20

Тема 8. Письмова комунікація

1. Історія писемного спілкування.

2. Уніфікація та стандартизація тексту.

3. Класифікація листів.

4. Оформлення бланків листа і конвертів.

5. Складання плану листа

6. Стиль ділового листа

7. Тон листа

8. Оформлення реквізитів листа

Література:

1. Альбов АС. Письмо зарубежному партнеру. — Л.: 1991.

2. Андрушко СЯ. Искусство составления деловых писем на английс­ком языке. — Одесса: "Два слова", "Вариант", 1993.

3. Веселов ИВ. Современное деловое письмо в промышленности! — М, 1990.

4. Ваш зарубежный партнер. Переписка, документация, контракты. — (VL: МП «Технология», 1992.

5. Палеха Ю.И. Организация современной деловой коммуникации. — К.:МАУП, 1995.

6. Палеха Ю.И. Организация общего и кадрового делопроизводства. — МЗУУН, 1993.

7. Плотников A.B. Деловая переписка с зарубежными партнерами. — К: Лира, 1992.

8.1. Історія писемного спілкування

З давніх часів до нас дійшли різні види писемного спілкування, що дає нам можливість вивчати історію розвитку суспільства, особливості побуту, взаємовідносини між людьми, які складалися протягом століть.

Листи — це засоби спілкування та передачі інформації, які виникли разом з писемністю дуже давно. Основні правила складання кореспонденції, які прийняті в міжнародному спілкуванні, склалися більше ста п'ятдесяти років тому, хоча листи люди писали й раніше.

В давнину римляни листів не підписували, якщо це не були листи до Імператора. Адресу на конверті не писали, тому що листи вручалися по­сильними особисто адресату. В формі листів складалися цілі романи, вірші, філософські трактати, соціально-політичні памфлети, літературно-критичні замітки.

З роками форма, стиль і манера написання листів змінювалися, вик­лючалися старомодні слова, збагачувався їх словниковий запас.

Поступово діловий лист набував статусу документа, тому було необхі­дно розробити певні вимоги та правила його складання.

В 1720 р. Петром І був створений «Генеральний регламент», який став основою нової системи документування діяльності центральних, розпо­рядчих органів — колегій - та їх листування з іншими установами.

В 1722 р. створений "Табель про ранги", який дав початок системі чинів і титулів, вживання яких у діловому листуванні стало обов'язковим. Потім виходить ще ряд законодавчих актів Уряду Петра І, завдяки яким листування між установами перетворюється в ритуал, який необхідно було добре знати, щоб зайняти місце в бюрократичній ієрархії Росії.

На початку XIX ст. визначний державний діяч того часу М. М. Сперанський розробив "Загальну установу Міністерств", де були встановлені єдині зразки ведення діловодства і звітності. Рекомендації Сперанського, його творчі зусилля у справі формування канцелярського стилю мови вне­сли великий вклад в те що в наші дні прийнято називати уніфікацією мови офіційного листування.

8.2. Уніфікація та стандартизація тексту

Особливістю сучасного етапу розвитку офіційних документів і їх най­важливішого компоненту - офіційного листа — є їх уніфікація. Мова офіційних документів — це набір кліше, штампів і стандартів. Уніфікація — це, насамперед, встановлення і застосування правил побудови речень за певними моделями, які відповідають тим чи іншим життєвим ситуаціям.

Уніфікацію мови документів можна розглядати і як соціальне замов­лення, вона виправдана у всіх відношеннях:

- економічному — скорочення затрат праці на процес складання доку­ментів;

- правовому — адресат листа в більшості випадків юридична особа;

- соціальному — адресат і адресант листа — особи колективні;

- технічному — є можливість машинної обробки тексту;

- психологічному — полегшується процес сприйняття інформації;

- культурознавчому — підвищується культура управлінської праці;

- лінгвістичному — збігається завдання уніфікації мови документів з їх нормалізацією.

В США все було направлене на те, щоб лист служив сильним і чітким інструментом проведення економічної стратегії фірми. Створений був навіть своєрідний інститут листа, який проголошував культ індивідуаль­ної виконавчої техніки. Дещо пізніше американці зробили поворот до уні­фікації ділового листа. Канцелярія Білого дому підрахувала, що щотижня через недбало складені ділові листи компанії несуть втрати в декілька , мільйонів доларів.

В Англії уніфікований стиль ділового листування прийнятий під нашою ip-Code, що в буквальному перекладі значить «Код-блискавка». Він зачіпає всі рівні та аспекти мови — його словниковий склад, морфологію, синтаксис, графіку й фонетику, пунктуацію і навіть стиль.

У державних установах Росії з другої половини XIX ст. уніфікація текстових форм документів стала нормою офіційного письмового спілкуван­ня. В цей час почали складати різні листівки і посібники з написання листів, які стали вітчизняною традицією. Завдяки використанню таких посібників достатньо було знайти в книзі зразок необхідного документа і, замінивши прізвища, дати, адресу й іншу змінну інформацію, переписати документ або, вивчивши тексти аналогічних документів, скласти на їх основі власний текст і типові мовні звороти. В 60-ті роки XX ст. були розроблені Державні стандарти та методичні розробки, якими із змінами і доповненнями користуються донині. Діючий нині стандарт перераховує в певній послідовності реквізити, що повинні бути на всіх видах документів, які входять в уніфіковану сис­тему організаційно-розпорядчої документації. Він визначає максималь­ний склад реквізитів документів (всього їх 31). Кожному реквізиту відводиться строго певне місце і необхідна площа з урахуванням максимально­го набору знаків при його написанні.