4. Облік грошових коштів

Підприємство може зберігати в касі готівку тільки в межах ліміту залишку готівки, тобто граничної суми розміру готівки, яка може залишатись в касі підприємства на кінець робочого дня і яка самостійно визначається підприємством (регулюються “Положенням про ведення касових операцій у національній валюті” №637). При визначенні ліміту каси підприємство подає до банку, в якому відкрито його розрахунковий рахунок заяву на затвердження встановленого ліміту каси. Розглянемо порядок ведення обліку грошових коштів на прикладі дочірнього підприємства ТОВ «Мірум Менеджмент». На підприємстві ліміт каси встановлений на рівні 1500 грн..

Касові операції оформлюються наступними документами[49]:

• КО-1 “Прибутковий касовий ордер” . На підставі даного документа здійснюється оприбуткування готівки в касу. Даний документ підписується головним бухгалтером та касиром (див. Дод.18).

Підставою для заповнення ПКО при отриманні коштів з банку є грошовий чек, який виписується на ім’я касира або іншої уповноваженої особи, через яку отримуються кошти. ПКО виписується в одному примірнику і реєструється за друкарським номером у журналі реєстрації видаткових та прибуткових ордерів [див. дод.].

• КО-2 “Видатковий касовий ордер” (див. Дод.19) . ВКО оформлюється витрачання готівки з каси. Він виписується в одному примірнику працівником бухгалтерії, підписується керівником та головним бухгалтером. Видача грошей з каси підтверджується підписом одержувача у ВКО. Видача грошей з каси не підтверджена розпискою одержувача у ВКО у виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається недостачею і стягується з касира. У ВКО ставиться 4 підписи: керівника, головного бухгалтера, касира та одержувача[16,c.55].

При видачі грошей декільком особам - складається платіжна відомість. Її складає бухгалтер. Через 3 робочих дні така відомість закривається. Якщо окремі особи не отримали грошей по відомості, то такі виплати вважаються депонованими. На підприємстві платіжні відомості не використовуються, суми заробітних плат, премй, відшкодувань та інших видів виплат здійснюються за допомогою безготівкових розрахунків пластиковими кртками.

На операцію зі здачі грошей в банк касир, крім ВКО, також оформлює об’яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти та через кого, банк і назву одержувача, суму цифрами та прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Об’ява складається з 3-ох частин. Перша частина залишається в банку, друга (квитанція) – передається касиру, третя (ордер) – повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок. На всіх 3-ох частинах зазначається одна і та ж сума[16,c.59].

• КО-3, 3а “Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів” (див. Дод.21). Усі прибуткові та видаткові касові ордери, що виписуються бухгалтерією, підлягають реєстрації (з присвоєнням їм порядкового номера) у Журналі реєстрації типової форми №КО-3 (яка відкривається окремо на прибуткові та окремо на видаткові касові ордери) чи типової форми №КО-3а (яка передбачає реєстрацію як прибуткових так і видаткових касових ордерів). Слід зауважити, що виплата заробітної плати працівникам підприємства та інші виплати в кількості одержувачів більше 2-ох здійснюється по платіжній відомості[16,c.62].

• КО-4 “Касова книга” (див. Дод. 20). Кожне підприємство, яке має касу, веде тільки 1 Касову книгу в національній валюті та окремо на кожну іноземну валюту. Касова книга повинна бути пронумерованою, прошнурованою та опечатаною печаткою. Кількість аркушів у Касовій книзі підтверджується підписами керівника та головного бухгалтера підприємства. Записи в касовій книзі здійснюють в двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою чи чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітом касира. Перші і другі екземпляри мають однакові номери. Виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправлення все-таки зроблені, то вони звіряються підписами касира, а також головного бухгалтера[16,c.64].

Щодня, наприкінці робочого дня, касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі наступного дня (з урахуванням готівки, виданої заробітної плати по незакритих платіжних відомостях). Другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) передає до бухгалтерії, як звіт касира, разом з прибутковими і видатковими документами, під підпис у касовій книзі. Контроль за правильністю ведення касової книги здійснює головний бухгалтер.

• КО-5 “Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей”.

З метою забезпечення розрахунків готівкою підприємство повинне мати касу, а керівники підприємства обладнати касу і забезпечити надійне збереження готівки в ній. Якщо ці умови не будуть забезпечені, то у разі несхоронності при збереженні й транспортуванні відповідальними будуть керівники підприємства. Збереження в касі готівки та інших цінностей, не приналежних підприємству, забороняється. Усі надходження і видачі готівки враховуються в касовій книзі за типовою формою ДО-4. Кожне підприємство, юридична особа має касу і веде одну касову книгу. Записи в касовій книзі здійснюються в двох примірниках під копіювальний папір чорнилом темного кольору або кульковою ручкою. Перші примірники касової книги залишаються в касі, другі є відривними і являють собою звіт касира. Виправлення в касовій книзі не дозволяються, а якщо вони зроблені, то вони повинні бути завірені підписами касира і головного бухгалтера. Записи в касовій книзі робляться касиром по операціях одержання і видачі готівки по кожному прибутковому ордеру і видатковому документу в день надходження або видачі[16,c.65].

Синтетичний облік касових операцій здійснюється на рахунку 30 “Каса” , котрий призначений для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів у касі підприємства.

За дебетом рахунку 30 “Каса” відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом – виплата (витрачання) готівки.

Таблиця 4.1.

