8.8.8. Заключна формула ввічливості

Повинна завжди відповідати звертанню. Розміщується реквізит нижче останнього рядка основного тексту двома інтервалами. Після заключної формули ввічливості часто ставиться кома.

Якщо ви в своєму листі закордонному партнеру не використали загаль­ноприйняту заключну формулу ввічливості, ви тим самим зміните зміст, тональність листа. Той, хто його одержав, подумає, що ви чимось незадоволені або взагалі хочете перервати листування.

Суворо офіційно Офіційно Менш офіційно

Yours very sincerely,

Yours sincerely.

Very cordially yours,

Yours cordially, Cordially your.

Yours faithfully, Yours truly,

Your very truly, Very truly yours.

8.8.9. Підпис

Підпис супроводжується повним іменем автора з вказанням його по­сади і звання, наприклад: (підпис) SirG. Richard, Editor in Chief. Підпис на листі розміщується на правій стороні аркуша, якраз під заключною формулою ввічливості. Прізвище і посада того, хто ставить підпис, друкується зверху до низу (а не окремим рядком) під його руко­писним підписом, наприклад:

Sincerely,

(підпис)

Doyglas L. Bethel

Director.

Якщо лист виходить з якогось відділу, то назва відділу також фігурує в підписі під рукописним підписом. Наприклад:

Yours faithfully,

(підпис)

Susanne Lawrence Head of Dаpartment University Associated.

Листи і документи, які надходять від англійських і американських банків, акціонерних товариств та інших організацій, підписуються залеж­но від їх важливості президентом (President), головою (Chairman), його за­ступником (Deputy Chairman), директором—розпорядником (Managing Director), одним із директорів (Director), секретарем (Secretary), головним управляючим (General Manager) і т. д.

Договори, чеки, фінансові зобов'язання, гарантії та інші важливі до­кументи повинні підписуватися за відповідну сторону законно уповнова­женими на це особами. При підписанні таких документів перед назвою організації в підписі часто ставлять слова: For and on behalf of («За і від імені») або Per pro («За домовленістю»).

For and on behalf of Per pro

Phillips Car Ctereo The Petroleum

(підпис) (підпис)

Imme Glob W.A. Krinner

Director President

Рукописна дата після підпису, як прийнято у вітчизняному діло­водстві, не ставиться, також не робиться ніяких печаток на листі.

Згідно з вітчизняними стандартами, підпис розміщується зліва під тек­стом відразу від поля, наприклад:

Головний лікар (підпис) B.C. Сімаков

Для надання юридичної сили, наприклад, на гарантійному листі, про­ставляється печатка.

8.8.10. Посилання на додатки до листа

Якщо до листа є додатки, то їх характер і розмір уточнюються і в лівому нижньому кутку листа після скорочення: Enclo (Enclosure) — додаток, Enclos — множинне число. Додаток до листа, як і сам лист, повинен бути виконаний бездоганно, акуратно і не викликати у адресата негативних асоціацій при сприйнятті змісту листа.

Останній рядок у листі закордонному партнеру може займати пост скриптум, який відмічається буквами P.S. (post scriptum), що в перекладі латинської означає «після написаного».

У вітчизняному діловодстві застосування постскриптуму не практикується.