8.5. Складання плану листа

Після того, як чітко визначена ціль написання листа, складається його план. Ретельно відбираються всі факти, які необхідно вказати в листі. Правильність складання листів розкриває Ю. Палеха [5]. Текст листа, зви­чайно, складається із трьох основних частин:

— вступ (посилання на попередній лист, коротка констатація якого-небудь факту та ін.);

— основний зміст (прохання, вказівка, додаткові зведення та ін.);

— заключна частина (подяка, прохання написати у випадку, коли що-небудь незрозуміло, та ін.).

Вступна частина залежить від цілей написання листа:

* Якщо направляється лист у відповідь, то у вступі може висловлюва­тися подяка за прислане вам запрошення, доброзичливе повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі знань та ін.

Наприклад:

We thank you for the materials handed over to us by your representative ... (Ми дякуємо Вам за матеріали, передані нам Вашим представником...).

* Якщо лист носить суто інформаційний характер, то в ньому коротко викладається історія створення фірми, її розвиток і становлення, а також суть діяльності в даний час, наводяться статистичні дані та ін.

Наприклад:

We wish to inform you that our company cooperate with ...

(Ми повідомляємо, що наша компанія співробітничає з ...).

*Якщо необхідно пояснити запитання, поставлені вашим партнером, то, крім відповіді, висловлюється думка про можливість подальшого співробітництва або про відсутність такої можливості, визначаються зустрічні позиції.

Наприклад:

In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialists...

(У зв'язку з Вашим запитом ми повідомляємо, що могли б направити групу спеціалістів...)

*Якщо лист носить характер реагування на невиконання взятих на себе зобов'язань, недотримання строків поставок або інші дії, які торка­ються ваших інтересів, оцінка того, що сталося, і ваші висновки, спрямо­вані на розрив стосунків, не повинні носити різкого характеру;

Наприклад:

We are puzzled to learn that you have not signed our documents...

(Ми з подивом дізналися, що Ви не підписали наші документи...).

Особливе значення має викладання основного змісту листа. Вся інформація повинна даватися коротко, логічно, досить чітко і однознач­но. Однак і надмірне захоплення лаконічністю невиправдане, оскільки це може призвести до додаткових запитань, роз'яснень і уточнену що затягне переписку й практичне вирішення питання.

*Якщо в листі даються які-небудь інструкції і вказівки, краще якось визначити час їх виконання. Такі визначення як "in the nearest future" ("найближчим часом") дуже розпливчасті й небажані.

При складанні основної частини листа застосовуються відомі правила:

1. Проаналізуйте всі зібрані дані. Відкиньте, якщо це можливо, все дру­горядне.

2. Згрупуйте факти за вибраним напрямком. Підберіть підзаголовок для кожного розділу.

3. Запишіть кожен заголовок на окремому листку паперу. Складіть до нього список коротких запитань.

4. Обдумайте порядок викладання. Виходьте з принципу — від відомо­го до невідомого.

5. Не вдавайтеся в деталі. Не зупиняйтеся на банальностях.

6. Використовуйте графіки, таблиці, схеми та ін.

7.Намагайтеся зробити текст, щоб він добре читався, не бійтеся по- працювати над чернетками.

Заключна частина листа також має свої варіанти:

*В заключній частині листа традиційно виражається надія на розви­ток стосунків, і на те, що викладена в листі інформація буде корисна і по­служить у майбутньому цілям розвитку взаємовигідних зв'язків та ін.

Наприклад:

We would like to maintain cooperation and assure you... (Сподіваємося підтримувати співробітництво і завіряємо Вас...)

• Якщо лист адресується одержувачу, з яким ще не був встановлений діловий контакт, то в заключній частині можна висловити запевнення в тому, що пропозиції, викладені в листі, були цікавими, і ви маєте надію на швидке одержання відповіді або виконання замовлення. You prompt execution of our order would be appreciated. (Будемо вдячні за швидке вико­нання нашого замовлення). У випадку розриву ділових контактів з партнером заключну частину листа можна сформулювати більш абстрактно і звести її до фрази: We simultaneously testify to ода openness for business like cooperation in future. (Одночасно ми засвідчуємо свою відкритість для ділового співробітницт­ва в майбутньому).

Таким чином, при всій негативності змісту листа Ви даєте партнеру можливість у випадку зміни його позиції повернутися до ділового співро­бітництва. Можливо, така відповідь буде більше ознакою доброго тону, ніж дійсно надією на співробітництво в подальшому, але правила етикету будуть дотримані.

*При необхідності в заключній частині листа вказується прізвище, посада, адреса та номер телефону особи, яка могла б допомогти у виріш

1

енні питань, які виникають. Таке повідомлення робиться в максималь­но доброзичливому тоні. Наприклад:

If necessary do not relise an opportunity to establish contact with our representative A.Petruk clear up all questions that arise with him.

(При необхідності не відмовляйте у можливості зв'язатися з нашим представником А. Петруком і з'ясувати всі питання, які виникають).