­хання й звертання, підписаний групою осіб, які усвідомлюють свою спільність у вирішенні яких-небудь питань.

Циркулярний лист, навпаки, направляється цілому ряду підлеглих ус­танов і підприємств від одного адресата. Джерелом розсилки циркулярно­го листа є вищестояща організація (міністерство, відомство, корпорація), яка інформує свої підрозділи з того чи іншого питання або ж дає їм відповідні розпорядження й вказівки.

Залежно від змісту й об'єму листів їх можна поділити на прості, або одно аспектні, і складні, або багатоаспектні. Під аспектом розуміють думку, висловлену одним або кількома реченнями. До багатоаспектних листів можна віднести листи, які включають в себе прохання, гарантію та нагадування.

За тематичною ознакою листи можна поділити на адміністративно-господарські, постачально-збутові, виробничі, пропагандистські та ін.

За тематичною ознакою також існує рівниця між діловою і комерційною кореспонденцією. Вважається, що листування, яким оформляється економічна, правова, фінансова й інші форми діяльності підприємства, І називається діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту відноситься до комерційної кореспонденції.

За родом діяльності листування поділяють нате, яке стосується виробничої діяльності організацій і підприємств, і листування між громадськими, профспілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію розмежовують на: стандартну; таку, що регламентується, і нестандартну.