2.5.2. Организационная функция

Организационная функция тесно связана с функцией планирова­ния. Фирма, имеющая много разных планов, при отсутствии цельной схе­мы (структуры) претворения их в жизнь обречена на провал.

Организационный этап – это этап создания реальных условий для достижения запланированных целей. Речь идет, во-первых, о создании (формиро­вании) структуры фирмы и обеспечении ее всем необходимым для ре­шения задач, определенных на первом этапе процесса управления – этапе планирования; во-вторых, об оптимизации взаимодействия структурных подразделений турфирмы при решении ее задач.

Поскольку всю работу выполняют люди, то посредством этой фун­кции определяется, кто именно должен выполнять каждое конкрет­ное заданий, а также какие для этого потребуются средства.

Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе реализации организационной функции:

♦ определение и детализация целей фирмы, которые были обозна­чены в ходе планирования;

♦ определение видов деятельности, необходимых для достижения этих целей;

♦ поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подраз­деления;

♦ координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), то есть каждый член группы должен знать, что он обязан сделать и в ка­кие сроки, а также кто им руководит (управляет);

♦ единство цели – каждый член организации работает на общее бла­го, то есть никто не должен действовать против целей организации;

♦ размах контроля, или размах менеджмента, – каждый менеджер отвечает за управляемых им работников.

Цепь организационных задач для турагентства, например, включает в себя:

♦ продвижение турпродукта на местном рынке. Создание и рас­пространение рекламы в масштабе торговой территории тур­агентства;

♦ адаптация турпродукта к местным условиям. Имеются в виду организация проезда клиента к месту сбора и выезда в турпоезд­ку, бронирование гостиницы в месте сбора и т. п.;

♦ контакты с местными клиентами. Поиск возможных потребите­лей туристских услуг и передача им необходимой информации о предлагаемых турах;

♦ переговоры с клиентом. В случае согласия клиента на приобрете­ние тура обсуждение с ним конкретных условий поездки (марш­рут, программа, даты, содержание и качество пакета услуг, цены и др.). Передача заявки клиента туроператору на предмет ее под­тверждения;

♦ продажа тура. После получения от туроператора подтвержде­ния о бронировании тура принятие от клиента авансовой или полной оплаты его стоимости, заключение публичного догово­ра, оформление туристских документов и пересылка туропера­тору загранпаспорта клиента на предмет оформления иностран­ной въездной визы;

♦ перевод денег за проданный тур туроператору. Исполнение еже­месячной отчетности перед туроператором о проданных турах;

♦ информирование клиента о дате, месте, времени отъезда за гра­ницу, номере рейса, таможенных и пограничных формальнос­тях, условиях страхования, условиях пребывания в стране путе­шествия и другие полезные сведения;