7. Розрахункові поля у формах access.

Форми – це об"єкти, за допомогою яких у базу вводять нові дані, переглядають наявні, а також здійснюють редагування даних, розміщених у таблиці. Форма подібна до бланка чи карточки (рис. 4). Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. Одна форма містить дані лише з одного запису.

Найпростішим обчислюваним полем є поле, в якому повинна виводитися поточна дата. Щоб створити таке поле:

Створіть вільний елемент керування типу Поле (Text Box) в потрібному місці форми.

Прямо в полі введіть вираз = Date (). Знак рівності обов'язковий.

Відкрийте вікно Властивості (Properties) для цього елемента і задайте для властивості Формат поля (Format) бажаний формат дати, наприклад Довгий формат дати (Long Date).

Встановіть довжину поля таким чином, щоб в ньому містилося необхідну кількість символів.

Змініть назву мітки цього текстового поля. Зазвичай для створення обчислюваних полів вибирають саме елемент управління Текстове поле, хоча це і необов'язково. Допускається використовувати для цього будь-які елементи управління, що мають властивість Дані (Control Source).

Саме у властивості Дані (Control Source) повинно бути задано вираз, який обчислює значення цього елемента. Введення виразу допускається прямо в елемент управління, як ми і зробили це в прикладі. Однак, якщо вираз досить довге, його незручно вводити прямо в поле. Можна ввести вираз в клітинку властивості Дані (Control Source) у вікні Властивості (Properties), а якщо вираз не поміщається в осередку властивості, просто натиснути комбінацію клавіш <Shiftl> + <F2> і відкрити вікно Область введення (Zoom). Ще можна скористатися Будівник виразів.

Обчислювані поля створюються найчастіше в табличних або стрічкових формах для відображення стовпця з якими-небудь обчисленими значеннями. Наприклад, вартість товару розраховується як значення виразу Ціна * Кількість. Для відображення таких розрахункових даних використовують два способи:

Перший спосіб заснований на тому, що форма будується на базі запиту, в який включають обчислювані стовпці. У формі створюється текстове поле, у якого в якості джерела даних вказується обчислюваний стовпець запиту. Поле блокується, щоб користувач не міг змінити дані в ньому, адже ці дані обчислюються в процесі виконання запиту.

У другому випадку форма може будуватися прямо на базі таблиці. У ній створюється текстове поле, в якому в якості джерела даних вказується вираз, наприклад = [Ціна за одиницю] * Кількість. При цьому у виразі необов'язково вказуються ті поля, які включені у форму, а будь-які поля базової таблиці.

8.Створення і редагування звітів у access.

Засіб «Звіт» — це найшвидший спосіб створення звіту, оскільки він формує звіт негайно, без залучення додаткової інформації. Звіт містить усі поля вихідної таблиці або запиту. Можливо, за допомогою засобу «Звіт» не буде створено остаточної версії потрібного звіту, але він надає можливість швидко переглянути базові дані. Цей звіт можна зберегти і внести належні зміни в поданні розмічування або конструктора.

В області переходів клацніть таблицю або запит, на основі яких потрібно побудувати звіт.

На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Звіт.

Access формує звіт і відображає його в поданні розмічування. Після перегляду звіту його можна зберегти та закрити вихідну таблицю або запит, які використовувалися як джерело записів. Наступного разу під час відкриття звіту в Access буде відображено оновлені дані з джерела записів.