3. Конструктор звітів

Звіт - це об'єкт бази даних, що призначений для виведення інформації з баз даних, перш за все на принтер. Звіти дозволяють вибрати з баз даних потрібну користувачу інформацію, оформити її у вигляді документа, перед друком переглянути на екрані. Джерелом даних для звіту може служити таблиця або запит. Крім даних, отриманих з таблиць, в звіті можуть відображатися обчислювані поля, наприклад, підсумкові суми.

Microsoft Access відображає у звіті дані із запиту або таблиці, додаючи до них текстові елементи, які спрощують його сприйняття.

До числа таких елементів відносяться:

Заголовок. Цей розділ друкується лише у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виводу даних, таких як текст заголовка звіту, дата або констатуюча частина тексту документа, які слід надрукувати один раз на початку звіту. Для додавання або видалення області заголовка звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Заголовок / примітка звіту.

Верхній колонтитул. Використовується для виводу даних, таких як заголовки стовпців, дати або номера сторінок, які друкуються зверху на кожній сторінці звіту. Для додавання або видалення верхнього колонтитула необхідно вибрати в меню Вид команду Колонтитули. Microsoft Access додає верхній і нижній колонтитули одночасно. Щоб приховати один з колонтитулів, потрібно задати для його властивості Висота значення 0.

Область даних, розташована між верхнім і нижнім колонтитулами сторінки. Містить основний текст звіту. У цьому розділі з'являються дані, роздруковуються для кожної з тих записів в таблиці або запиті, на яких заснований звіт. Для розміщення в області даних елементів управління використовують список полів і панель елементів. Щоб приховати область даних, потрібно задати для властивості розділу Висота значення 0.

Нижній колонтитул. Цей розділ з'являється в нижній частині кожної сторінки. Використовується для виводу даних, таких як підсумкові значення, дати або номера сторінки, друкуються знизу на кожній сторінці звіту. У режимі Конструктора доступні такі властивості звіту, як Сортування і групування даних, які розташовані на панелі інструментів конструктора звітів і форм. У діалоговому вікні Сортування і групування можна визначити поле або вираз, за яким будуть згруповані дані, а також згруповані дані можна відсортувати за зростанням або спаданням. Access 2000 дозволяє групувати дані двома способами - за категоріями і. за діапазоном значень, що може бути як числовим, так і алфавітним.

4.Перехрестна таблиця.Призначення. Способи пубудови.

Перехресні запити є аналогами зведених таблиць у Excel.

В перехресному запиті(таблиці) відображаються результати статистичних розрахунків таких як суми, кількість записів, середні значення, тощо, виконані за даними одного з полів таблиці. Ці результати групуються по двох наборах даних, один з яких розміщується у лівому стовпці таблиці, формуючи таким чином заголовки рядків, а другий – в горішньому рядку, формуючи таким чином заголовки стовпців перехресної таблиці.

Алгоритм створення перехресного запиту

Здійснити процедуру підготовки перехресного запиту.

Вибрати поле або поля, значення яких повинні бути представлені в запиті як заголовки рядків.

Вибрати поле, значення якого повинно бути представлено у запиті як заголовок стовпчиків.

Вибрати поле, значення якого слід використовувати при створенні перехресної таблиці, тобто поле, значення якого заноситимуться на перехрещення рядків і стовпчиків таблиці. Вказати операцію, яку слід здійснити, якщо таке значення не одне. Значення може задаватися лише для одного поля.

У рядку Групповая операция вибрати статистичну функцію, яку буде використано у підсумковому стовпці при заповненні перехресної таблиці (наприклад, Sum, Avg, Count).