Типова кореспонденція рахунків по рахунку 30 «Каса» [36,c.249]

Операція	Дт	Кт
1	2	3
1. Отримано з банку готівку	30	31
2.Отримано кошти від підзвітної особи	30	372
3.Отримано кредит банку	30	50,60
4.Передані гроші з каси в банк	31	30
5.Видано під звіт	372	30
6.Погашено кредит банку	50,60	30
7.Оплачено постачальникам за отриману продукцію	63	30
8.Видано заробітну плату	66	30
9. Одержанно грошові документи підзвітними особами	331	372
10.На суму витрачених грошових документів адмінпесоналом	92	331

Щодня наприкінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі і передає в бухгалтерію як звіт 2-й відривний примірник разом з прибутковими і видатковими касовими ордерами і розписується у касовій книзі.

Контроль за правильним веденням касової книги покладений на головного бухгалтера.

Керівник підприємства одночасно з прийняттям на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність і ознайомлює його під розписку з «Положенням ведення касових операцій у національній валюті України» від 19.02.01р. №172. У разі відсутності касира цінності, за які він відповідає, перераховуються іншим касиром у присутності керівника, головного бухгалтера чи комісії[11].

У випадку, якщо на підприємстві один касир, його обов'язки можуть покладатися, на підставі письмового розпорядження керівника, на бухгалтера або іншого працівника, з яким укладений договір на матеріальну відповідальність.

У терміни, встановлені керівником, на кожному підприємстві проводиться інвентаризація каси з перерахуванням наявних коштів, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена прибутковими документами, вважається надлишком готівки. У разі виявлення під час інвентаризації нестачі чи надлишку в акті інвентаризації вказується сума нестачі або надлишку, з’ясовуються обставини їх виникнення. Сума нестачі стягується з винної особи (ДТ 947(375) КТ 301), а надлишок оприбутковується в касі і зараховується як дохід (ДТ 301 КТ 719).

Відкриття та закриття рахунку в банку регулюється Інструкцією №3 “Про відкриття банком рахунків у національній та іноземній валюті”.

Для здійснення операцій на поточному рахунку до банку подаються документи, форми яких затверджені Національним банком України.

Надані до банку документи повинні мати наступні реквізити: назву, номер поточного рахунку, ідентифікаційні коди підприємства-відправника та підприємства-отримувача грошових коштів, число, місяць, рік виписки.

Якщо будь-який реквізит не заповнений або заповнений з порушенням вимог, то банк не має права приймати такий документ до виконання. У розрахункових документах не допускається виправлення, незалежно від того, хто вносить ці зміни – клієнт чи банк[11].

Згідно інструкції “Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті” виділяють такі форми розрахунків: готівкові розрахунки та безготівкові розрахунки. При готівкових розрахунках банківськими документами є : грошові чеки та об’яви на внесок готівкою. У випадку безготівкових перерахувань [11]:

• платіжні доручення (розділ 3 цієї інструкції)(див. Дод. 17);

• платіжні вимоги (розділ 4 цієї інструкції);

• розрахункові чеки (розділ 7 цієї інструкції);

• акредитиви (розділ 8 цієї інструкції);

• вексель – це письмово-оформлене зобов’язання, яке засвідчує грошові зобов’язання векселедавця сплатити після настання терміну певну суму грошей власнику векселя (векселедержателю);

• інкасове доручення, інкасо – це вид банківської операції, який полягає в отриманні банком грошей по різних документах від імені своїх клієнтів і зарахування їх в установленому порядку на рахунок отримувача коштів.

На підприємстві ТОВ «Мірум Менеджмент» використовуються лише платіжні доручення, платіжні вимоги та чеки.

Рахунок 31 “Рахунки в банках” активний рахунок, який призначений для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках банку, і які можуть бути використані для поточних операцій. Він має 4 субрахунки.

По дебету рахунку відображається надходження грошей, а по кредиту їх використання. Дебетове сальдо на рахунку 31 показує наявність грошових коштів на рахунку в банку на певну дату.

На основі виписок банку заповнюється Журнал-ордер №1 – по кредиту рахунку 31 і Відомість 1а по дебету рахунку 31.Дані журналу-ордеру переносяться в головну книгу, а на підставі головної книги складається Баланс.

Таблиця 4.2.

Типова кореспонденція рахунків [16,c.66]

Операція	Дт	Кт
1. Передана готівка з каси в банк	31	30
2.Поступила виручка від покупців	31	36
3.одержано кредит банку	31	50,60
4.Передано гроші з банку в касу	30	31
5.Повернуто кредит	50,60	31
6.Оплачено постачальнику за продукцію	63	31
7.Перераховано заробітну плату	66	31

На підприємстві ТОВ «Мірум Менеджмент» 98% господарських операцій проводиться за допомогою безготівкових розрахунків з основного гривневого і основного валютного рахунків, залежно від того хто виступає контрагентом. Також для здійснення дрібних господарських операцій використовується готівка, що зберігається в касі. Враховуючи специфіку підприємства ця форма розрахунків є найоптимальнішою. Розрахунково-касове обслуговування здійснюють два банки: Укрсоц Банк та Креді Агріколь Банк. 100% господарських оерацій з розрахунків з постачальниками і покупцями здійснюється через разрахункові рахунки в банках, заобітна плата також виплачується за допомогою розрахункових катрок. Лише 2% грошових коштів перебуває в готівковому обігу у зв’язку з господарськими потребами підприємства, а також відшкодування працівникам понесених дрібних витрат. Також на підприємстві у касі зберігаються інші грошові кошти, що обліковуються на рахунку 33 «Інші кошти, а саме грошові документіи в іноземній і національній валюті за їхньою номінальною вартістю: поштові марки та оплачені проїзні документи.